Gode forberedelser er halve jobben

NTNU har som universiteter flest flat struktur med utpreget selvstyre og er ofte lite motivert for sentrale forordninger og koordinerende initiativ. Den sentrale innkjøpsavdelingen ved NTNU har likevel lykkes overmåte vel med innføring av ehandel på tvers av hele organisasjonen. Nøkkelen til suksess har vært årelang oppbygging av god innkjøpspraksis basert på bevisste forsøk og endringsprosesser. En solid forsyningsorganisasjon og en levende og dynamisk innkjøpsstrategi er resultatet. Den sentrale innkjøpsavdelingen representerer 6 årsverk fordelt på 7 personer. I samarbeid med brukermiljøene har de et godt grep om rammeavtaler, avropene skjer desentralt, etter hvert også mer i henhold til instruksen som er publiserte på NTNUs hjemmesider. Innføring av ehandel via markedsplassen representerer derfor en videreføring av bevisste endringsprosesser basert på opparbeidet tillit til resultater både sentralt og ute på de forskjellige fakulteter og institutter.

I samarbeid med universitetene i Oslo og Bergen hadde NTNU gjennomført forsøk med innføring av et tradisjonelt innkjøpssystem beregnet på sentralisert innkjøp. Det fungerte bare ikke i en desentral organisasjon. Kompleksiteten ble for stor for en ikke-profesjonell avroper ute på avdelingene, og uten støtte av elektroniske varekataloger fra leverandørene var det vanskelig å få øye på noen konkrete besparelser. Det var derfor en kvalifisert organisasjon som sa ja til å delta som pilotbruker i prosjektet ”Elektronisk markedsplass for det offentlige” fra og med september 2001. Prosjektet ble fra starten av forankret i toppledelsen. Det ble gjennomført informasjonsrunder med ledergruppene på hvert fakultet. Det ble brukt meget tid og ressurser på informasjon, forankring – det lille som var av motstand ble omgjort til aktiv støtte på alle plan.

Solid planlegging av forsøksvirksomhet, opplæring og utrulling ble gjennomført med støtte fra det sentrale prosjektet. Det ble gjennomført intensive workshops med MA-avdelingen og utvalgte sluttbrukere. Drillingen var omfattende og detaljerte og stramme pilotplaner ble fullt til punkt og prikke. I ettertid er det klart at denne disiplinen, koblet med den synlige prioriteringen og ressurstilgangen som ble prosjektet til del, har mye av æren for at innføringen har gått så bra.

NTNU har besluttet at markedsplassen med tilhørende innkjøpsløsning etter hvert skal bli innkjøpssystem for alle innkjøp. De ser at tilknytningen av nye avtaleleverandører og utvidelsen av brukere er selvforsterkende. NTNU jobber bevisst for å inkludere alle aktuelle leverandører, også ”røde” leverandører med fritekstkjøp uten avtaler. Integrasjon mot økonomisystemet er planlagt gjennom et nytt system for fakturabehandling. Gradvis realiseres gevinster i hele innkjøpskjeden. Avropsprosessene er allerede lang mer strukturerte og rasjonelle, avtalelojaliteten forbedres fortløpende. Overgang til ny avtaleleverandør går raskt og smertefritt og tar ikke et helt år som var vanlig tidligere. Med det nye systemet for fakturabehandling og arbeidsflyt forventes vesentlige besparelser og bedre rutiner for avvikshåndtering.