Publisert: 01.10.2009
Sist endret: 02.10.2009
Logo - Flytoget
Flytoget har nettopp gjennomført en IKT-anskaffelse av ny pc-plattform, der ønsket var å følge opp bedriftens målsettinger om å gjøre miljøriktige anskaffelser. De tok i bruk et nytt verktøy som i utgangspunktet var tiltenkt miljøkrav. Flytoget supplerte det med egne tekniske og merkantile krav – og er godt fornøyd med resultatet av prosessen. Bruken av verktøyet krevde noe mer tid til planlegging enn vanlig, men det ble kompensert ved at kvaliteten på mottatte tilbud ble meget god og at evalueringen ble enkel, sier innkjøpssjef Bjørn Gunnar Johansen.
Verktøyet består av et Excel-ark ferdig programmert med konkrete miljøkrav til teknisk spesifikasjon og tildelingskriterier. Leverandørene legger inn konkret produkt- og leveranseinformasjon rett inn i arket, slik at tilbudet får en strukturert og oversiktlig form. Samtidig gir skjemaet tilbakemelding om besvarelsen er slik som de relevante krav for produktgruppen tilsier. Dette betyr at leverandørens produktspesialist får umiddelbar varsling om produktet ikke oppfyller kravene slik at oppdragsgiver plikter å måtte avvise tilbudet. Leverandøren gis dermed muligheten til å sikre at hans tilbud oppfyller kravene på en enkel måte. For oppdragsgiveren betyr det at evalueringsarbeidet blir radikalt forkortet.
Supplerte skjemaet
Flytogets erfaring med skjemaet ble veldig positiv. Ved å utvide de standard miljørelaterte feltene med alle sine egne tekniske krav og tildelingskriterier – i tillegg til leveranseinformasjon, ble nesten hele tilbudet fra leverandørene spesifisert i skjemaet.
Vi tok ikke med prismatrise i skjemaet denne gangen, forteller innkjøpssjef Bjørn Gunnar Johansen, men vi kommer sannsynligvis til å gjøre det neste gang. Leverandørene syntes at systemet var lett å forholde seg til og at det økte forutsigbarheten i prosessen. Og viktigst av alt; Vi var veldig fornøyd med tilbudene fordi vi oppnådde riktig kvalitet. Og vi fikk et bevis på at miljøriktige anskaffelser ikke trenger å være fordyrende.
Bedre forutsigbarhet
Flytogets IT-avdeling jobbet mye – før konkurransen – med hvilken informasjon de ville ha fra leverandøren og hvordan denne informasjonen skulle behandles. Forutsigbarheten i prosessen ble forbedret, men planleggingsfasen ble dermed noe mer ressurskrevende enn vanlig. Dette ble kompensert med en kortere evaluering. Bruken av SSA-K (liten) der tilbyderne la inn alle relevante elementer i bilagene allerede ved innlevering av tilbudene gjorde kontraktsarbeidet svært enkelt. - Verktøyet kombinert med dette bidro til en positiv innkjøpsfaglig utvikling med større innsats i planleggingsfasen. Det er flott at det satses på å tilgjengeliggjøre gode maler og standard kontrakter fra Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT), legger innkjøpssjef Johansen til.
Kontaktperson i Difi, Martin Standley, poengterer at erfaringen viser at miljøkrav kan stilles i praksis uten store problemer, og at miljøhensyn faktisk kan bidra til en bedre strukturering av hele anskaffelsesprosessen.