Avklaringer og retting av åpenbare feil

Avklaringer

Ved bruk av åpen og begrenset anbudskonkurranse gir FOA i §§ 12-1 og 21-1 klare begrensninger i forhold til å rette feil og avklare uklarheter. Avklaringene må kun gjelde innholdet i det enkelte tilbud og må ikke ta sikte på eller resultere i at tilbudet blir endret.

Hensikten med avklaringer er å klargjøre innholdet av leverandørens tilbud, dvs. ”Hva mener leverandøren med det han har skrevet?” Det anbefales at slike avklaringer kun foretas skriftlig. Det kan i visse tilfeller være hensiktsmessig med et møte med leverandøren for å få avklart tilbudene. I så fall må man være uhyre forsiktig slik at oppdragsgiver ikke beveger seg over i forhandling. Oppdragsgiver må være oppmerksom på at grensen mellom hva som er avklaring og hva som er ulovlig forhandling er hårfin.

All kontakt mellom oppdragsgiver og leverandørene bør gå gjennom én person. Følgende retningslinjer for kontakt må følges:

• Skriftlig korrespondanse
• Oppdragsgiver må presisere at det kun dreier seg om en avklaring
• Tema for avklaringen må klart fremgå
• Resultatet av avklaringen må klart fremgå
• Ved avklaringsmøter skal det skrives referat som undertegnes av begge parter
• Kopi av tilbudsavklaringer skal ikke sendes de øvrige leverandører

Se KOFA sak 2008/188.

Åpenbare feil

Dersom oppdragsgiver oppdager åpenbare feil i tilbudet og det er utvilsomt hvordan disse skal rettes uten at man må kontakte leverandøren for informasjon, plikter oppdragsgiver å rette feilene. Denne reglen følger av FOA §§ 12-4 3.ledd og 21-4 3.ledd. Det betyr for det første at det må være helt utvilsomt at det er en feil og den må være godt synlig for oppdragsgiver. Det må dessuten ikke herske den minste tvil om hvordan feilen skal rettes.

Dersom det ikke er åpenbart hvordan feilen skal rettes, må feilen vurderes i forhold til FOA §§ 11-11 og 20-13. Dette betyr at oppdragsgiver kan innhente opplysninger hos leverandørene såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skal avvises. Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse vil det være begrenset mulighet til å avklare uklarheter med leverandørene. Dersom uklarheten er av en slik art at det medfører tvil om hvordan tilbudene skal vurderes i forhold til hverandre, har oppdragsgiver en plikt til å avvise tilbudet. Denne regelen er begrunnet med at faren for å bevege seg over i en annen konkurranseform, nemlig konkurranse med forhandling, er betydelig. Der konkurranse med forhandling er valgte prosedyre, er det ikke tilsvarende plikt til å avvise tilbudet, da det her uansett skal forhandles. For ytterligere informasjon om dette tema, se FAD sin veileder pkt 12.5.2.

En sentral dom om hva rettingsadgangen innebærer er å finne i Høyesterett sin avgjørelse i sak…….Oslofjordtunnellen.( Vegvesenet og tunnelen.)

Se også KOFA sak 2003/292 og 2003/197.