Gevinster i form av bedre, enklere og sikrere innkjøp. I et nøtteskall oppsummerer dette hvorfor offentlige virksomheter skal gå i gang med elektronisk handel. Selve innkjøpsprosessen blir bedre og enklere ved at den blir standardisert ut fra erfaringer. Den blir sikrere ved at elektroniske verktøy bidrar til bedre arkivering og sporbarhet. Avtaleprisene og -vilkårene kan bli gunstigere, og faren for å havne i KOFA reduseres vesentlig.
Forutsetningene for å kunne ta ut gevinster er følgende:
- Virksomheten har satt seg realistiske mål for gevinstrealisering.
- Oppfølgingen underveis er systematisk og basert på gode analyser
- Gevinstoppfølgingen i etterkant følger omforente planer
Nedenfor beskrives nærmere noen mulige gevinstområder.
Reduserte kostnader knyttet til effektiv arbeidsform
Manuell gjennomføring av en innkjøpsprosess, deriblant manuell bestilling, fakturahåndtering og utbetaling, koster i form av arbeidstimer. Senter for statlig økonomistyring (SSØ) gjorde i 2008 en beregning som viste at en liten offentlig virksomhet med 2000 fakturaer årlig kunne spare 120 000 kroner, en stor med 50 000 fakturaer tre mill. ved elektronisk fakturabehandling (”Samfunnsøkonomisk analyse av krav om elektronisk faktura”, febr. 2008).
Avtalelojalitet og bedre priser og vilkår
En leverandør kan gi bedre priser og vilkår dersom kjøperen gjennomfører tiltak som sikrer at det blir så å si ingen kjøp av avtaleproduktene utenfor avtalen. Elektronisk handel bidrar til økt avtalelojalitet fordi det rett og slett blir vanskeligere å få honorert kjøp utenfor avtalen dersom mottatt vare eller tjeneste skal matche elektronisk ordre etter avtalen. ”Synderne” avsløres!
Indirekte kostnadsbesparelser
Det koster mye for en tilbyder å utvikle tilbud, passe på at alt er med på rett måte osv. Elektroniske verktøy bidrar til forenkling og standardisering i arbeidsoppgavene.
Oppbygging av kunngjøring og utarbeidelse av konkurransegrunnlagsdokumenter blir mer gjenkjennelige og lettere å forholde seg til. Likeledes gjør et system med elektronisk ordremottak, leveranseregistrering, lagerstyring, utfakturering og innbetalingsregistrering at leverandøren slipper det manuelle arbeidet med denne kontrolloperasjonen. Arbeidsoppgavene kan integreres i et ERP-system (Enterprise Resource Planning, dvs. programvare som støtter opp om produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi. ERP er en beskrivelse av kvaliteten på integrasjonen mellom områdene.)
Sammen med økt avtaleomsetning åpner dette for gunstigere priser og vilkår fra tilbyder. Forenkling i seg selv stimulerer dessuten til økt konkurranse, spesielt blant mindre bedrifter som ikke har kapasitet til å delta når det blir for omfattende og komplisert å være med.
Elektronisk auksjon
I noen tilfeller kan elektronisk auksjon være aktuelt. Leverandørene er ikke udelt begeistret for denne metoden, fordi deres marginer utsettes for et sterkere press enn for eksempel under forhandlinger. Offentlige oppdragsgivere som har benyttet den, rapporterer om betydelige prisreduksjoner.
Bedre regeletterlevelse
De elektroniske verktøyene er bygget opp slik at de gir brukeren økt trygghet for at regelverket følges. En klagebehandling koster tid og penger, ikke bare for selve prosessen, men også for eksempel det at en planlagt leveranse lar vente på seg. De nye sanksjonene som kommer etter hvert, vil gjøre at alvorlige regelbrudd kan bli hardt straffet. I lys av dette kan investeringer i en helelektronisk innkjøpskjede vise seg som en rimelig forsikring og trygg forvaltning.
Grunnlag for nye avtaler
Funksjoner i det elektroniske verktøyet som gir statistikk, leverandørregister og lignende, danner for øvrig et bedre grunnlag for vurderinger av nye avtaler eller avtalerevisjoner. En oppdragsgiver får da ut ganske nøyaktig hvor mye som er kjøpt når og til hvilken pris, hva som er kjøpt og av hvem, ledetider, leveringsdyktighet osv. Alt sammen gir grunnlag for valg av leverandører ved senere avtaler. Likeledes kan innkjøpsfunksjonen ved hjelp av god statistikk i større grad øve innflytelse på strategiske, overordnede valg i virksomheten.