Anskaffelsesstrategi

I sammensatte anskaffelser vil det ofte være hensiktsmessig å organisere anskaffelsesprosessen som et prosjekt. Strategien for anskaffelsen utvikles og beskrives da gjerne som en prosjektplan, og dokumenteres i en prosjekthåndbok, styringsdokument eller lignende.

I strategien (prosjektplanen) kan for eksempel følgende tema inngå.

• Prosjektmål 
Beskrivelse av de overordnede målene prosjektet skal nå, for eksempel hvilke bruksfunksjoner anskaffelsen skal tilfredsstille, hvilke egenskaper løsningen skal ha, og lignende

• Budsjett
Budsjettforutsetninger for anskaffelsen(e) må klarlegges innenfor alle relevante områder:
- Den/de faktiske anskaffelsen(e) - anskaffelsens gjenstand
- Følgekostnader (for eksempel frikjøp egne ressurser, tilpasninger, opplæring, etc.)
- Forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader (FDV) som følge av anskaffelsen

For sammensatte anskaffelser er det viktig å bryte totalbudsjettet ned på den enkelte anskaffelse. Beskrivelsen(e) av anskaffelsen(es) gjenstand gir grunnlag for å definere prosjektets nedbrytingsstruktur (PNS), som kan brukes for nedbryting av budsjettet til det nivå som anses hensiktsmessig i det enkelte tilfelle.
  
• Gjennomføringsmodell 

• Organisering
For eksempel kan følgende være aktuelt å avklare og dokumentere i prosjektplanen:

- Hvem prosjektet rapporterer til (prosjektstyre, virksomhetens ledelse, eller lignende)
- Prosjektets mandat
- Prosjektledelse og støttefunksjoner, herunder hvilke funksjoner som dekkes med egne krefter og hva som skal kjøpes inn
- Brukermedvirkning; hvordan denne organiseres og grensesnittet mot prosjektorganisasjonen
- Funksjonsbeskrivelser og fullmakter knyttet til roller i prosjektorganisasjonen
- Møtestruktur og hyppighet

• Kommunikasjon
Ved sammensatte / store anskaffelser (prosjekter) er det ofte mange interessenter; både interne og eksterne. Det kan da være nyttig å etablere en kommunikasjonsplan som beskriver hvem som har myndighet til, og ansvar for, å informere interessentene og hvordan dette skal gjøres.

• Tidsplan
Anskaffelsesprosessen slik den defineres av strategien gir grunnlag for å utvikle prosjektets fremdriftsplan med milepæler for faser og aktiviteter.

• Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
HMS-aspekter vurderes ut fra følgende perspektiv:

- Anskaffelsesperspektivet
HMS-krav til det som skal anskaffes. Slike krav inngår i konkurransegrunnlaget for den enkelte anskaffelse, for eksempel krav til universell utforming for bygg og IKT-systemer. 

- Gjennomføringsperspektivet
Store / sammensatte anskaffelser som for eksempel et byggeprosjekt medfører arbeider på stedet som det stilles HMS krav til iht. Byggherreforskriften.