Publisert: 21.07.2009
Sist endret: 18.08.2009
Markedsundersøkelse innebærer innhenting og systematisering av informasjonen om leverandørmarkedet. I markedsundersøkelsen kartlegges hva som finnes på markedet av ulike typer produkter, tjenester og leverandører og om markedet er i utvikling.
Formålet med markedsundersøkelsen er å:
- avdekke om det finnes et marked som kan dekke det verifiserte behovet
- avdekke muligheter og begrensninger i markedet
- avdekke hvordan konkurransesituasjonen i markedet er
- sikre at det i anskaffelsesprosessen tas høyde for markedets kompetanse og nyutvikling
- påvirke markedet til å endre adferd og til å dekke verifisert behov
- sikre at mest mulig realistiske priser legges til grunn ved budsjettering av anskaffelsen
- utforme en kontraktstrategi tilpasset markedet, det verifiserte behovet og alminnelige risikofordelingsprinsipper
- vurdere sosiale, etiske og miljømessige krav
Svarene fra markedsundersøkelsen vil videre inngå som bakgrunnsinformasjon for de vurderinger som skal foretas videre i anskaffelsesprosessen, for eksempel ved:
- fastsettelsen av budsjett for anskaffelsen
- valg av anskaffelsesprosedyre
- valg av spesifikasjonsform for det som skal leveres – herunder hvordan markedets innovasjonsevne kan utløses
- fastsettelsen av hvordan leveransen skal prises av leverandørene
- fastsettelsen av tidspunkt for utsendelse av konkurransegrunnlaget
Hvordan gjennomføre markedsundersøkelsen
Omfanget av en markedsundersøkelse vil variere mye avhengig av hva som skal anskaffes. For komplekse anskaffelser/markeder bør det foretas en grundig markedsanalyse. Dette gjelder også der markedet er ukjent eller nytt for virksomheten. Ved anskaffelse av standard varer vil et par telefoner eller et søk på Internett kunne gi tilstrekkelig informasjon til at virksomheten får en forståelse av hvordan markedssituasjonen er.
Listen under viser eksempler på typer informasjon virksomheten bør innhente ved en markedsundersøkelse:
- Hvilke leverandører som kan levere det aktuelle produktet/tjenesten
- Om produktet/tjenesten er i stadig utvikling (teknologisk eller lignende)
- Om markedet i et langsiktig perspektiv vil utvikle produktet/tjenesten med en stadig mer miljøvennlig profil
- Hvilken kompetanse leverandørene har
- Hva leverandørene definerer som sin kjernevirksomhet
- Hvilke erfaringer og referanser leverandørene har
- Hvor leverandørene finnes; lokalt, regionalt, internasjonalt?
- Hvordan prisnivået i markedet er
- Hvilke prisdanningsmekanismer som eksisterer
- Hva som påvirker prisene, for eksempel råvarekostnader, miljøhensyn, personellkostnader, kvalitet, valuta, og om produktet er hyllevare eller skreddersøm
- Hvordan konkurransesituasjonen i markedet er; om det er mange/få, store/små leverandører
- Om leverandørene er i stand til å levere/yte det vi ønsker, eller om er det er nødvendig å utvikle markedet for at det skal kunne imøtekomme kommunens behov
- Om bransjen har lærlingordninger
Virksomheten kan være i kontakt med potensielle leverandører for å kartlegge markedet i forbindelse med en konkret anskaffelse. Det er imidlertid viktig at leverandørene likebehandles. Virksomheten må sørge for å ha kontakt med flere leverandører, eventuelt invitere til informasjonsmøte der alle potensielle leverandører blir gitt anledning til å delta. Det er virksomheten som skal styre markedskontakten og informasjonsflyten.
Strategisk informasjon
Underveis i denne aktiviteten er det viktig at strategisk informasjon om forestående anskaffelser ikke blir kjent i leverandørmarkedet. Strategisk informasjon i denne sammenheng kan for eksempel være:
- at virksomheten har dårlig tid
- at det finnes få leverandører
- at behovshavere/brukere har preferanser i forhold til produkt/tjeneste og leverandør
Avsløring av strategisk informasjon innhentet for eksempel ved markedsundersøkelse, vil kunne bidra til økte priser. Videre er eventuelle preferanser for enkelte leverandører og type varer/tjenester i strid med regelverkets formål om kosteffektive anskaffelser og bestemmelsene om likebehandling. For å forhindre at strategisk informasjon kommer ut, bør det være én dedikert person som er ansvarlig for kommunikasjonen med markedet.
Oppfølging
Når kontrakt er inngått, er det viktig at virksomheten følger med på hvordan markedet utvikler seg, hvilke aktører som kommer til/forsvinner osv. Den informasjonen må virksomheten bruke for å sikre at kontrakten oppfylles på en mest mulig hensiktsmessig måte. Informasjonen skal arkiveres og kan nyttiggjøres ved liknende fremtidige anskaffelser. For omfattende og strategisk viktige anskaffelser, kan det være helt nødvendig å overvåke markedet kontinuerlig.