Hvordan kalkulere gevinstpotensialet ved ehandel for min virksomhet?

Ehandelsprogrammet har utarbeidet en veileder for hvordan man kan gå frem for å finne ut om elektronisk handel er lønnsomt  for min virksomhet. Denne veilederen som heter ”Veileder for forprosjekt” ligger fremme på www.ehandel.no under siden informasjon for kjøpende virksomheter og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag

For å kunne lage et godt beregningsgrunnlag, må virksomheten klare å få frem følgende informasjon:

• Totale utgifter i løpet av et år og da spesielt alle innkjøpskostnadene
• Oversikt over varer og tjenester som er kjøpt inn
• Hvilke varer og tjenester blir kjøpt fra hvilke leverandører
• Hvor mye blir totalt brukt på hver vare og tjenestegruppe
• Hvor mye blir brukt hos hver leverandør
• Hvem/hvilke enheter er det som står for innkjøpene
• Hvilke avtaleforhold har vi med de ulike leverandørene
• Antall transaksjoner/faktura på ulike vare og tjenestegrupper
• Antall transaksjoner/faktura pr leverandør
• Antall transaksjoner/faktura pr kjøper/kjøpende enhet

De færreste statlige virksomheter vil kunne klare å få frem et slikt informasjonsgrunnlag, noe som i seg selv skulle indikere at det er et forbedringspotensiale i virksomheten. Videre er det ikke alle gevinster som lar seg realiserer i kroner og øre. For eksempel hvor mye er det verdt at en sykepleier kan halvere sin ressursinnsats på innkjøpsarbeid og doble innsatsen på direkte pasientpleie? Det er sikkert noe å hente på redusert overtid og redusert bruk av vikarer. Men dersom to minutter kortere arbeidsoppgave benyttes til to minutter lengre pause, er det da noen gevinst?

Som tidligere nevnt er det virksomheten selv som må ta ansvaret for å realisere gevinster og det er virksomheten selv som må velge hvordan disse gevinstene skal taes ut. På bakgrunn av erfaringer som er blitt gjort i Ehandelsprogrammet og i tilsvarende prosjekt andre steder, er det vanlig å trekke frem følgende gevinster ved å ta i bruk elektronisk handel:

• Statlige innkjøp i Norge blir bedre, billigere og enklere ved å ta i bruk Markedsplassen ehandel.no. Gevinstpotensialet bør være mellom 1 og 5,2 milliarder der største del av gevinsten kan realisere gjennom enklere fakturabehandling og bedre priser på innkjøpene. Ehandelsprogrammet estimater er en gevinst på rundt 2 % av totale innkjøp ved å ta i bruk Markedsplasen ehandel.no

• Information Society Commission i Irland, estimerte i april 2002 at gevinsten av å implementere elektroniske innkjøp i det offentlige var årlig 175 millioner euro eller 2% av de totale offentlige innkjøp.

• Nyere studier som har gjort innen den Irske helsesektoren signaliserer besparelser på rundt 4,5 % og staten California beregnet kostnads­reduksonen til å bli 200 millioner dollar fra et totalt forbruk på 4 milliarder dollar - dvs ca 5 %

• Benchmark Research Company fant ut at 60 % av de største og beste bedriftene hadde realisert besparelser på mellom 10 og 15 prosent i innkjøpsbudsjettet ved å bruke elektroniske innkjøpssystem.

• En undersøkelse hos Stanford University i 2002 viste en gjennomsnittlig besparelse mht til transaksjonskostnaden for innkjøp på hele 42 prosent ved å ta i bruk elektroniske innkjøpsløsninger.

• Dun&Bradstreet har beregnet en 3-8% besparelse av totale innkjøpskostnader ved en effektiv bruk av et system som gir god innkjøpsinformasjon

• Essex County Council fant en gevinst på 9 % ved å ta i bruk IDeA Marketplace

• Aberdeen group har rapportert en potensiell gevinst på 2-12 % av totale innkjøp dersom det er en aktiv kostnadsstyring og effektiv bruk av innkjøpsinformasjonen

Gevinstområdene veilederen for forprosjekt hjelper til med å identifisere er både indirekte og direkte gevinster samt kvalitative og kvantitative. De sentrale spørsmålene og svarene veilederen hjelper til med er:

• Hvordan kan vi kutte ned på tidsbruken med hensyn til bestillingsprosessn og hvilke konsekvenser vil dette ha for ressursbruken? Hvordan kan vi effektivisere fakturabehandlingsprosessen og hvilke effekter har dette for virksomheten?

• Hva kan virksomheten spare ved flere og mer effektiv bruk av rammeavtaler? Hvordan kan innkjøp reorganisers for å sikre bedre innkjøp?

• Hva er konsekvensene av at det blir gjort færre feil i innkjøpsaktivitetene og at vi får bere kontroll med innkjøpene?