Innføringen av elektronisk verktøy har bakgrunn i et behov for endring. Det elektroniske verktøyet skal bidra til en ønsket endring og forbedring, men verktøyet alene vil ikke gi endringer. Et endringsprosjekt krever felles forståelse i organisasjonen for hva som skal endres.
Som et resultat av dette lanserer vi nå en nettside med veiledning for innføring og drift av vellykkete e-handelsprosjekter, Prosjektveiviseren.no.
Aktiviteter for å lykkes med innføring eller forbedring av e-handel
For å få til et godt endringsprosjekt anbefaler vi følgende aktiviteter:
Aktivitet 1: Beskriv behovet for endring og forbedring
Lag en kort beskrivelse av bakgrunnen for at det skal innføres en elektronisk løsning eller settes i gang en revitalisering av elektroniske innkjøpsprosesser i virksomheten.
Aktivitet 2: Kartlegg dagens situasjon
En beskrivelse av nå-situasjonen er viktig for å kunne si noe om forbedringspotensialet. Den er også viktig med tanke på å måle i etterkant om tiltakene man satte inn, faktisk hadde noen effekt. Bruk av prosesskart som visuelt verktøy kan være nyttig for å få en entydig beskrivelse av dagens situasjon og for å utarbeide forslag til en fremtidig situasjon.
Aktivitet 3: Beskriv ønsket situasjon og utarbeid tiltak
En beskrivelse av ønsket situasjon eller fremtidig situasjon gir en spesifikasjon av hva som må til for at man skal nå målsettingen i prosjektet. Det innebærer at man setter seg detaljerte mål for prosjektet. Her skiller man mellom effektmål og resultatmål og bestemmer hvordan man kan vurdere om man faktisk oppnår målene. I tillegg skisserer man hindringer og drivkrefter for å nå de ulike målene samt gjør en vurdering av kostnader og gevinster.
Etter hvert som målene blir klare, vurderes risiko for måloppnåelse og deretter utvikler man tiltak for å sikre måloppnåelse.
Aktivitet 4: Identifiser interessentene
Ved utarbeidelsen av ønsket situasjon og konkretisering av mål og gevinster er det viktig å identifisere hvem som kan påvirke eller blir påvirket av utfallet avendringen. Vi anbefaler derfor å gjennomføre en interessentanalyse som bevisstgjør prosjektet om hvem de ulike interessentene er, hvilken motstand de utgjør, eventuelt hva de kan bidra med, og ikke minst hvilken informasjon de har behov for.
Aktivitet 5: Utarbeid kommunikasjonsplan
Ethvert endringsprosjekt er avhengig av god og riktig kommunikasjon for å oppnå best mulig resultat. Utfallet av en interessentanalyse danner bakgrunnen for en kommunikasjonsplan. I denne planen beskriver man hvem som trenger målrettet informasjon, hvordan og hvorfor man skal kommunisere med ulike interessenter, samt kostnader forbundet med kommunikasjonen.
Aktivitet 6: Utarbeid og kommuniser handlingsplan
Etter at en har beskrevet forventede gevinster (og angitt hva det koster å oppnå disse), må en sikre at det arbeides målrettet med å hente ut de forventede gevinstene. Dette gjøres ved at man utarbeider en handlingsplan. Denne planen bør gi konkrete personer spesifikt ansvar for at de enkelte gevinster realiseres. Samtidig bør planen vise ansvarlige personer hvordan de skal følge opp at de forventede gevinstene blir realisert, og hvordan de kan vite når en gevinst er realisert.
Aktivitet 7: Sørg for forankring
En plan eller en analyse har kun begrenset verdi dersom de som skal sørge for at gevinstene realiseres, ikke har noe ”eierskap” til den. Det gjelder både øverste virksomhetsledere som har det overordnete ansvaret, men også fagansvarlige som gjerne har det operative ansvaret. Det er derfor svært viktig at disse involveres på riktig tidspunkt i prosessen. De ansvarlige må være innforstått med og enige i gevinstoppfølgingsplanen. De må få tilstrekkelig informasjon til at de kan følge opp sine ansvarsområder.
Aktivitet 8: Følg opp og korriger underveis
Ulike forhold kan gjøre det nødvendig å korrigere handlingsplanen underveis. I fanene ovenfor er det gitt en beskrivelse av ulike forhold. Disse områdene kan endre seg underveis i et prosjekt, eller tiltak som er gjennomført, har ikke bidratt til ønsket endring og forbedring. Da er det nødvendig å korrigere aktivitetene i prosjektet eller i en handlingsplan for ordinær drift. Forutsetningen for å få til dette er at prosjektet eller driften følges opp systematisk og er gjenstand for evaluering. Det anbefales at disse aktivitetene følger det ordinære styringssystemet i virksomheten.