Langsiktig planlegging av drift og vedlikehold gir bygget eller anlegget lengre levetid og forutsigbare vedlikeholdskostnader. Derfor bør dette området ivaretas allerede under prosjekteringen. Det må deretter løpende oppdateres gjennom utførelses-, overtakelses- og driftsfasen.
Kartlegging av avvik og mangler
Som en forberedelse til vedlikeholdsplanen bør alle avvik kartlegges. Hvilke ventilasjonssystemer har mange feilmeldinger? Hvor er det høyest strømforbruk per kvadratmeter? Hvilke vannledninger lekker? Hvor er det fukt og råte? Hvilke veier har mange hull og telehivskader?
Det blir enklere å prioritere hvis avvikene kategoriseres på, for eksempel, tre nivåer. Ofte vil lokalpolitikere, verneombud eller andre påvirke denne prioriteringen. Det kan derfor være nødvendig å kjøpe inn undersøkelser for å dokumentere behov og kartlegge konsekvenser.
Vedlikeholdsplan
Løpende vedlikehold er avgjørende for å opprettholde kvaliteten for bygg og anlegg. Etterslep på vedlikehold kan føre til store og uforutsigbare utgifter for eier. Det er derfor viktig å lage vedlikeholdsplaner som følger byggets eller anleggets utvikling, bruksendringer og slitasje. Vedlikeholdsplaner bør ha en tidshorisont på to, fem og ti år eller lenger og gjennomgås årlig for å planlegge hvilke anskaffelser som er nødvendig. Dette gjelder både faste rullerende oppgaver, planlagte større oppgaver og eventuelle hastetiltak. Eier/forvalter og leietaker/bruker av bygg eller anlegg har et felles ansvar for å oppdatere vedlikeholdsplanen.
Bransjestandarder for drift og vedlikeholdskostnader per m2/ år kan være et nyttig verktøy i arbeidet med vedlikeholdsbudsjettet. Se for eksempel nøkkeltallene fra OPAK.
FDV-system
Det anbefales å lage vedlikeholdsplaner for hvert enkelt bygg og anlegg. Det finnes ulike systemer for vedlikeholdsplanlegging, alt fra helt enkle regneark til avanserte web-baserte systemer der utført arbeid blir registrert i vedlikeholdsplanen, og elektronisk faktura blir sendt til oppdragsgiver. Det anbefales å lage vedlikeholdsplaner for hvert enkelt bygg eller anlegg. Revisjon av vedlikeholdsplanen bør utkvittere korrigerte avvik og tiltak.
Organisering av FDV- arbeidet
Når FDV-dokumentasjonen er mottatt i forbindelse med overtakelse av bygget eller anlegget, er det naturlig å fordele ansvar for oppdatering av denne i henhold til øvrig ansvarsfordeling innen forvaltning, drift og vedlikehold.
Følgende funksjoner bør være dekket:
- ansvar for brannsikkerhet, regulert i internkontrollforskriften
- ansvar for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)
- ansvar for vernetjenesten, regulert i internkontrollforskriften
- driftsansvar, eksempelvis oppfølging av driftsoppgaver som renovasjon, lys, temperatur, uteanlegg
- forvalteransvar, eksempelvis oppfølging av serviceavtaler som snørydding, ventilasjon, samt leie- og fremleieavtaler
Husleieavtale – funksjons-/driftskontrakt
I de fleste husleieavtaler eller og funksjons-/driftskontrakter for anlegg, er ansvars- og kostnadsfordeling for drift og vedlikehold mellom leietaker/bruker og eier regulert. Fordelingen tilpasses det enkelte leieforhold avhengig av kompetanse hos leietaker/bruker og kostnadsfordeling.
Fordelingen av ansvaret er regulert i internkontrollforskriften. Det kontraktuelle ansvaret for flere av oppgavene vil ofte ligge hos leietaker/bruker, men ansvaret for utførelsen av arbeidet kan ligge hos utleier/eier. Driftsutgiftene vil ligge hos bruker som en direkte utgift eller etterskuddsvise oppgjør.
Huskeliste
- Kontrollere om det finnes politiske vedtak som påvirker hva som skal prioriteres i vedlikeholdsplanen?
- Kontrollere om det finnes lover eller forskrifter som gir pålegg om prioritering på vedlikeholdsplanen?
- Ta med brukerne av bygg, renholds- og driftspersonale når vedlikeholdsplanen skal utarbeides
Finne andre som har vedlikeholdsplaner; lån dem og lytt til deres erfaringer
Publisert: 29.10.2010
Sist endret: 29.10.2010