Valg av anskaffelsesstrategi FDV

Anskaffelsesstrategi for FDV

En anskaffelsesstrategi for forvaltning, drift og vedlikehold bør inneholde følgende momenter:

• Mål
• Planlagte tiltak for å nå målene
• Ansvarsfordeling
• Tidsplan
• Kontroll av resultat og måloppnåelse
• Revisjon av strategien

Politiske føringer og nye pålegg i regelverk

Kommuneplaner eller politiske enkeltvedtak kan legge føringer for hva som skal prioriteres i anskaffelsesstrategi og vedlikeholdsplan. Endringer i regelverket kan føre til omprioriteringer og nye oppgaver, for eksempel hvis det kommer nye offentlige pålegg om brannsikring, universell utforming og kvalitet på arkivrom. Andre tiltak som kan være politisk eller administrativt styrt, er enkel rehabilitering av toaletter, kantine, rasteplass eller busstopp.

Det bør skilles mellom tiltak som:

• må utføres på grunn av nytt regelverk
• ønskes utført for å gi stor trivselsgevinst
• må løses i henhold til leiekontrakt eller funksjonskontrakt
• vil redusere en større kostnad dersom det blir utført tidlig, i stedet for å vente til det oppstår behov for full rehabilitering

Virksomhetens ledelse har ansvaret for utarbeidelse, godkjenning og oppdatering av anskaffelsesstrategien. Strategien bør oppdateres årlig. Se også www.anskaffelser.no/strategi.

Vurdering av drift og vedlikeholdsoppgaver

Hvilke oppgaver for drift og vedlikehold må kjøpes inn eksternt, og hvilke kan håndteres med interne ressurser eller kjøpes inn fra andre enheter i virksomheten?

Ulike konkurranseformer bør vurderes. Det kan være rammeavtaler anbudskonkurranser, eller direkte enkeltanskaffelser. Hvilken konkurranseform som egner seg best, er avhengig av anskaffelsens verdi og tidsramme.

Oppgaver som må utføres hyppig egner seg best for rammeavtale, mens mer sjeldne og spesielle oppgaver egner seg best for en egen anskaffelse. Eksempelvis kan løpende vedlikehold av veier løses med rammeavtale. Ulike deler av vedlikeholdet kan fordeles på én eller flere leverandører, avhengig av konkurranseformen og resultat av denne. Oppgradering og rehabilitering av et vann- og renseanlegg kan for eksempel utløse én eller flere anbudskonkurranser.

Huskeliste

• Lag en generell FDV-anskaffelsesstrategi for virksomheten.
• Lag eventuelt en enkeltstrategi for større vedlikeholdsprosjekter
• Lag en oversikt over hvilke oppgaver som skal løses innenfor henholdsvis drift og vedlikehold, fordelt på utleier/eier og leietaker/bruker
• Kartlegg innkjøp for eksisterende bygg eller anlegg
• Avklar hva som kan løses med egne ressurser og hva som må kjøpes inn
• Avklar hvilke oppgaver som egner seg for serviceavtaler
• Kartlegg hva som er garantiarbeid og hva som er løpende vedlikehold

Avklar hvilke tjenester som skal inn på rammeavtaler, og hva som må ha egne anskaffelser