En fakturaportal har til intensjon å hjelpe små bedrifter og mikrobedrifter som skal fakturere offentlige virksomheter, og hvor bedriften selv ikke har fakturasystem.
Leverandøren skriver fakturaen direkte i en portal der den sendes direkte til mottaker.
29.september 2011 var det et dialogmøte vedrørende fakturaportaler arrangert av Difi og FAD.
Dialogen endte med at det er private aktører som på eget initiativ tilbyr løsninger for fakturautstedere.
Web fakturaportaler som finnes, klikk her
Krav til den som benytter webfakturaportal - se "Utdypende beskrivelse" under:
Alternativ 1 Fakturaen genereres i eget økonomisystem først.
Denne fremgangsmåten benytter man hvis man bruker det interne økonomisystemet til å fakturere mottaker.
1. Det genereres en alminnelig papirfaktura (eventuelt en PDF fil) i leverandørens økonomisystem.
2. En eventuell papirfaktura skannes og lagres som PDF (hvis økonomisystemet kan generer PDF fil, eliminerer man arbeidsoperasjonen med å skanne.)
3. Leverandør logger på en webfakturaportal.
4. På webfakturaportalen tastes informasjonen som fakturaen fra økonomisystemet inneholder. Det som er viktig å merke seg er at man taster inn det fakturanummeret som er generert av økonomisystemet. Webfakturaportalen genererer med andre ord en identisk kopi av den fakturaen som er generert i økonomisystemet. Bildefilen som inneholder den skannede fakturaen fra økonomisystemet lastes opp på webfakturaportalen.
5. Fakturaen på standard format generert av webfakturaportalen sammen med bildefilen av den opprinnelige fakturaen fra økonomisystemet sendes over til offentlig mottager. Mottageren må oppbevare bildefilen som sitt bilag. Inntastingen i webportalen er ikke kjøpsdokumentasjon for mottager, kun at selger registrerer transaksjonen for kjøper.
I dette alternativet skal det ikke genereres en PDF-fil i webportalen til leverandøren. Selgeren skal oppbevare sin faktura fra økonomisystemet som salgsbilag.
En fordel med løsningen er at webfakturaplattformen ikke genererer fakturanummer. Dette innebærer at det blir færre fakturanummerserier i regnskapet.
Alternativ 2 Leverandør generer ikke noe faktura i eget økonomisystem.
Dette alternativet benyttes av leverandører som ikke har et eget fakturasystem som støtter EHF, eller av virksomheter som har dette, men som likevel ønsker å benytte webportalen for fakturering til offentlige kunder.
1. Leverandøren logger seg på webfakturaportalen.
2. Informasjonen som fakturaen skal inneholde tastes inn. Webfakturaportalen genererer så fakturanummer. Dette er en fortløpende nummerserie som er unik for hver leverandør som bruker webfakturaportalen.
3. Leverandøren skriver ut, eller lagrer elektronisk, en PDF versjon av fakturaen som blir et regnskapsbilag.
4. Faktura på EHF sendes til mottager.