Hvordan planlegge og gjennomføre anskaffelser knyttet til drift, service og vedlikehold av bygg eller anlegg?
Politiske føringer, anskaffelsesstrategi for FDV og vedlikeholdsplan
Disse tre rammefaktorene vil være styrende for anskaffelser av drift-, service- og vedlikeholdstjenester. I tillegg vil tilstandsanalyser eller andre rapporter ha betydning for hvilke prosjekter som skal prioriteres.
Planlegging og anskaffelsesprosedyre
Når det er avdekket behov for en anskaffelse, må man avklare om dette kan løses gjennom egne ressurser eller eksisterende rammeavtaler, eller om det må arrangeres en egen anbudskonkurranse for dette formålet.
I det første tilfellet følges interne prosedyrer. I det neste gjøres det avrop i henhold til gjeldende rammeavtale. Se egen beskrivelse i rammeavtalen. Hvis det skal arrangeres en egen anbudskonkurranse, må anskaffelsens størrelse, type og omfang avklares før anskaffelsesprosedyren kan velges. Se temaboks for anskaffelser.
Det kan være lurt å undersøke i markedet i forkant av konkurransen eller avholde et møte med leverandørene for å få kunnskaper om produktene og markedet. En slik undersøkelse kan eksempelvis gjøres for å se antall aktuelle leverandører og kapasitet eller hvilke avropsmekanismer som er best egnet.
Rammeavtaler
For mange oppgaver innen drift, service og vedlikehold er det hensiktsmessig med rammeavtaler. Avropsmekanismen for disse kan ha forskjellige former:
- minikonkurranse mellom tre eller flere aktører
- geografisk leveringsevne og/eller responstid
- rullering med fordeling på likestilte leverandører
- én hovedleverandør med flere reserveleverandører hvis hovedleverandør ikke har kapasitet
Gjennomføring av konkurransen
For hver anskaffelse må det utarbeides et konkurransegrunnlag som bør inneholde:
- beskrivelse av hva som skal kjøpes inn
- omfang og frekvens for tjenesten
- rammebetingelser, eksempelvis produktspesifikasjoner, responstid og energikrav
- driftsoppgaver, eksempelvis skifte lyspærer, mindre malerarbeid og snørydding
- vedlikeholdsoppgaver, som maling av innvendige og utvendige overflater
- serviceavtaler, SD anlegg, brannvarslingssystem, heis og grøntanlegg
Det skal også utarbeides en anskaffelsesprotokoll som dokumenterer hvilke valg som er gjort, samt begrunnelser for valgene.
Det anbefales å benytte evalueringsmatriser for å sikre en god og transparent vurdering av tilbudene. Mange byggherrer velger poengfordeling på ikke-økonomiske tildelingskriterier, men det beste er om man kan gjøre om tildelingskriteriene til økonomiske faktorer. Når tildeling er avgjort, må samtlige deltagere få tilbakemelding som angir vurdering og begrunnelse for valget av leverandør.
Huskeliste
- Avklare med leverandører om kapasitet og arbeidsmetoder
- Føre løpende anskaffelsesprotokoll
- Engasjer brukerne i planlegging, gjennomføring og oppfølging
- Sende dokumentert evaluering og en begrunnelse for avgjørelsen til deltakerne i anbudskonkurransen
Se forøvrig egen fane for henholdsvis anskaffelser og kontraktsoppfølging
Publisert: 29.10.2010
Sist endret: 29.10.2010