Gjennomføring av forhandlinger

Forberedelse

Et viktig element i forberedelsene er å fastsette en strategi for forhandlingene. Strategien må ta utgangspunkt i det behov anskaffelsen skal dekke og hvilket budsjett oppdragsgiver har for anskaffelsen.

Oppdragsgiver må ha klart for seg på hvilket tidspunkt kontrakten må være inngått, og ut fra det planlegge hvordan tilgjengelig tid best kan utnyttes. At oppdragsgiver har dårlig tid må den imidlertid aldri tilkjennegi overfor leverandørene. Dette er noe leverandørene kan utnytte fordi de vet at oppdragsgiver har hovedfokus på å få avtalen raskt i stand snarere enn at den skal være god for oppdragsgiver. Oppdragsgivers budsjettramme for kjøpet og at det eventuelt foreligger få leverandører er strategisk informasjon som heller ikke må komme frem. Dette kan utyttes av leverandørene ved at de ikke inngir så gode tilbud som de ville gjort dersom de ikke hadde sittet med den strategiske informasjonen.

Oppdragsgiver bør etablere en forhandlingsgruppe som minst bør bestå av en leder og en referent. Eksperter innen relevante fagområder kan og bør tas med ved behov. Før forhandlingene starter må rollen til den enkelte deltaker og spillereglene klargjøres og kommuniseres til alle i forhandlingsgruppen. Kontakt med leverandøren utenom forhandlingsmøtene må begrenses til et minimum, skal fortrinnsvis skje skriftlig og bør gå via forhandlingsleder.

Dersom det har vært gjennomført forhandlinger med leverandøren tidligere, bør oppdragsgiver gå gjennom de erfaringer som ble gjort da, både med tanke på hvordan egen virksomhet og motparten gjennomførte forhandlingene, og resultatet i forhold til de mål som den gang var satt for forhandlingene. Oppdragsgiver bør dra nytte av tidligere erfaringer ved utarbeidelsen av ny forhandlingsstrategi.

Før forhandlingene må alle tilbudene gjennomgås og det må foretas en foreløpig evaluering. For hver leverandør bør man liste opp alle uklarheter (som man tar opp i forhandlingsmøtene), notere alle positive og negative momenter, gi en foreløpig poengsum for hvert tildelingskriterium og lage en prioritert liste over hva som er viktigst å oppnå. Når en foreløpig tildelingsvurdering er foretatt, kan man se hvordan de ulike tilbudene ligger an i forhold til hverandre og hva det bør fokuseres på i forhandlingene.

Hva kan det forhandles om?

Det er lov til å forhandle om alle sider ved tilbudet, se FOA §§11-8(2) og 20-11(8). 
Forhandlingene skal relatere seg til konkurransegrunnlaget og tilbudet. Formålet med forhandlingene er å tilpasse tilbudene til de kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget, og da særlig tildelingskriteriene. Det kan ikke forhandles om absolutte vilkår oppdragsgiver har oppstilt i konkurransegrunnlaget, ettersom det vil være i strid med kravene til forutberegnlighet og likebehandling.
Det går imidlertid en grense for hvor store endringer som kan gjøres i tilbudet. Det må ikke gjøres så store endringer at det ikke lenger dreier seg om samme ytelse som var angitt i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Dersom ytelsen blir vesentlig endret, følger det av kravet til forutberegnlighet og likebehandling at konkurransen må avlyses og kunngjøres på nytt i endret form. Begrunnelsen for dette er at også potensielle leverandører skal få muligheten til å levere inn tilbud på denne ytelsen i endret form.

