Skaff kontroll over innkjøpene!

Har virksomheten til enhver tid oversikt over påløpte forpliktelser?

De aller fleste må svare nei på dette spørsmålet fordi de fleste bestillinger fortsatt skjer pr. telefon, epost eller bruk av leverandørens hjemmesider. Utfordringen i et budsjettperspektiv er at disse bestillingsformene ikke gir noen løpende og samlende oversikt over påløpte forpliktelser. Poenget er at kommuneledelsen må gjøre et valg. Ønsker de å ha kontroll og oversikt over påløpte forpliktelser når de pådras? Hvis ledelsen ønsker å skaffe seg dette må de tilby samtlige rekvirenter et verktøy hvor alle bestillinger registreres i forkant. Først når alle rekvirenter registrerer alle bestillinger kan ledelsen si at de har skaffet seg kontroll og oversikt over påløpte forpliktelser.

Effektivisering ved gjenbruk av informasjon

En fellesnevner for de manuelle bestillingsformene er at ikke gir rekvirenten noen incentiver med hensyn til dobbeltarbeid ved eksempelvis kontering og fakturahåndtering. Poenget er å registrere bestillinger med de betingelser som finnes i kommunens rammeavtaler, legge på korrekt kontering og eventuelt få den internt godkjent før den sendes til leverandøren. Deretter kan denne informasjonen gjenbrukes ved varemottak, fakturahåndtering, regnskapsføring og til statistikkformål.

Etter hvert har flere virksomheter oppnådd besparelser ved innføring av elektronisk fakturahåndtering, men dette løser ikke utfordringer knyttet til behov for kontroll før virksomheten har pådratt seg en økonomisk forpliktelse eller i forhold til dobbeltarbeid og avvikshåndtering. Effekten blir mye større hvis fakturahåndteringsløsningen kombineres med et bestillingsverktøy. Satt på spissen: Hva er vitsen med å scanne en faktura eller motta en efaktura og sende denne rundt i organisasjonen (riktignok på en mer effektiv måte enn ved papirombæring) dersom rekvirenten ikke husker hva som ble bestilt på telefon eller det viser seg at vedkommende ikke hadde fullmakt eller budsjett til å gjøre kjøpet?

Ved å registrere alle innkjøp blir virksomheten herre i eget hus med tanke på statistikk og informasjon til bruk ved konkurransegjennomføring. Det er en strategisk svakhet at leverandøren vet mer om kommunens forbruk enn den som forvalter rammeavtalene. Mange innkjøpere starter i dag innkjøpsprosessen med utgangspunkt i leverandørgenerert statistikk over eget forbruk. Ved registrering av varemottak er virksomheten faktisk også i stand til å måle om leverandøren yter den leveringstid som er avtalt i rammeavtalen.

Øke lojalitet til inngåtte avtaler

Det viktigste incentivet for å registrere alle innkjøp er mulighetene dette gir for å følge opp lojaliteten til inngåtte avtaler i virksomheten. Dersom innkjøperne har gjort jobben sin ved avtaleinngåelse, vil økt bruk av inngåtte avtaler gi direkte besparelser. Begrepet avtalelojalitet kan forstås på forskjellig vis, og det synes å være en del uklarheter omkring hva som skal ha fokus når avtalelojalitet skal måles. Det er etter mitt syn viktig å dele avtalelojalitetsbegrepet i tre elementer:

• Leverandørlojalitet; som er kjøp fra avtalt leverandør
• Kontraktslojalitet; som er kjøp i henhold til avtalte vilkår
• Produktlojalitet; som er kjøp av avtalte produkt

Elementene er gjensidig avhengig av hverandre på den måten at det hjelper lite med en høy leverandørlojalitet hvis kontraktslojaliteten og produktlojaliteten er lav. Det er en betydelig utfordring å sikre god avtalelojalitet med dagens manuelle bestillingsmetoder. Erfaringene fra Ehandelsprogrammet gav indikasjoner på at lojaliteten overfor inngåtte avtaler kunne være så lav som 20 – 30 %, selv i kommuner som hadde et rimelig sterkt fokus på innkjøp. Det er imidlertid både vanskelig og farlig å generalisere avtalelojalitet. Overfor kommuner som ikke systematisk registrerer sine innkjøp våger jeg likevel den påstand at ingen har en samlet avtalelojalitet på mer enn 70 % på sin rammeavtaleportefølje, men fakta og dokumentasjon på at jeg eventuelt tar feil mottas med stor interesse.