I dette steget gjennomføres tilbudskonkurranse for entreprisene basert på tilbudsgrunnlaget som er utarbeidet i detaljprosjektet.
Huskeliste
- Ta stilling til konkurranseform: prekvalifisering eller ikke.
- Forhåndskunngjøre dersom dette er ønskelig.
- Sjekke at materialet er klart for utsendelse før kunngjøring.
- Legge rammetillatelsen ved tilbudsdokumentene hvis mulig.
- Kontrollere at tildelingskriterier er korrekt benyttet.
Det er viktig å være nøye med detaljene når man utlyser entreprenørkonkurranser, særlig når det gjelder kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget, evaluering og eventuelle kontraktsjusteringer er kompliserte prosesser og vil medføre utsettelser i byggeprosjektet dersom de må gjennomføres på nytt.
Kunngjøre konkurransen på forhånd?
I noen tilfeller kunngjøres konkurransen på forhånd. Hensikten er dels å varsle markedet om at det snart kommer en konkurranse, dels å korte ned på tiden konkurransen må ligge ute før innlevering. Her må man være klar over at det er krav til minimumsfrister i anskaffelsesforskriften.
Det er viktig at spørsmål fra tilbyderne kun kan sendes til byggherrens representant. Tilsvarende må svarene sendes fra representanten til alle deltagere av hensyn til kravet om likebehandling.
Dersom byggherren ønsker å få med mindre endringer i konkurransen etter kunngjøring kan ikke dette iverksettes for tett opp mot innleveringsfristen - senest 6 dager før.
Eventuelle endringer i konkurransen etter kunngjøring må ikke komme for tett opp mot innleveringsfristen – senest 6 dager før fristen.
Konkurransegrunnlaget – forhold som bør reguleres
I konkurransegrunnlaget må det opplyses om at oppdragsgiver kan pålegge leverandørene endringsarbeid ut over standardavtalenes bestemmelser. Pålegg om endringer bør bare kunne gis ved skriftlig varsel. Leverandøren må gis anledning til å fakturere for merarbeidet i tråd med avtalens vederlagsbestemmelser.
I konkurransegrunnlaget må det stå at oppdragsgiver kan pålegge leverandørene endringsarbeid ut over det som er angitt i standardavtalene. Pålegg om endringer bør varsles skriftlig, og leverandøren må kunne fakturere for merarbeidet endringene medfører
Leverandøren må forplikte seg til å at ansatte og ansatte hos underleverandører, har gjengs lønns- og arbeidsvilkår. Oppdragsgiver må ha rett til å få fremlagt dokumentasjon om dette.
Leverandørene bør forplikte seg til å fremlegge og bruke et velkjent kvalitetsstyringssystem for leveransen. Oppdragsgiver må forsikre seg om at kvalitetssystemet er i daglig bruk.
I konkurransegrunnlaget må særskilte krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) være redegjort for. Det bør stilles som krav at tilbyder er kjent med og følger oppdragsgivers SHA-plan. I tillegg må særskilte miljøkrav beskrives og kontraktfestes.
Evaluering av tilbudene
Det må gjennomføres en svært grundig evaluering. Arkitekt og rådgivere vil være sentrale i dette arbeidet, og det må sikres at disse er kjent med kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For eksempel åpner konkurranser med forhandling opp for en dialog blant annet om prisnivå, men fremdeles gjelder prinsippet om likebehandling mellom deltakerne i konkurransen.
Det vil være nyttig å benytte evalueringsmodeller eller –matriser for å sikre en åpen og god vurdering av tilbudene. Mange byggherrer velger poengfordeling på ikke-økonomiske tildelingskriterier, som for eksempel kompetansenivå, men det beste er om man kan gjøre om tildelingskriteriene til økonomiske faktorer. Når tildelingen er avgjort, må samtlige deltagere få en tilbakemelding som begrunner valget.
Publisert: 17.09.2010
Sist endret: 16.03.2012