E-handelsidentifikatorer

Målet med dette dokumentet er å få offentlige virksomheter til å sikre at riktig innhold kommer på ordre og faktura.

Med riktig innhold menes i denne sammenheng bruk av unike identifikatorer på:

• Virksomhet
• Bestiller
• Leveringsadresse
• Fakturaadresse

Vi forutsetter at varemottaker har attesteringsmyndighet.

De unike identifikatorene må kunne vedlikeholdes sentralt i den offentlige virksomheten. Identifikatorene må sendes i spesifiserte felt for å sikre at alle parter i den elektroniske prosessen kan ha ett integrasjonsoppsett som sikrer en trygg og forutsigbar automatisert elektronisk behandling.

Ordre:

Målet med dette dokumentet er å få offentlige virksomheter til å sikre at riktig innhold kommer på ordre og faktura.

Med riktig innhold menes i denne sammenheng bruk av unike identifikatorer av:

• Virksomhet
• Bestiller
• Leveringsadresse
• Fakturaadresse

Vi forutsetter at varemottaker har attesteringsmyndighet.

De unike identifikatorene må kunne vedlikeholdes sentralt i den offentlige virksomheten. Identifikatorene må sendes i spesifiserte felt for å sikre at alle parter i den elektroniske prosessen kan ha ett integrasjonsoppsett som sikrer en trygg og forutsigbar automatisert elektronisk behandling.

Ordre:
Bestillende virksomhet skal identifiseres med organisasjonsnummer.

Alle som skal defineres som bruker i innkjøpssystemet, må kunne identifiseres med en unik identifikator. Innkjøpssystemet bør kunne ivareta denne typen informasjon.

Mulige identifikatorer kan være:

• GLN (Global Location Number) (for mer informasjon se "Veileder")
• Brukeridentifikasjon
• Ressursnummer
• Ansattnummer
• Ev. annen entydig maskinlesbar identifikasjon

Ved eventuelle manuelle bestillinger SKAL identifikator oppgis.

Leveransested:

Om mulig må kjøper kartlegge alle sine leveransesteder for fysiske leveranser og knytte en unik identifikator til dette stedet.

Mulige identifikatorer kan være:

• GLN (Global Location Number)
• Ev. annen entydig numerisk maskinlesbar identifikasjon

Leveransestedet må knyttes opp mot den/de i innkjøpsorganisasjonen som skal bestille varer/tjenester til dette stedet.
Innkjøpsorganisasjonen eller andre som har administrasjonsansvar, må vedlikeholde alle leveransesteder og knytte identifikatorer mot disse samt varsle berørte parter om endringer enten selv eller gjennom tredjepart.

Faktura:
Adressering av fakturaen gjøres på to nivåer. Disse nivåene er viktige for at fakturaprosessene skal fungere optimalt for den offentlige virksomheten.

Nivå 1 er adressering av hvor faktura til den offentlige virksomheten skal  leveres.
Nivå 2 er adresseringen internt i den offentlige virksomheten, og den gir mulighet for å rute dokumentet direkte til den som skal behandle fakturaen.

På nivå 1 for adressering av virksomheten skal man benytte organisasjonsnummer til mottaker utstedt av Brønnøysundregistrene:

For Difi: 991 825 827

No og MVA skal ikke være en del av organisasjonsnummeret.

På nivå 2 er det opp til mottaker å påse at leverandør benytter riktig identifikasjon; det er ingen obligatoriske ID-er som må benyttes. Difi anbefaler:

• Ansattnummer
• Navn på mottaker
• Avdelingsnummer
• GLN-nummer
• Eventuelt annen entydig maskinlesbar kode.

Det er viktig at innkjøper oppgir dette til leverandør, og at innkjøper kan behandle mottak av dokumenter automatisk basert på oppgitt ID.

Navngiving av nivå er:

Nivå 1 = AccountingCustomerParty /Party/PartyLegalEntity/CompanyID
Nivå 2 = AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID

Bestillende virksomhet skal identifiseres med organisasjonsnummer.

Alle som skal defineres som bruker i innkjøpssystemet må kunne identifiseres med en unik identifikator. Innkjøpssystemet bør kunne ivareta denne type av informasjon.

Som mulige identifikatorer kan være:

• GLN (Global location number) (for mer informasjon se "Veileder")
• Brukerident
• Ressursnummer
• Ansattnummer
• Evt annet entydig maskinlesbar identifikasjon

Ved eventuelle manuelle bestillinger SKAL identifikator oppgis.

Leveransested:

Om mulig må kjøper kartlegge alle sine leveransesteder for fysiske leveranser å knytte en unik identifikator til dette stedet.

Som mulige identifikatorer kan være:

• GLN (Global location number).
• Evt annet entydig numerisk maskinlesbar identifikasjon.

Leveransestedet må knyttes opp mot den/de i innkjøperorganisasjonen som skal bestille varer/tjenester til dette stedet.
Innkjøpsorganisasjonen eller andre som har administrasjonsansvar må vedlikeholde alle leveransesteder og knytte identifikatorer mot disse og varsle berørte parter om endringer enten selv eller gjennom tredjepart.

Faktura:
Adressering av fakturaen gjøres på to nivåer. Disse nivåene er viktig for at fakturaprosessene skal fungere optimalt for den offentlige virksomhet.

Nivå 1 er adressering av hvor faktura skal leveres til den offentlige virksomhet.
Nivå 2 er adresseringen internt i den offentlige virksomhet og den gir mulighet for å rute dokumentet direkte til den som skal behandle fakturaen.

På nivå 1 for adressering av virksomheten skal man benytte organisasjonsnummer til mottaker utstedt av Brønnøysundregistrene:

For Difi: 991 825 827

No og MVA skal ikke være en del av organisasjonsnummeret.

På nivå 2 er det opp til mottaker å påse at leverandør benytter riktig identifikasjon, det er ingen obligatoriske id-er som må benyttes. Difi anbefaler:

• Ansattnummer
• Navn på mottaker
• Avdelingsnummer
• GLN nummer
• Eventuelt annen entydig maskinlesbar kode.

Det er viktig at innkjøper oppgir dette til leverandør og at innkjøper kan prosessere mottak av dokument automatisk basert på oppgitt ide.

Navngiving av nivå er:

Nivå 1 = AccountingCustomerParty /Party/PartyLegalEntity/CompanyID
Nivå 2 = AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID