Elektronisk handel
Elektronisk handel
Gevinster
Korleis innføre e-handel
Støttetjenester fra Difi
Verktøy for konkurransegjennomføring (KGV)
Standardisering
Artikkel
Elektronisk handel
Elektronisk handel (e-handel) er å bruke elektroniske verktøy i planleggingen, gjennomføringen og oppfølgingen av et kjøp av en vare eller tjeneste. E-handel dreier seg om å ta i bruk ulik programvare dels internt i virksomheten og dels mellom virksomheten og eksterne leverandører.
Regjeringen legger stor vekt på at det offentlige skal ta i bruk elektroniske verktøy ved innkjøp. Det gir en mer effektiv offentlig sektor. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er gitt i oppdrag å legge til rette for en økt satsing på e-handel. I avtaler som inngås etter 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk.
Er du en statlig virksomhet og er regnskapskunde av Direktoratet for økonomistyring (DFØ), tilbyr DFØ sine kunder å ta i bruk Ehandelsplattformen til Difi. Her kan du lese mer om DFØ sine tjenester.
Standardisering
En sentral forutsetning for vellykket bruk av elektroniske verktøy er standardisering. Det er her effektiviseringsgevinstene ligger. Vi snakker da om en standardisering av arbeidsprosessene som utføres fra start til mål – fra et nytt kjøp eller ny avtale forberedes til kjøpet eller avtalen er avsluttet. I offentlig sektor er det tre områder som egner seg til å standardisere i elektroniske verktøy: konkurransegjennomføring, ordrehåndtering og fakturahåndtering. Nedenfor er en gjennomgang av disse.
- Konkurransegjennomføring: Gjennomføring av anskaffelsen omfatter utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kunngjøring, leverandørvalg og kontraktsinngåelse. I et elektronisk verktøy vil alt fra anskaffelsesprosedyre, kvalifikasjons- og tildelingskriterier, dokumentasjonskrav, kravspesifikasjon, kontrakt, gjennomføringsmodell og tidsplan kunne håndteres. Gjennom Difi kan du få gode tilbud på konkurransegjennomføringsverktøy, da Difi har inngått parallelle rammeavtaler med to leverandører med relativt like verktøy som offentlige virksomheter anbefales å benytte.
Krav til leverandørene om elektronisk handel: Det er i konkurransegjennomføringen du stiller krav til dine leverandører om deltakelse på Ehandelsplattformen og ber om gode elektroniske kataloger basert på sortimentet du avtaler i kontrakten. Til hjelp har Difi utarbeidet Samhandlingsavtalen for å sikre elektroniske aktiviteter som kataloghåndtering, ordrehåndtering og fakturahåndtering. For å oppnå god innkjøpsopplevelse er det viktig å stille klare krav til leverandørmarkedet og ha presise vare- og tjenestekataloger som fremstiller produktene på en god måte.
- Ordrehåndtering: Når avtale er inngått, starter selve kjøpsprosessen med bestilling (avrop), ordrebekreftelse og leveringsdokumenter, mottakskontroll, faktura og betaling. Prosessen er lik enten det er enkeltkjøp eller rammeavtalekjøp – gjerne basert på kataloger. En integrering med eller et egnet grensesnitt til virksomhetens økonomisystem er nødvendig dersom man skal få full nytte av e-handelbruken.
- Fakturahåndtering: Elektronisk faktura er en faktura i en omforent strukturert form som transporteres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker, og som kan viderebehandles maskinelt hos fakturamottaker. (NS 4175:2008.) E-post eller PDF regnes ikke som en elektronisk melding innenfor denne definisjonen. Elektronisk fakturabehandling sikrer oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.
Miljø
E-handel gir miljøgevinster samtidig som din virksomhet får en bedre miljøprofil.
Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) har miljøeffekter – både positive og negative. Disse omtales ofte som 2 %- og 98 %-effektene.
2 % henviser til at IKT forårsaker 2 % av klimautslippet, mens 98 % henviser til resten av klimabelastningen som IKT kan bidra til å redusere. E-handel bidrar positivt til både 2 % og 98 %.
I tillegg vil din virksomhet spare tid og ressurser på ikke-manuell håndtering av dokumenter, og vil i stedet kunne bruke tid på kontroll, oppfølging og kunderettet arbeid.
Les mer om miljøgevinster i utdypende beskrivelse nedenfor, eller les om EUs krav til effektiv energiforbruk i datasentre, "Code of conduct" i lenken nede til høyre.
For å ta de negative effektene på 2 % først: IKT krever strøm som i seg selv bidrar negativt til miljøet. Ved IKT-anskaffelser bør man derfor stille krav til tjenesteleverandøren om å ta miljøhensyn i driften. Det betyr at leverandøren må forplikte seg til å innføre tiltak for å effektivisere energiforbruket i sine datasentre. EUs ”Code of conduct” beskriver krav som kan stilles og kreve at leverandøren rapporterer på i oppfølgingen av avtalen. Les mer i lenken nede til høyre.
Men det viktigste er at e-handelsløsningen bidrar til å redusere miljøbelastningen.
Bestillingene: Redusert papirbruk og postforsendelser. En gjennomsnittlig papirbestilling forårsaker et utslipp på 240 gram CO2. Det kan høres lite ut, men når det ganges med 350 000, blir det 84 tonn klimautslipp (dvs. CO2-ekvivalenter). Ved siden av dette blir det redusert forurensning fra transport og behov for mindre plass til arkivering, sortering osv.
For det samme utslippet kan du kjøre bil Oslo– Trondheim 660 ganger.
Katalogene: Papirkatalogene kan fjernes. Ikke med en gang, vi er nok vant med å bla gjennom de glansede sidene. Det samme gjaldt telefonkatalogene, men de er (nesten) borte. Etter hvert kommer vi til å foretrekke å slå opp i intelligente elektroniske kataloger. Vi får oppdatert produktinformasjon. Vi får gode bilder av produktene. Det blir lettere å sammenligne, og vi kan gå rett fra katalog til bestilling. En katalog på 200 sider forårsaker 14 kg klimautslipp. For 63 offentlige innkjøpere med 50 kataloger per år blir det 44 tonn klimautslipp.
For det samme utslippet kan du ta tog Oslo–Stockholm 1167 ganger.
Fremme grønne produkter: Ehandelsplattformens nye mal for produktkataloger gir mulighet for å legge inn miljøinformasjon for produkter. Dette betyr ikke at miljøvennlige valg tas, men det betyr at grønne alternativer blir mer synlige, og at bestilleren kan velge grønt.
Dette forutsetter at innkjøpssystemet til den offentlige virksomheten kan importere miljømerkene og vise dem for bestiller. På sikt jobber Difi, via Ehandelsplattformen, for at man kan måle innkjøpsadferd når det gjelder produkter med og uten miljømerker.
Valget blir fremdeles bestillerens.
Elektronisk faktura: Elekronisk sending og mottak av faktura, kreditnota og purring vil spare miljøet for papir og forsendelse av dokumenter med postens fly- og biltransport.
CO2-utslippene vil bli mindre, og mengden papiravfall redusert.
Det offentlige har i dag ca. 25 millioner fakturaer pr. år som vil kunne bli sendt elektronisk.
Dette er den reelle miljøgevinsten pr. år hvis alle fakturaene blir elektroniske:
Vannforbruket reduseres med 30 millioner liter
10 000 færre trær må hugges.
CO2-utslippet reduseres med 8 550 tonn (papir: 5250 tonn + forsendelse: 3300 tonn).
Vi unngår det årlige utslippet fra 2 830 personbiler.