Publisert: 21.07.2009
Sist endret: 07.01.2011
Behovet som er definert kan ofte tilfredsstilles på ulike måter, og behovsverifiseringen gjennomføres for å finne frem til den beste løsningen. Alternative løsninger identifiseres og beskrives, og det settes opp kriterier som alternativene vurderes opp mot. Slike kriterier kan for eksempel være i hvilken grad løsningen understøtter overordnede og eventuelle spesielle mål, funksjonelle krav, totaløkonomiske forhold, osv. Den løsningen som etter en samlet vurdering er best, legges til grunn for anskaffelsen - definerer anskaffelsens gjenstand.
For statlige anskaffelser over 500 MNOK gjelder særlige krav til alternativanalyser, som er beskrevet i veileder for kvalitetssikring av konseptvalg fra Finansdepartementet - KS1. Denne veilederen kan gi nyttige tips også for prosjekter som ikke er underlagt denne ordningen. Tilsvarende har Sosial- og helsedirektoratet utarbeidet Veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter som gir nyttig informasjon.
Spesielt er det for store anskaffelser som skal følge KS1 reglene viktig å angi prosjektmål som beskriver hva prosjektet konkret skal oppnå, i form av et målhierarki med samfunnsmål, effektmål og resultatmål:
• Samfunnsmålene beskriver hvilken samfunnsutvikling prosjektet skal bygge opp under, og er derfor knyttet til prosjektets virkning på samfunnet, ofte uttrykt i form av samfunnsøkonomisk lønnsomhet
• Effektmålene er knyttet til prosjektets virkninger for brukerne, ofte uttrykt i form av kapasitet, regularitet, ulykkesfrekvens, tidsbesparelser etc.
• Resultatmålene (alltid ytelse, kostnad og tid, eventuelt supplert med andre relevante parametere, eksempelvis omdømme og helse/miljø/sikkerhet) er knyttet til løsningen som prosjektet skal frembringe
Prosjektmål må være klare og retningsgivende, og målene skal være:
- spesifikke, målbare, aksepterte, realistiske og tidsavgrensede (SMART-kriteriet)
- prioriterte, spesielt der de trekker i ulike retninger (f.eks. omfang – kostnad – tid)
- ikke for mange i antall (målforvirring)
- separert fra kritiske suksessfaktorer og rammebetingelser (ikke blandet sammen).
Mål på et høyere nivå vil alltid ha prioritet fremfor mål på et lavere nivå, og en optimalisering av prosjektet i forhold til samfunns- og effektmålene vil derfor lett kunne føre til endrede resultatmål.
Det store flertall av anskaffelser er mindre komplekse, men det kan likevel være nyttig å gripe alternativvurderingen an på en systematisk måte.
Eksempel
Gitt at behovet er definert som 20 nye kommunale barnehageplasser, kan alternativanalysen gjennomføres slik:
• Trinn 1: Beskrive alternativene; eksempelvis:
- Alternativ 0: ingen tiltak
- Alternativ 1: avtale med privat barnehage om kjøp av 20 plasser
- Alternativ 2: tilbygg til eksisterende kommunal barnehage
- Alternativ 3: nytt barnehagebygg på egen tomt
• Trinn 2: Vurdere alternativene opp mot etatens / virksomhetens mål. Dette kan lede til at et eller flere alternativ faller ut, og at gjenværende alternativ kan rangeres ut fra ulik grad av understøttelse av overordnede mål. Herunder også oppfyllelse av krav til universell utforming og miljø.
• Trinn 3: Totaløkonomisk vurdering av alternativene. For å kunne gjøre slike vurderinger kan det være nyttig først å foreta markedsundersøkelser. For hvert alternativ kan den totaløkonomiske vurderingen bestå i:
- Stipulere anskaffelseskostnad
- Stipulere driftskostnad knyttet til virksomheten (eks. lønnskostnader for ekstra førskolelærere eller pris for kjøp av private barnehageplasser)
- Stipulere FDV-kostnad knyttet til anskaffelsen
- Stipulere følgekostnader (eks. tilpasninger i eksisterende bygg, kjøp av ekstern hjelp til planlegging, prosjektering og prosjektstyring, osv.)
Alternativenes totaløkonomi (investering og drift / livsløpskostnader) beregnes, slik at alternativene kan rangeres ut fra hvordan de slår ut totaløkonomisk.
• Trinn 4: Sette kriterier som alternativene skal vurderes opp mot. Dette kan for eksempel være:
- Grad av understøttelse av overordnede mål
- Grad av behovstilfredsstillelse
- Totaløkonomi
- Tid for ferdigstilling
Kriteriene kan gis ulike vekter, slik at sammenligningen av alternativene gjøres ut fra en balansert modell iht. viktigheten til de enkelte kriteriene.
• Trinn 5: Sammenstilling. Ved å gi hvert alternativ en karakter for hvert (vektet) kriterium fremkommer resultatet av alternativanalysen. Til dette kan det for eksempel brukes et tabelloppsett som vist her:
Tabell under utarbeidelse
Alternativanalysen resulterer i valg av:
1. om det definerte behovet skal dekkes gjennom en anskaffelse, og i så fall
2. hvilket alternativ som skal legges til grunn for anskaffelsen, dvs. definisjon av anskaffelsens gjenstand