I dette steget velges konkurranseform for å kontrahere samspillsgruppe. Byggherren bør vurdere en dialogkonferanse med næringen på forhånd og helst kunngjøre konkurransen på forhånd.
Huskeliste
- Gå i dialog med leverandørene på et tidlig tidspunkt
- Kunngjøre konkurransen på forhånd
- Sørge for en prekvalifisering av et begrenset antall grupper
- Bruke tildelingskriteriene korrekt
Vurdere nøye hvor mange avtalepartnere man ønsker
Konkurranseformene ved valg av samspillgruppe er normalt:
- Begrenset anbudskonkurranse
- Konkurransepreget dialog
Les mer om temaene til høyre på siden.
Dialogkonferanse og kunngjøring
I en samspillentreprise skal leverandørsidens kompetanse komme prosjektet mest mulig til gode. Før det velges konkurranseform kan det derfor være hensiktsmessig å etablere dialog med regionale leverandører gjennom en dialogkonferanse der forslag til program og prosess presenteres. Tilbakemeldinger fra dialogen kan inngå i beslutningsgrunnlaget for valg av konkurranseform.
Kunngjør også helst anbudskonkurransen på forhånd – gjerne noen måneder tidligere enn forskriftens minimumsfrist. Hensikten er å varsle om og forberede leverandørene på at det kommer en slik konkurranse.
Prekvalifisering anbefales
I samspillkontrakter bør det foretas en prekvalifisering i form av en begrenset anbudskonkurranse fordi det er ressurskrevende å utarbeide tilbud i en samspillentreprise som involverer mange aktører. I en begrenset konkurransesituasjon vil aktørene normalt legge mer ressurser i utarbeidelsen av tilbudet. Som regel vil 3-5 samspillgrupper være tilstrekkelig.
Tildelingskriterier
Den største utfordringen er å fastsette kriterier for tildeling og evaluering. Det er oftest uhensiktsmessig at tilbyderne i et samspillprosjekt konkurrerer på totalpris.
Siden anskaffelsen ikke er planlagt i detalj, vil det være vanskelig for tilbyderne å kunne gi en bindende og sammenliknbar totalpris på prosjektet. Tildeling bør derfor skje på grunnlag av mer detaljerte priselementer og andre tildelingskriterier. Eksempler kan være timepriser, påslagsprosenter og gjennomføringsevne.
Samspillkontrakt
Det finnes per i dag ingen norske standarder for samspillkontrakter. Mange byggherrer bruker derfor ordinære standardkontrakter med presiseringer og tillegg.
Det som skiller samspillentreprisen fra tradisjonelle entrepriser, er at kontraktene regulerer prosess, organisering og samarbeidsform, workshops, møter, arbeidsoppgaver og ytelser i fasen frem til et omforent prosjektgrunnlag og en tilhørende målpris.
Byggherrens avtalepart i en samspillentreprise kan variere, og det er nødvendig å vurdere denne grundig. Mange byggherrer bruker en modell der samspillavtalen inngås mellom to parter; byggherre og entreprenør, men slik at prinsippene i samspillavtalen også skal gjelde alle kontrakter som inngås av byggherren eller entreprenøren.
Rammeverkene for samspillkontrakter er ikke klare og entydige. Dette skaper utfordringer for kontraktsgrunnlaget. Det er viktig med god prosjektstyring og prosjekterfaring hos oppdragsgiver.
Én utfordring er å beskrive samspillet mellom de ulike aktørene og de ulike fasene. Dette må være grundig beskrevet i konkurransegrunnlaget. I en god kontrakt må samspillet også være beskrevet helt fram til mål. Den må også omfatte hvordan partene skal forholde seg hvis det på slutten av prosjektet viser seg at bygget ikke blir slik det var lovet eller ønsket.
Publisert: 29.10.2010
Sist endret: 16.03.2012