I dette steget gjennomføres tilbudskonkurranse for totalentreprisen basert på tilbudsgrunnlaget som er utarbeidet i skisseprosjektet.
Huskeliste
- Ta stilling til konkurranseform: prekvalifisering eller ikke.
- Forhåndskunngjøre dersom dette er ønskelig.
- Sjekke at materialet er klart for utsendelse før kunngjøring.
- Legge rammetillatelsen ved tilbudsdokumentene hvis mulig
- Kontrollere at tildelingskriterier er korrekt benyttet.
Konkurranseform
Avhengig av markedssituasjonen bør det vurderes om det skal foretas prekvalifisering. Det kan være ressurskrevende å utarbeide tilbud i en totalentreprise fordi det involverer mange aktører. Det kan derfor være hensiktsmessig å begrense konkurransen til noen få kvalifiserte leverandører. Antall entreprenører som prekvalifiseres bør ligge mellom tre og fem.
Uavhengig av konkurranseform er det viktig å være nøye med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget, evaluering og eventuelle kontraktsjusteringer er kompliserte prosesser og vil medføre utsettelser i byggeprosjektet dersom de må gjennomføres på nytt.
Kunngjøre konkurransen på forhånd?
I noen tilfeller kunngjøres konkurransen på forhånd. Hensikten er å varsle markedet om at det snart kommer en konkurranse.
Det er viktig at spørsmål fra tilbyderne kun kan sendes til byggherrens representant. Tilsvarende må svarene sendes fra representanten til alle deltagere av hensyn til krav om likebehandling.
Eventuelle endringer i konkurransen etter kunngjøring må ikke komme for tett opp mot innleveringsfristen – senest 6 dager før fristen.
Konkurransegrunnlaget
I konkurransegrunnlaget må det stå at oppdragsgiver kan pålegge leverandørene endringsarbeid ut over det som er angitt i standardavtalene. Pålegg om endringer bør varsles skriftlig, og leverandøren må kunne fakturere for merarbeidet endringene medfører.
Leverandørene bør forplikte seg til å fremlegge og bruke et velkjent kvalitetsstyringssystem for leveransen. Oppdragsgiver må forsikre seg om at kvalitetssystemet er i daglig bruk.
I konkurransegrunnlaget må særskilte krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) være redegjort for. Det bør stilles som krav at oppdragsgiver er kjent med og følger oppdragsgivers SHA-plan. I tillegg må særskilte miljøkrav beskrives og kontraktfestes.
Leverandøren må forplikte seg til å at ansatte og ansatte hos underleverandører, har gjengs lønns- og arbeidsvilkår. Oppdragsgiver må ha rett til å få fremlagt dokumentasjon om dette.
Evaluering av tilbudene
Det må gjennomføres en svært grundig evaluering. Arkitekt og rådgivere vil være sentrale i dette arbeidet, og det må sikres at disse er fortrolige med kravene i forskrift om offentlige anskaffelser. For eksempel åpner konkurranser med forhandling opp for en dialog blant annet om prisnivå, men fremdeles gjelder prinsippet om likebehandling.
Det vil være nyttig å benytte evalueringsmodeller eller –matriser for å sikre en åpen og god vurdering av tilbudene. Mange byggherrer velger poengfordeling på ikke-økonomiske tildelingskriterier, som for eksempel kompetansenivå, men det beste er om man kan gjøre om tildelingskriteriene til økonomiske faktorer. Når tildelingen er avgjort, må samtlige deltagere få en tilbakemelding som begrunner valget.
Publisert: 28.09.2010
Sist endret: 16.03.2012