Avtaleinngåelse og implementering av ny avtale hos offentlig virksomhet

Fordelen for en leverandør ved at den offentlige kjøperen benytter et elektronisk innkjøpssystem er mange. Ved at de har kontroll på sine prosesser, vil en implementering av en avtale gå raskere og med en vesentlig lavere implementeringskostnad for leverandøren.

• Elektronisk katalog tilgjengliggjøres for innkjøpere ved avtalt dato og konkurrentens katalog fjernes.
• Leverandør trenger ikke et stort salgsapparat for å informere innkjøpere i den offentlige virksomheten om den nye avtalen. Informasjonsbæreren vil være offentlig virksomhets innkjøpssystem samt interne hjemmesider. Dette vil slå meget positivt ut spesielt for små leverandører som ikke har like store ressurser som de store leverandørene.

Besparelser gjennom elektronisk katalog:

• Papirkatalog medfører begrensninger for endringer i sortiment og er lite fleksibel i forhold til en elektronisk katalog som kan endres kontinuerlig via leverandørens system.
• Restopplag av en utdatert papirkatalog må kastes, og det utgjør en kostnad samt en miljøkonsekvens da papirkataloger lages av trær.
• Transport av en papirkatalog til avroper er kostnadskrevende og miljøbelastende.
• En elektronisk katalog kan benyttes i ulike medier og kan være en markedsføringsmulighet for leverandører, spesielt for små leverandører som kan nå utover sitt primærmarked med enkle hjelpemidler.
• En elektronisk katalog kan også benyttes på leverandørens egne internettsider eller systemer.
• En god elektronisk katalog er med på å øke avtalelojaliteten og reduserer lekkasjer til konkurrenter.
• Ved at leverandøren innføres i elektronisk handel, kan dette medføre en kompetanseheving av leverandørens personell som kan medføre at konkurransekraften styrkes.

Besparelser gjennom elektronisk bestillingsprosess:

Besparelsen for leverandører er å kunne motta og sende elektroniske meldinger via én kanal til flere offentlige virksomheter samt kunne dokumentere dette. Offentlige virksomheter som benytter denne kanalen, vil slippe å bestille via flere kanaler, som telefon, fax eller besøk i leverandørens utsalg, som krever at leverandør må bemanne alle disse mulige bestillingskanalene som igjen er ressurskrevende.

Mottakskanalene er tilrettelagt for alle typer leverandører, både små og store.
Ved at kommunikasjonen går raskt og sikkert via én kanal vil oppgjøret kunne skje raskere. Mange små leverandører er avhengig av et raskt og stabilt oppgjør fra de offentlige kjøperne for å redusere behovet for en stor produksjonskapital.

Redusert risiko feilleveranser, som påfører både kjøper og leverandør kostnader i form av returtransport og tilbakebetaling, vil bli redusert.