Malene er et ferdig formulert brev, der oppdragsgiver fyller inn informasjon som datoer og stryker det som ikke passer. I malene henvises det til den delen av Forskrift om offentlige anskaffelser som hjemler avgjørelsen. 

Brevmaler om avvisning

I enkelte tilfeller kan avvisning skyldes at dokumentasjonen som leverandøren har levert er så mangelfull at man ikke klarer å vurdere om leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene. Vær oppmerksom på bestemmelsene som gir oppdragsgiver mulighet til å innhente ytterligere dokumentasjon jf § 21-3/§12-3 og § 21-4/§12-4.

Avvisning av tilbud – forhold ved tilbudet:

Avvisning kan her bla skyldes mangler i tilbudet eller forbehold jf FOA § 11-10/ § 20-12

Avvisning av tilbud – leverandørens kvalifikasjoner:

Leverandøren kan ha levert all dokumentasjon, men ut fra en vurdering av hva som fremgår av denne oppfyller ikke leverandøren kvalifikasjonskravene jf § 11-11/ § 20-13.

Tilleggsfrist

Malen er laget for brev der man etterspør manglende dokumenter i en konkurranse. Dette kan gjelde skatteattest, HMS- erklæring og annen dokumentasjon som kan etterspørres etter tilbudsfristen, jf FOA § 12-3/§21-3 og §12-4/§21-4.

Merk at det gjelder dokumentasjon i forhold til kvalifikasjonskrav og ikke tilbudet for øvrig.

Brev – ikke tildeling av kontrakt

Brevet skal inneholde begrunnelse for valg av tilbud i henhold til FOA § 13-3 jf § 11-14/ § 22-3 jf § 20-16.

Brevmalen viser hvilke elementer som bør være med, kort oppsummert er disse:

• hvor mange tilbud som ble levert
• leverandører som ble avvist
• konkurransegrunnlagets tildelingskriterier
• poengskala
• vurdering av tildelingskriteriene, særlig den aktuelle leverandør sett i forhold til leverandør som får tildelt kontrakten
• frist for å klage på beslutningen

Merk at leverandørene, både den som får tildelt kontrakt og de som ikke får kontrakt, skal orienteres om beslutningen samtidig - dette av hensyn til likebehandling.

Brev – tildeling av kontrakt

I malen oppgis prosjektnavn og tilbudsdato.

I tillegg presiseres det at en klagefrist gjelder og at kontrakten vil bli underskrevet etter at klagefristen har utløpt.

Merk at leverandørene, både den som får tildelt kontrakt og de som ikke får kontrakt, skal orienteres om beslutningen samtidig - dette av hensyn til likebehandling.