Oppbevaring av dokumenter

Alle dokumenter i anskaffelsesprosessen, anskaffelsesprotokoll, konkurransegrunnlag, eventuelle forespørsler om å få delta i konkurranse, innkomne tilbud, evalueringer, interne notater, møtereferater, korrespondanse mv. bør oppbevares og arkiveres samlet hos oppdragsgiver. Mange av de nevnte dokumenter er arkivpliktige i hht arkivlovginingen. Det er viktig at det opprettes et saksnummer i arkivsystemet med en gang anskaffelsen fører til korrespondanse, slik at alle arkivverdige dokumenter registreres. Hvis all dokumentasjon finnes på saken i arkivet, vil det lette arbeidet med å finne frem dokumentene ved eventuelle klager fra leverandører, ved revisjonsgjennomgang eller som erfaringsbakgrunn neste gang en lignende anskaffelse skal gjennomføres. Anskaffelsesprotokollen skal oppbevares i minst fire år og skal på anmodning utleveres til EFTAs overvåkingsorgan ESA.