Gevinster ved å ta i bruk elektronisk handel

Markedsplassen ehandel.no er et verktøy for å forbedre og effektivisere innkjøpsaktiviteter både knyttet til innkjøpsledelse og gjennomføring av det enkelte innkjøpet. Markedsplassen ehandel.no baserer seg på en elektronisk handelsløsning som forenkler handelsprosessen med leverandørene, sikrer sporbarhet og gjenbruk av handelsdata og bidrar til bedre styring av virksomhetens innkjøpsaktivitet.

Ericsson beregnet kostnadsreduksjonen ved å ta i bruk elektronisk innkjøp og sette fokus på innkjøp til å utgjøre nærmere en milliard i 2002 i forhold til året før. Dette tilsier en gevinst på 8 % av de direkte innkjøpskostnadene i selskapet. Ericsson benytter seg av samme markedsplasskonsept som ehandel.no og fremhever spesielt gevinster knyttet til redusert ressursbruk i ordre- og fakturabehandlingsprosessen.

De direkte gevinstene ved å ta i bruk Markedsplassen ehandel.no er spesielt knyttet til reduserte innkjøpskostnader på forbruksmateriell. Forbruksmateriell er gjerne standardiserte produkter som kjøpes jevnlig slik som for eksempel kontorrekvisita, matvarer, IT utstyr, kjemikalier og liknende. De direkte besparelsene som kan hentes på disse produktene er lavere priser gjennom større volumavtaler ved at virksomheten standardiserer på produkt og/eller leverandør. Markedsplassen gjør det enklere å få tilgang til og handle fra rammeavtalen, som bedre sikrer at det ikke blir kjøpt andre varer og tjenester fra andre leverandører og til andre vilkår enn det som er omfattet av rammeavtalen.

Elektronisk handel setter fokus på rammeavtaler, og bidrar til styring av alle kjøp innen avtaleområdet slik at man sikrer riktig leverandør, produkt, pris, betalings- og leveringsbetingelse. Markedsplassen ehandel.no blir således en tilgjengelig og korrekt informasjonskanal for å synliggjøre kommunens avtaleområder og bruke av elektronisk handel og elektroniske kataloger gir bedre oversikt over egen innkjøpsatferd. Blant annet får man nå kontroll på leverandørens ”snikinnføring” av nye produkter (som kan være mer kostbare en avtaleproduktet) i de tilfeller man opplever en utsolgtsituasjon. Tilgangen elektronisk handel gir til innkjøpshistorikken fungerer som dokumentasjon på korrekt avtaleanvendelse. (Ivar Larsen, Fredrikstad kommune)

Det er antatt at det er gjennomsnittlig mellom 5 og 10 prosent å hente på prisene ved å inngå rammeavtaler. Men denne gevinsten kan ikke realisere før man er lojale til avtalen. Mange virksomheter har avtalelekkasje der det handles fra andre leverandører, andre produkt og til andre vilkår. I en undersøkelse av 19 offentlige virksomheter som selv mener å ha god kontroll på sine innkjøp, viste de groveste eksemplene at over 60 % av virksomhetens innkjøp av rammeavtaleprodukt ble gjort hos andre leverandører enn de virksomheten hadde avtale med.

De indirekte effektene er ikke like lette å realisere, men sannsynligvis er det her de største gevinstene ligger. For det første bidrar elektronisk handel til redusert ressursbruk med hensyn til bestillingsaktiviteter og fakturabehandlings­aktiviteter knyttet til anskaffelse av forbruksmateriell. Disse gevinstene vil øke med graden av integrasjon virksomheten har med interne systemer som for eksempel økonomisystemet. Ved økt gjenbruk av data samt å redusere hyppigheten av feil og behovet for korrektive aksjoner, vil ressursbruken i bestillings- og faktureringsprosessen kunne reduseres med mellom 20 og 50 prosent i forhold dagens nivå.

Det er ikke bare det at prosessen kan gjøres med redusert ressursbruk, men elektronisk handel åpner også opp for at prosessene kan gjøres mer effektivt. På et sykehjem har bruk av elektronisk handel bidratt til bedre pleie. Istedenfor å måtte gjøre alle bestillinger mens det var folk som kunne ta telefonen hos leverandøren og når arbeidsbelastningen var størst, kan pleierne nå foreta sine bestillinger på kveldsvaktene og i andre stille perioder. Ikke bare fikk de brukt tiden bedre til pasientbehandlingen som jo er primæroppgaven, men også innkjøpene ble bedre ved at de fikk mer tid til å sikre at det rette behovet blir dekket.(Thore Storløs, Bærum kommune)

Men den viktigste effekten med å ta i bruk Markedsplassen ehandel.no er at man for satt et fokus på innkjøp i virksomheten og at man får et verktøy til å forenkle innkjøpsstyringen, effektivisere prosessene og forbedre innkjøpet. Utviklingen av innkjøpsfunksjonen er et av de sentrale tiltaksområdene i det langsiktige arbeidet med å bedre virksomhetsstyringen og effektivisere aktivitetene.

