Tildelingskriterier - BAE

Tildelingskriteriene som benyttes for å evaluere tilbudene og avgjøre hvilket tilbud som skal velges, er enten det økonomisk mest fordelaktige, eller det tilbud som har lavest pris. Når byggherren ønsker å benytte ”det økonomisk mest fordelaktige tilbud” må man finne frem til kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden og som er knyttet til forhold som har økonomisk verdi for byggherren i videre forstand enn bare pris. Et overordnet krav til kriteriene er at de skal være objektive og ikke-diskriminerende og tilknyttet kontraktsgjenstanden.

Oppdragsgiver står ellers fritt til å velge kriterier som er tilpasset den aktuelle anskaffelsen. Kriteriene må være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.

Det skal opplyses om hvilke tildelingskriterier tilbudet skal evalueres på bakgrunn av i konkurransegrunnlaget eller i kunngjøringen.

Det er ikke tillatt å ha samme kvalifikasjonskrav (som i hovedsak retter seg mot leverandøren) og tildelingskriterier (som benyttes for å vurdere den tilbudte ytelse). Det er derfor viktig å skille tydelig mellom de to prosessene.

Valg og utforming av tildelingskriterier for bygg- og anleggsprosjekter

Pris

Ved bruk av tildelingskriteriet pris i anskaffelser av bygg- og anleggsprosjekter, må det angis hvilke priselementer som vil medtas i evalueringen og på hvilken måte. Årsaken til dette er at det ofte er bedt om flere ulike priser i konkurransegrunnlaget, og det er ikke gitt hvordan de ulike elementene vil evalueres.

Det er vanlig at tilbyderne blir bedt om å angi en tilbudssum, men i tillegg må tilbyderne angi ulike timepriser og påslagsprosenter for tilleggsarbeider, og av og til pris på opsjoner på arbeid. Et eksempel på når en opsjon kan være aktuelt, er når det ved bygging av en skole er usikkert om en tilliggende idrettsbane vil godkjennes. Da kan idrettsbanen medtas i kontrakten som en opsjon som må utløses innen en nærmere angitt frist.

Tilbudssummen vil normalt inngå i evalueringen av pris. Byggherren må beskrive hvordan øvrige priselementer skal vurderes sammen med tilbudssummen, f.eks antall timer som skal legges til grunn. Ved opsjoner på byggearbeid som det er stor sannsynlighet for at byggherren vil benytte seg av, kan det være hensiktsmessig å medta hele opsjonen i prisevalueringen ved å legge den til tilbudssummen. Ved opsjoner som det er usikkert om man vil benytte, kan det være ugunstig å la hele opsjonen inngå i prisevalueringen. Da kan byggherren ut i fra en innkjøpsfaglig vurdering bestemme at kun en viss (prosent-)andel av opsjonen skal være med i evalueringen ut i fra hvor sannsynlig det er at opsjonen vil benyttes. Det må opplyses i konkurransegrunnlaget hvilken prisevalueringsmodell som vil benyttes.

Ved samspillsentrepriser vil det ofte være aktuelt med ulike påslagsprosenter og timepriser som grunnlag for å evaluere pris. Byggherren må da finne frem til en modell for å evaluere disse elementene og angi denne på forhånd i konkurransegrunnlaget.

Byggetid

Byggetid som tildelingskriterium kan være hensiktsmessig der tidspunktet for ferdigstillelse har økonomisk verdi for byggherren. En forutsetning er at byggherren ikke opererer med en absolutt ferdigstillelsesdato i kravspesifikasjonen. Eventuelt kan man angi en ønsket dato for ferdigstillelse.

Det kan være fordyrende at tid er et konkurranseparameter. Byggherren må derfor avveie dette mot den økonomiske betydningen tid ellers har i prosjektet.

En mulig måte å evaluere dette tildelingskriteriet på, er å gi tillegg eller fradag for en på forhånd definert sum (som reflekterer verdien) pr dag for avvik fra den ferdig­stillelses­datoen som er oppgitt. Evalueringsmåten må opplyses om i konkurransegrunnlaget.

Kvalitet og kvalitative kriterier

Kvalitet er et vidt begrep som må spesifiseres hvis man velger dette som tildelings­kriterium. Eksempler på kvalitative kriterier kan være miljø, estetikk eller løsningsforslag. Erfaring eller referanser kan også benyttes dersom prosjektet er av en viss kompleksitet, forutsatt at det er erfaringen eller referansene til tilbudte nøkkelpersoner som evalueres.

Felles for disse kriteriene er at de ikke er målbare på samme måte som pris og byggetid. Det er viktig at kvalitet defineres slik at man vurderer andre forhold enn de som allerede er evaluert i kvalifikasjonsvurderingen. Byggherren må også sørge for at de forhold tildelingskriteriene gjelder, ikke er regulert i kontrakten eller kravspesifikasjonen på en slik måte at det ikke gjenstår noe å konkurrere om.

For å vurdere tildelingskriteriet miljø kan det være aktuelt å be om en estimering av byggets livssykluskostnader etter en nærmere angitt modell slik at tilbudene blir sammenlignbare.

Ved utførelsesentrepriser må begrepet kvalitet defineres slik at det er knyttet opp mot måten arbeidet utføres på ettersom byggeprosjektets løsning og utforming allerede er fastlagt i kravspesifikasjonen. I utførelsesentrepriser av en viss kompleksitet, kan det være hensiktsmessig å benytte kvalitet som et tildelingskriterium og be om CV på tilbudt nøkkelpersonell som dokumentasjon. 

Ved totalentrepriser kan man bruke samme tildelingskriterium som for utførelses­entrepriser, men her vil det også være aktuelt å evaluere andre kvalitative tildelings­kriterier, eksempelvis løsningsforslag.

Ved samspillentrepriser kan det være relevant å evaluere kompetansen til samspill­gruppen forutsatt at prosjektet er av en viss kompleksitet. Det er også viktig at det er den oppdragsspesifikke samspillevnen som vil evalueres, eksempelvis samspillerfaringen til de personer som rent faktisk vil sitte i gruppen på det aktuelle prosjekt. Det er viktig å ikke vurdere firmaets generelle erfaring her. Ønsker byggherren det, må det gjøres i kvalifikasjonsomgangen. Gruppens samspillkompetanse kan under disse forutsetninger benyttes som tildelingskriterium, enten alene eller som et underpunkt under kvalitet. Byggherren kan også be om at tilbyderne dokumenterer hvordan de tenker å løse aspekter ved den planlagte prosjektgjennomføringen i forhold til brukermedvirkning og andre relevante forhold.

Evalueringsmodeller

Det finnes flere ulike evalueringsmodeller. Nærmere orientering om evalueringsmodeller finnes i Oslo kommunes veileder

Det bør opplyses om evalueringsmåte i konkurransegrunnlaget.