Eksempler på gevinster knyttet til rammeavtaler og ehandel

 Som det er beskrives i Veileder for forprosjekt kan potensialer for gevinster deles inn i hva som kalles kvantitative gevinster og kvalitative gevinster. Skillet mellom disse kategoriene er ikke absolutt men de kvantitative gevinster kan beskrives som de som relativt enkelt kan verdiestimeres i konkrete besparelser. De kvalitative gevinster er de som vanskeligere lar seg estimere i økonomisk verdi. Dette innebærer ikke at de kvalitative gevinster ikke har en faktisk økonomisk verdi, men de lar seg sjeldent hente ut somet direkte kostnadskutt for virksomheten.

Når det gjelder kostnader forbundet med innkjøp deles disse gjerne inn i:

• Direkte innkjøpskostnader (pris)
• Kostnader knyttet til vedlikehold, drift og avhending (følgekostnader)
• Kostnader forbundet med selve innkjøpet (transaksjonskostnader)
• Kostnader forbundet med oppfølging og risikostyring (administrasjonskostnader)
• Kostnader knyttet til analyse og strategiarbeid (utviklingskostnader)

I tillegg kan virksomheten ha merkostnader med innkjøpet når det er:

• Kjøp utenfor rammeavtale
• Kjøp utenfor virksomhetsstandard
• Kjøp utenfor interne prosedyrer
• Kjøp i konflikt med lovverket
• Manglende garantioppfølging
• Ufullstendig faktura, eller
• Andre forhold hvor det er bruk av avvikende prosesser og/eller behov for å rette opp feil som er gjort.

Markedsplassen ehandel.no er spesielt godt egnet for elektronisk handel på de rammeavtaler virksomheten til enhver tid har for å få større nytte av disse. Gevinster knyttet til ramme­avtaler vil typisk være:

• Mulighet for volumsrabatt, dvs at prisen går ned fordi virksomheten til en viss grad forplikter seg til å kjøpe et større kvantum i løpet av avtaleperioden

• Mulighet for standardiseringsgevinster som for eksempel redusert lager og reduserte drifts- og vedlikeholdskostnader.

• Produktene er godkjent i henhold til interne HMS-krav, som kan forhindre kjøp av produkt som krever egen opplæring, spesiell lagring, spesielt verneutstyr eller har spesielle følgekostnader grunnet helse- og/eller brannfare.

• Leverandøren er godkjent iht regelverk og interne krav som kan forhindre kostnader forbundet med at leverandøren går konkurs eller negativ omtale ved at man benytter en leverandør som ikke følger lovene som for eksempel manglende skattebetaling.

• Miljøkonsekvensene av produktene ved for eksempel bruk, brann og avhending er vurdert og akseptert slik at man slipper for eksempel ekstraordinære kostnader forbundet ved deponering av produktet.

• Sikre økonomisk gunstige kjøp mht drift/bruk f.eks ved å vurdere pris i forhold til nytte/effekt, vedlikeholdskostnader, reservedeler etc (livsløpskostnader)

• Sikre at avtalen er inngått iht gjeldende regelverk og interne retningslinjer slik at man unngår kostnadene ved å bli innklaget for å ikke følge for eksempel Lov om offentlige anskaffelser.

• Reduserte prosesskostnader med hensyn til registrering i og vedlikehold av leverandørreskontro ved at man samlere flere kjøp hos en leverandør.

• Reduserte prosesskostnader ved at det er etablerte klare rutiner med leverandøren for å håndtere kontraktsavvik som for eksempel returer, brekkasje, garant etc

• Reduserte prosesskostnader ved ikke alle trenger å avholde konkurranse (innhente tilbud) og inngå avtale ved hvert enkelt kjøp/bestilling.

Bruk av rammeavtaler i seg selv har med andre ord et stort gevinstpotensial, men ved å ta i bruk elektronisk handel kan dette økes ytterligere gjennom:

Økt avtalelojalitet
Ved bruk av elektronisk handel er det lettere å sikre at virksomheten benytter de rammeavtalene som er inngått og at man holder seg til de produktene som er avtalt ved at det blir:

• enklere å finne relevant rammeavtale
• enklere å finne relevante produkt
• enklere å lage og sende rekvisisjon/bestilling
• enklere å identifisere kjøp utenfor rammeavtale

Sikrere rutiner
Ved bruk av markedsplassen ehandel.no blir det ett felles grensesnitt for bestilling på alle rammeavtaler, noe som lettere sikrer at kjøpene foregår i henhold til ønsket rutine og som reduserer behovet for avvikende prosesser.

Bedre mottakskontroll
Systemet gir mulighet for å registrere hva som blir mottatt og det er enkelt for den som registrerer mottaket å identifisere om dette er i henhold til bestilling

Forenklet fakturakontroll
Markedsplassen ehandel.no gir bedre sporbarhet og det vil kunne være mulig å foreta både anvisning og attestering av innkjøpet i løsningen.

Bedre budsjettkontroll
Ved å koble informasjonen om hva man har bestilt og levert med regnskaps­informasjon om hva man har tilgjengelig og forbrukt er det mulighet for bedre disposisjonsregnskap

Enklere avtaleforvaltning
Markedsplassen ehandel.no vil bidra til å reduserte kostnader ved å implementere og vedlikeholde rammeavtaler i virksomheten grunnet enklere distribusjon og standard grensesnitt for bruker (noe som reduserer opplevd byte kostnad for brukeren).

Flere rammeavtaler
Det er mulighet for økt konkurranse (og reduserte priser) gjennom å ha flere og kanskje smalere rammeavtaler og/eller hyppigere konkurranser ved at kostnadene og tidsbruken for å implementere rammeavtale og/eller endre rammeavtaleleverandør er redusert

Rimeligere priser
Elektronisk handel åpner opp for mulighet til reduserte priser ved enklere (automatisk) ordremottak hos leverandør.

Raskere innkjøp
Raskere å behandle en ordre/rekvisisjon internt i virksomheten ved å benytte Markedsplassen ehandel.no og elektronisk overføring av dokumenter.

Reduserte morarenter
Bruk av Markedsplassen ehandel.no vil kunne redusere muligheter for morarenter grunnet raskere behandling av faktura

Enklere og bedre analyser Bruk av Markedsplassen ehandel.no gir enkel tilgang til mer og bedre grunnlagsdata for å forbedre og effektivisere innkjøpene og innkjøpsfunksjonen.