Innføringen av elektronisk handel sikrer en effektiv gjennomgang internt i egen organisasjon hvor man setter fokus på innkjøp. Man får gjennomført en rollefordeling, og får avklaring på ”hvem gjør hva”, og virksomheter (skoler, institusjoner etc.), hvor man tidligere hadde innkjøp fordelt på flere personer som hadde sine ”spesialfelt”, nå kan samle innkjøpene på en person. (Ivar Larsen, Fredrikstad kommune)

Ved å sette i gang et prosjekt for å benytte elektronisk handel vil virksomheten ha behov for å presisere sin innkjøpsstrategi og klargjøre prinsippene for hvordan innkjøpene skal gjennomføres i virksomheten. Innføringen av Markedsplassen ehandel.no bidrar til at denne innkjøpspolicyen blir bedre operasjonalisert og det blir enklere å holde et felles fokus på hva virksomheten må gjøre for å forbedre og effektivisere virksomhetens innkjøpsaktiviteter.

Innkjøp ligger vanligvis tillagt merkantile stillinger. I vår kommune finnes det en del merkantile som har deltidsstillinger på flere virksomheter (for eksempel barnehager). Ved å utnytte e-handel, kan da denne person foreta innkjøp for alle de virksomhetene man tilhører uavhengig av hvor man befinner seg. (behov kan enkelt signaliseres ved bruk av e-post). Innkjøp blir dermed en oppgave som blir litt med ”spesialisert”, og man øker bevisstheten.
(Ivar Larsen, Fredrikstad kommune)

En slik handlingsplan gjør det også enklere å tilpasse organiseringen og sikre nødvendig kompetanse for å gjennomføre de gode innkjøpene man ønsker. Man for videre også i gang en prosess for å tilpasse prosesser og verktøy for å sikre gode anskaffelsesprosesser. I prosessgjenomgangen blir det også gått opp grenseganger mellom innkjøp og andre aktiviteter for å identifisere ytterligere effektivisering. For eksempel hvordan innkjøp kan bidra til å forenkle fakturabehandlingen, hvordan standardisering av produkter eller bruk av en felles leverandør kan bidra til å redusere driftskostnader samt generelle betraktninger omn stordriftsfordeler og muligheter for volumrabatter.

Elektronisk handel sikrer at vi nå bedre kan kontrollere om leverandøren leverer i henhold til avtalen og fakturerer i henhold til avtalte priser. Det bedrer kvaliteten i innkjøpsprosessen både for kjøper og selger – blant annet blir det færre arbeidskrevende krediteringer. Byttekostnaden ved skifte av leverandør er dessuten redusert og det går både enkle og raskere å få organisasjonen til å handle fra den nye leverandøren. Med andre ord er Markedsplassen ehandel.no er et verktøy som hjelper til med å gjennomføre virksomhetens innkjøpsstrategi og i større grad ansvarliggjør budsjettansvarlige. (Olav Holden, NTNU)

Gjennom å ta i bruk elektronisk handel er det således ikke bare prisgevinsten på det enkelte produkt som kjøpes inn som er av betydning, men helhetsbetraktning om hvordan virksomhetens innkjøp kan gjøres bedre og mer effektivt. For eksempel vil ”automatisering” av de mer enkle innkjøpene frigjøre tid til de mer komplekse innkjøpene som gjør at disse kan bli bedre og enda mer økonomisk fordelaktige for virksomheten. Hovedmomentene er mindre ressursbruk i operative innkjøpstransaksjoner, bedre kontroll og styring samt mer tid til strategiske innkjøpsaktiviteter.

Ved integrasjon av det elektroniske handelssystemet med økonomisystemet vil man kunne realisere ytterligere effektivisering. Man sikrer at godkjenning/anvisning foretas av korrekt person, og før bestillingen blir en forpliktelse om kjøp. Det er effektivisering i å slippe utfylling av detaljert og korrekt rekvisisjon manuelt. Koblingen med økonomisystemet vil også sette fokus på å foreta varemottak, fordi denne prosessen blir å betrakte som attestasjon. Dette gir også bedre innkjøp ved at det nå blir en mer helhetlig prosess der det fokuseres på at det som blir betalt er i henhold til det som ble levert og som igjen skal være i henhold til det som ble bestilt. (Bjørn André Pedersen, Skedsmo kommune)

Resultatet av å ta i bruk Markedsplassen ehandel.no kan således oppsummeres til:

• Bedre strategisk planleggingsprosess for innkjøp
• Bedre oppfølging og ledelsesforankring for innkjøp
• Økt motivasjon og kommunikasjon knyttet til innkjøp i hele virksomheten
• Økt enighet om felles mål for innkjøp og administrativ effektivisering
• Mer fokus på fakta om egne innkjøp
• Enklere innkjøpsstyring
• Bedre innkjøp
• Mer effektive rutiner og prosesser for innkjøp
• Mer tid til kjerneaktiviteter for brukerne

Ved innføring av elektronisk handel skal brukerne oppleve en forbedring i sin innkjøps­hverdag og få bedre tid til sine primæroppgaver. (Stine Enggrav, Kristiansand kommune)