Oppfølging av leverandørens leveranser generelt og ut fra kontrakten spesielt er avgjørende for å oppdage avvik, få gode leveranser og rask retting av eventuelle feil og mangler.
Oppfølging av anskaffelsene
Det kan være hensiktsmessig å følge opp en kontrakt gjennom faste kontraktsmøter og befaring. Frekvensen kan avtales i kontrakten og justeres ved behov. Det er også en fordel å engasjere brukerne både i planleggings-, gjennomførings- og oppfølgingsfasen. For eksempel kan verneombudet bekrefte om ventilasjonsanlegget er riktig innregulert eller ikke, mens leder for samferdsel kan bekrefte om vedlikeholdet av veiene har fungert som avtalt.
Kommunikasjon
Hver kontrakt bør følges opp av en ansvarlig person hos oppdragsgiver. Det er viktig at denne får nødvendig informasjon om avvik og mangler fra brukere og driftspersonell. For eksempel vil manglende salting eller strøing av veibane skape alvorlige situasjoner med fare for liv og helse, og må rapporteres umiddelbart. Tilsvarende er det viktig å påse at varer blir levert til rett tid. Kontraktsansvarlig bør derfor avtale rutiner med driftspersonell eller andre lokalt.
Mangelfull levering
Når det avdekkes mangler, skal disse snarest mulig dokumenteres skriftlig og varsles. Leverandøren skal få mulighet til selv å rette opp mangelen. Ved vesentlig mislighold eller gjentatte klager og manglende retting kan man vurdere å heve kontrakten.
Momentliste for leverandørmøter
Det bør gjennomføres regelmessige møter med leverandørene, for eksempel hvert kvartal eller hvert halvår. Skriftlige møtereferater bør sendes fortløpende til leverandør. Møtene kan omfatte følgende momenter:
- klargjøre hvordan leverandøren vurderer kontrakten
- undersøke hvordan leverandøren vurderer kommunikasjonen med brukere, driftspersonell og kontraktsansvarlig
- avklare egen vurdering av kontrakten
- motta rapportering fra leverandør
- kartlegge oppgaver som skal løses frem til neste møte
Garantiarbeid eller løpende vedlikehold?
Prosjektavdeling og driftsavdeling bør samarbeide tett i garantiperioden for å unngå unødvendige kostnader som følge av at det blir bestilt vedlikehold på noe som egentlig er garantiarbeid. Dette er spesielt viktig når prosjektavdelingen er gått videre i et nytt prosjekt.
Huskeliste
- Engasjere brukerne ved oppfølging av leveranser
- Avklare roller og kommunikasjon – varslingsrutiner og dokumentasjon
- Leverandørmøter og rapportering
Se for øvrig fane for kontraktsoppfølging
Publisert: 29.10.2010
Sist endret: 29.10.2010