Anskaffelsens gjenstand

Dersom anskaffelsen for eksempel er et byggeprosjekt, vil anskaffelsens gjenstand normalt være sammensatt av flere anskaffelseskategorier:

- tjenester (konsulent-/rådgivende ingeniør-, prosjektleder- og byggeledertjenester)
- varer (brukerutstyr, herunder også IKT-systemer/utstyr)
- entrepriser (antallet fastsettes iht. valgt gjennomføringsstrategi, eks. byggherrestyrte delte entrepriser eller totalentreprise) 

Hver kategori betraktes som en eller flere anskaffelser, men det er likevel nødvendig å utvikle en integrert strategi for hele den sammensatte anskaffelsen.

Anskaffelsens gjenstand(er) kan i dette eksemplet normalt ikke beskrives før etter visse trinn i prosjektutviklingen.

Eksempel
Dersom det er valgt byggherrestyrte delte entrepriser for gjennomføringsen, vil prosessen oftest være slik:

1. Konseptutvikling/programmering
Den løsningen som er valgt gjennom behovsverifiseringen utvikles gjennom funksjons- og romprogrammering til et byggeprogram som definerer anskaffelsens gjenstand (byggeprogrammet) på et overordnet nivå, men uten at enkeltanskaffelsene enda er definert.

For å gjennomføre denne fasen kan det være behov for å anskaffe konsulenthjelp av forskjellige kategorier. Anskaffelsens gjenstand (tjenestekjøpet) defineres ved å fastsette for eksempel kompetansebehov, omfang og fremdriftskrav.

Ved starten av denne fasen kan det også være aktuelt å anskaffe prosjektledertjenester for hele prosjektet (alle faser frem til overlevering).

2. Prosjektering
Arkitekt og rådgivende ingeniører anskaffes eksempelvis på grunnlag av beskrivelsen av byggeprogrammet, samt hvilke ytelser som skal leveres, hvilken kompetanse som kreves, og hvilken fremdriftsplan som gjelder. Dette definerer til sammen anskaffelsens gjenstand for dette tjenestekjøpet. Her kan det igjen være ulike kontraktsmodeller, alt fra separate kontrakter for hver tjenesteleverandør, til en gruppekontrakt for alle. Det kan også være aktuelt å kjøpe prosjekteringsledelse som en egen kontrakt, eller å tillegge denne ytelsen til en av aktørene (eksempelvis arkitekt eller byggrådgiver). 

I denne fasen utvikles skisse- og forprosjekt som definerer hvordan byggeprosjektet skal løses og dimensjoneres, og derved hvordan kostnadsramme og livsløpskostnader kan fastsettes. 

Godkjent forprosjekt detaljprosjekteres og danner grunnlaget for å beskrive de entreprisene som skal anskaffes (kontraheres). Detaljprosjektet beskriver mao. anskaffelsens gjenstand for entreprisene.

3. Bygging
Entreprenører kontraheres på grunnlag av beskrivelsene av anskaffelsenes gjenstand i forrige fase. 

Byggeledertjenester anskaffes for å lede byggeprosessen på vegne av oppdragsgiver, dersom slik kompetanse/kapasitet ikke er tilgjengelig i byggherrens egen organisasjon.

Anskaffelse av byggutstyr (ventilasjon, el, IKT, etc.) vil normalt inngå i entreprisene. Brukerutstyr må imidlertid beskrives og anskaffes som egne anskaffelser. Parallelt med byggeprosjektet gjennomføres derfor utstyrsplanlegging for å kunne definere hvilket brukerutstyr (anskaffelsens gjenstand) som skal anskaffes. Det er viktig å fastsette grensesnittet mellom byggutstyr og brukerutstyr på et tidlig tidspunkt i prosessen.

4. Drift
Dersom bygget skal leies ut (helt eller delvis), kan etablering av leiekontrakter betraktes som anskaffelser som må beskrives.

Behovet for kjøp av tjenester innen forvaltning, drift og vedlikehold knyttet til det ferdige bygget vurderes, og anskaffelsens gjenstand beskrives for de tjenester som eventuelt besluttes anskaffet.