Valg av spesifikasjonstype

Valg av spesifikasjonstype vil påvirke:

• Hvor mange som kan konkurrere om leveransen
• I hvilken grad virksomheten får nyttiggjort seg leverandørenes kunnskaper om hvordan virksomhetens behov best kan dekkes
• Fremtidig fleksibilitet og kostnader
• Risikofordelingen mellom kjøper og selger

Virksomheten må sørge for at spesifikasjonen beskriver dens reelle behov og  formålet med anskaffelsen samt eventuelle spesielle krav til funksjonalitet, ytelse og standarder. Samtidig skal denne spesifikasjonen bidra til at virksomheten får inn tilbud som sikrer mest mulig kosteffektiv behovsdekning..

For å sikre konkurranse og likebehandling bør det legges vekt på å spesifisere behov, formål og funksjon på en slik måte at man ikke utelukker innovative løsninger fra leverandørene. Dette kan være løsninger virksomheten ikke har tenkt på ved sin planlegging av anskaffelsen. Intensjonen med slike spesifikasjoner er å få utnyttet den kompetansen som ligger hos leverandørene.

Hvilken spesifikasjonstype og hvilke kontraktsvilkår man bruker kan påvirke risikofordelingen mellom virksomheten og leverandør. For eksempel: Dersom virksomheten i detalj beskriver hva leverandøren skal levere og det etterpå viser seg at leveransen ikke dekker behovet, er dette virksomhetens risiko så lenge leverandøren leverer det virksomheten har bedt om. Sier virksomheten at det er behov for en leveranse som kan dekke et klart beskrevet behov eller formål, er det leverandørens ansvar hvis det senere viser seg at leveransen ikke dekker behovet eller formålet.

Det er fem hovedgrupper av spesifikasjoner

1. Behovs- eller ytelsesspesifikasjon
2. Funksjonsspesifikasjon
3. Standardspesifikasjon
4. Leverandør- eller produktspesifikasjon
5. Detaljspesifikasjon

Forskjellen mellom de ulike spesifikasjonstyper illustreres med følgende eksempel.

Ytelses- og funksjonsspesifikasjonen kan gjøres mer presis, slik at uønskede alternativer lukes ut. Hvis man i tabellen endrer behovet til ”Permanent bolig for fem personer, Oslo syd/øst” vil markedsresponsen kunne bli ” Mange alternativer, enebolig, vertikal eller horisontalt delt tomannsbolig, rekkehus, leilighet. Ulike plasseringer innen hovedområdet. Nybygg eller eksisterende”.

Hvis man videre under funksjon legger til minimumskrav som ”egen hage” og ”kort vei til skole, butikk, offentlig kommunikasjon”, vil markedsresponsen fortsatt gi ulike plasseringer av boligen, men de vil være snevret inn til færre områder.

Ved valg av spesifikasjonstype er det nødvendig å finne ut hva markedet/leverandørene kan levere. I de fleste tilfeller vil det være nødvendig å kombinere flere ulike spesifikasjonstyper, og supplere med tekniske spesifikasjoner og krav.

Vær oppmerksom på at rådgiver som har vært benyttet ved utarbeidelse av spesifikasjoner kan bli diskvalifisert fra deltakelse i konkurransen, Forskriftens § 3-8 regulerer bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner. Oppdragsgiver skal ikke benytte rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjonene dersom de kan ha en økonomisk interesse i anskaffelsen, hvis dennes deltagelse vil kunne utelukke konkurranse. Bestemmelsen er et utslag av kravet til likebehandling. Likebehandlingskravet forutsetter at informasjon vedrørende betingelser og krav til produktet gjøres kjent for alle leverandører samtidig.

Tekniske spesifikasjoner er regulert i forskriftens §§ 8-3 og 17-3, og er definert i § 4-3 bokstav g. Det er gitt mer detaljerte krav i del III enn i del II. For uprioriterte tjenester som overstiger EØS-terskelverdiene må oppdragsgiver følge reglene i § 17-3 ved utarbeidelsen av de tekniske spesifikasjonene. Dette kapittelet beskriver i hovedsak reglene for del III. For anskaffelser etter del II, under EØS-terskelverdiene har oppdragsgiver større frihet.

Underspesifisering, dvs der det reelle behovet ikke er detaljert eller presist nok er spesifisert, eller overspesifisering., dvs der behovet er spesifisert med krav som ikke er rasjonelle, vil gi direkte utslag på både investeringskostnaden og livssykluskostnaden. Dette skyldes i stor grad at ”feil” spesifisering medfører behov for endringsordre og ekstraordinære driftskostnader.