Gevinster ved Markedsplassen ehandel.no

Det bør være en felles interesse for at offentlige virksomheter tar i bruk elektronisk handel. Både med hensyn til å fremme bruken av elektroniske forretnings­systemer og ikke minst for å sikre at virksomheten har gode og effektive innkjøp. Elektronisk handel og elektroniske forretnings­prosesser er kommet for å bli. Det er ikke et spørsmål om statlige virksomheter skal ta ”e” i bruk, men når.

Formålet er ikke å presse til bruk av Markedsplassen ehandel.no, men å rette fokus mot hvordan flere offentlige virksomheter kan effektiviseres og forbedres ved å ta elektronisk handel og andre elektroniske forretningsprosesser i bruk. Realisering av gevinster er den enkelte virksomhets ansvar. Således er valg av virkemidler for å realisere gevinstene, også virksomhetens ansvar. Men det forutsettes at det finnes en vilje blant offentlige virksomheter til å hente ut gevinstene.

Det er varierende kompetanse og fokus knyttet til innkjøp i offentlige virksomheter. De fleste virksomhetene er klar over at det finnes et relativt strengt regelverk med klare prosedyrekrav for gjennomføringen av innkjøpene, men få er klar over hvilken betydning innkjøpene har for virksomhetens egen ressursbruk. Få eller ingen benytter innkjøpsstyringen som et aktivt virkemiddel i virksomhetens økonomistyring. Årsaken til dette kan være mange, men resultatet er at de færreste har kontroll over sine egne innkjøp. Virksomhetene vet ikke hvor mye de bruker på innkjøp, hvem som bruker disse pengene, hva de bruker dem til eller hvem som drar nytte av dette pengeforbruket. Normalt er innkjøpstyring i staten basert på kontroll av en faktura som ofte kommer etter at de innkjøpte varene og tjenestene er blitt mottatt og forbrukt.

For å få en oversikt over graden av kontroll offentlige virksomheter har med hvordan de benytter sine 315 milliarder årlige innkjøpskroner, kan følgende spørsmål stilles til den økonomi­ansvarlige i hver enkelt virksomhet: Hvor lang tid tar det deg å lage en rapport som viser hvilke varer og tjenester virksomheten har kjøpt inn i år, hvilke ansatte som kjøpte og fra hvilke leverandører det ble kjøpt i fra? De økonomiansvarlige som klarer å fremlegge en slik rapport, vil representere virksomheter som er blant de bedre i staten med hensyn til oversikt over egne innkjøp. Hvis de økonomiansvarlige samtidig klarer å presentere en rapport over hvilket avtaleforhold virksomheten har med leverandøren eller hvilken innkjøpsprosess som er benyttet for å gjennomføre innkjøpet, er virksomheten definitivt blant de beste. Klarer de økonomiansvarlige ikke å hente ut denne type rapporter, har de med stor sannsynlighet et urealisert gevinstpotensial i egen virksomhet knyttet til sine innkjøp.

Markedsplassen ehandel.no – eller bare Ehandel.no – er et resultat av en programsatsing som har hatt til hensikt å øke fokus på innkjøp og å fremme bruken av elektronisk handel i offentlig sektor. Markedsplassen ehandel.no reduserer terskelen for å ta i bruk elektronisk handel betraktelig, og er et tjenestesett for offentlige virksomheter til å realisere sin egen innkjøpsstrategi. Vanlige gevinstområder for de som velger å ta Markedsplassen ehandel.no i bruk er i henhold til dem selv:

• Bruker mindre tid på innkjøp – får mer tid til å gjøre det som er kjerneaktivitetene
• Enklere kontroll – bruker mindre tid til å rette opp feil som gjøres
• Bedre informasjon – har grunnlaget for å framforhandle bedre betingelser med leverandørene

Markedsplassen ehandel.no bidrar til redusert ressursbruk, redusert risiko og bedre styring. Hva den enkelte virksomhet ønsker å oppnå med bruk av Ehandel.no, vil avhenge av hva som er fokus for virksomhetens innkjøpsstrategi og hvilke behov virksomheten har for forbedring og effektivisering. Hvordan gevinstene ønskes realisert og benyttet, vil også være et virksomhetsansvar.

Det er ikke, og vil heller ikke bli, obligatorisk å benytte Ehandel.no eller andre løsninger for elektronisk handel. Men de virksomhetene som velger å ikke ta i bruk Ehandel.no  eller andre løsninger for elektronisk handel, bør kunne forklare hvorfor dette ikke er lønnsomt for virksomheten. De bør også kunne forklare hvilke andre tiltak som er gjennomført eller som planlegges satt i gang for å modernisere og effektivisere virksomhetens innkjøp.