Dokumentert gjennomføring

Målet med forhandlingene er å inngå en kontrakt som er akseptabel for begge parter gjennom hele kontraktens levetid. Forhandlingene bør derfor åpnes og gjennomføres i en høflig og profesjonell tone. Dersom alt går etter planen, gjennomføres forhandlingene etter den strategien som er utarbeidet.  
Forhandlingene bør omfatte følgende aktiviteter:

• Åpning av forhandlingen og fremlegging av dagsorden og mål for møtet. Gi generell informasjon om hva forventningene er, tidsperspektiv osv. Spør også om leverandørens forventninger slik at det er lik oppfatning av hva som skal skje.
• Utveksling av utfyllende informasjon for å sikre at virksomhet og leverandør har felles forståelse av fakta. Foreta nødvendige avklaringer for å unngå at det oppstår tvil.
• Start med tilbudsbesvarelsen vedrørende selve løsningen (kravspesifikasjonen). Her er det viktig å bruke informasjonen fra den foreløpige tilbudsevalueringen slik at man stiller spørsmål der tilbudet skiller seg fra de andre tilbudene.
• Gjennomgå alle punkter som er beskrevet i kravspesifikasjonen, fokuser på de som er knyttet til tildelingskriteriene. På denne måten blir det enklere og mer forutsigbart når tilbudene i ettertid skal evalueres.
• Gjør leverandøren oppmerksom på hvilke sider av tilbudet oppdragsgiver anser for å være de svakeste.
• Det kan være hensiktsmessig å kommentere positive sider ved tilbudet. Dette kan gi leverandøren en forståelse av hvilke deler av tilbudet man mener er fordelaktige.
• Forhandle på de punktene som er viktige for leveransen.
• Forhandle om pris etter å ha gjennomgått tilbudsbesvarelsen. Det skal alltid bes om bedre pris/betingelser. Her er det viktig å vise til områder hvor leverandøren er svakere enn de andre for å øke muligheten til prisreduksjon.
• Forhandle om administrative betingelser som rutiner, tidspunkt osv. og få frem hva som er ønskelig fra oppdragsgivers side (selv om det skulle være vanskelig å oppnå).
• Ta en oppsummering til slutt, og gjenta hva leverandøren har sagt, eller skal komme med en skriftlig tilbakemelding på.
• Avslutt med enighet om løsningen. Målet må være at forhandlingene skal avsluttes uten at det blir nødvendig med ytterligere avklaringer. Resultatet av forhandlingene må innarbeides i kontrakten.
  
  

Mulig taktikk i gjennomføring av forhandlingene:

• Still spørsmål i stedet for å komme med påstander.
• Bruk de sterke sidene fra de andre tilbudene for i størst mulig grad å oppnå samme resultat. Dette må likevel gjøres uten at det gis konkrete opplysninger om innholdet i de andre tilbudene eller hvilke leverandører det er snakk om.
• Markedsfør oppdragsgiver som kunde, og få frem mulighetene (positive sider) som ligger i å vinne kontrakten.
  
  

Det skal skrives referat fra hvert forhandlingsmøte, hvor alt som kommer frem av relevante opplysninger og eventuelle endringer skal synliggjøres. I tillegg må det fremgå hva leverandørene skal gi tilbakemelding på og hva leverandørene ikke er så gode på, slik at det ikke kommer som noen overraskelse om de ved evalueringen får dårlig score på noen av tildelingskriteriene. Oppdragsgiver bør sørge for at begge partene undertegner referatet fra forhandlingene slik at man unngår at det i ettertid oppstår uenighet om innholdet og hva partene ble enige om. Dersom det ikke er praktisk å få en underskrift på slutten av forhandlingsmøtet, bør referatet sendes leverandøren på e-post for bekreftelse.

Evaluering/oppfølging av egen forhandlingsstrategi

Etter at forhandlingene er avsluttet vil det være hensiktsmessig å oppsummere de erfaringer forhandlingsgruppen har gjort ved å stille følgende spørsmål;

• Hva fungerte bra/mindre bra under forhandlingene?
• I hvilken grad avvek forhandlingsresultatene fra oppdragsgivers mål, og ved avvik, hvorfor oppsto disse?
• Hva har man lært som kan brukes i fremtidige forhandlinger?