Kva kjenneteiknar god organisering og gjennomføring av innkjøp?

Leiinga i ein mogen verksemd erkjenner at ein har mykje å hente ved effektive og gode innkjøp. Dei tek tak i dei utfordringar som verksemda står overfor på dette området, og er aktive pådrivarar for forbetringar. Det vert gitt signal ut i organisasjonen om at innkjøpsområdet er viktig, at ein ventar resultat og leiarane viser gjennom handling at området vert følgt opp. Det er utarbeidd overordna innkjøpsstrategiar som samsvarer med verksemda sine mål og som er tilpassa kor mogen innkjøpsfunksjonen er med omsyn til profesjonalitet og kompetanse.

Mattilsynet vart etablert i 2004 gjennom ein fusjon av totalt 93 partar. Det gav mange utfordringar på innkjøpsområdet: liten kompetanse, lite oversikt over behovet, ulike kulturar og rutinar i tillegg til å finne formålstenleg organisering.

Gjentekne merknader frå Riksrevisjonen (i 2004, 2005 og 2006) bidrog til at det vart sett ekstra fokus på innkjøp. Det vart prioritert å lage felles retningslinjer som vart vedtekne av toppleiinga i juli 2004, som omhandlar mål, strategiar og verkemiddel, organisering og etiske retningslinjer. Hovudfokus dei første åra var å få oversikt over innkjøpsbehovet og inngå rammeavtalar som sikrar innkjøp i samsvar med reglar og rutinar.

Hausten 2006 vart det gjennomført ein revisjon av innkjøpsområdet. Det vart då avdekt at leiinga ikkje hadde eit samla og heilskapleg bilete av utfordringar og risiko for innkjøp. Vidare var strategiar og verkemiddel ikkje tilstrekkeleg prioriterte, forankra og kommuniserte. Det var manglar ved styring, oppfølging og kontroll av innkjøpsområdet. Rutinar for innkjøp og inngåtte rammeavtalar vart følgde i varierande grad.

Revisjonen førte til at det vart laga ein handlingsplan i 2007. I handlingsplanen vart det lagt vekt på at dei viktigaste risikoområda innanfor innkjøpsområdet skulle identifiserast. Leiarforankringa skulle bli betre. Ein vedtok å organisere innkjøpsfunksjonen i tre nivå med ulike ansvarsområde og kompetanse. Mattilsynets intranett vart oppdatert og forbetra med informasjon om korleis innkjøpa skulle handterast.

Innsatsen for å forbetre innkjøpsaktiviteten har skapt resultat. Det er vorte auka medvit og kompetanse i organisasjonen på innkjøpsområdet, auka lojalitet til rammeavtalar og vektlegging av at innkjøp skal gjennomførast etter reglane og interne rutinar. Mattilsynet fekk etter dette ikkje merknader frå Riksrevisjonen i 2007. Arbeidet med å sikre korrekte og effektive innkjøp er likevel ikkje slutt. Mattilsynet arbeider no vidare, blant anna med å auke fokus på innkjøpsanalysar og å implementere nye verktøy og system knytte til e-handelsplattforma.