Egen innkjøpsløsning integrert mot Ehandel.no

Porsgrunn kommune har valgt å integrere sin egen innkjøpsløsning til den offentlige markedsplassen. Innkjøpsløsningen er igjen nær knyttet til deres interne regnskaps- og økonomisystem. Før valget gjennomførte de en analyse av de totale arbeidsprosessene relatert til innkjøp og innførte prosesser og systemstøtte for alle delprosessene og tilpasset behovet for den enkelte innkjøper. Alle innkjøp blir registrert i egen innkjøpsløsning tett integrert med bakenforliggende regnskapssystem. Dette har resultert i delsystemer for web-rekvisisjon integrert mot markedsplassen, bruk av innkjøpskort hvor det er hensiktsmessig, innføring av elektronisk faktura behandling med scanning og tolking av bilag og arbeidsflytsystem som kobler ordre mot faktura for alle delsystemene.

Den nye designen av innkjøpsprosessene bryter radikalt med gammelt tankegods. Ny teknologi og prosessdesign har gjort mye av kontrollprosessene overflødige. Det integrerte innkjøps-, fakturabehandlings- og regnskapssystemet gjør det mulig å ta attestasjon og anvisning ved bestilling (brukte bleier kan ikke returneres uansett), fakturaer krysses mot bestilling via workflow-rutinene i fakturasystemet og regnskapssystemet tar hånd om betalingsrutinene. Tidligere rutiner basert på omfattende etterkontroll og attestering og anvisning i etterkant av leveransene er forlatt.

En stor grad av automatikk er allerede på plass i kommunens innkjøpsløsninger og mer vil komme. Alle varegrupper kobles til faste artskoder, lovlige prosjekt- og avdelingskoder er forhåndskodet, i praksis hele kontostrengen blir automatisk gjort tilgjengelig for bestiller. Løsningene gir også gode muligheter for oppbygging av maler og favorittlister. Markedsplassens plattformdel tar hånd om leverandørtilknytningen og tilgangen til varekataloger – den delen er ikke enkel å ta i egen regi. Porsgrunn kommune har valgt en tilnærming til elektronisk handel som er mer krevende og kostbar i utgangspunktet enn å benytte markedsplassen og tilhørende innkjøpsløsning fullt ut. Dersom løsningen tilfredsstiller virksomhetens krav til enkelhet og fleksibilitet, er fordelene ved sterk integrasjon og kobling mot økonomisystemet likevel en udiskutabel fordel.

Porsgrunn kommune har en målsetting om at gevinstene ved en mer effektiv administrasjon vil bedre kvaliteten på kommunale tjenester ved at tid kan overføres fra administrasjon til tjenesteproduksjon.