Dette skjedde til tross for at Undervisningsbygg hadde fått kritiske mekrnader fra Kommunerevisjonen i Oslo i flere rapporter og at utenforstående ved to anledninger hadde varslet såvel administrerende direktør og styreleder i det kommunale foretaket. Frank Murud kunne kommet unna med 90 millioner kroner fordi virksomhetsledelsen i Undervisningsbygg sviktet grovt.
Kommunerevisjonen i Oslo har i 2 gransknignsrapporter kommet frem til følgende faktorer for hvordan eiendomssjefen kunne klare det han gjorde uten å bli oppdaget.
Rapport 16/2006 fra Kommunerevisjonen i Oslo om korrupsjon i Undervisningsbygg Rapport 27/2006 fra Kommunerevisjonen i Oslo om korrupsjon i Undervisningsbygg
Tette bånd
Det største risikoområdet for økonomiske misligheter og tap finner vi i kontaktflaten mellom kommunen og leverandørene. På undervisningsbyggs vegne er det i hovedsak prosjektlederne som befinner seg i denne sonen, med muligheter til å påvirke valg av leverandører. Undervisningsbygg har ikke hatt fokus på dette risiko-området.
Mangelfulle rutiner
Denne saken viser at Undervisningsbygg i for stor grad har basert seg på tillit. Brudd på foretakets rutiner er avdekket blant annet som følge av at foretaket i for liten grad har etablert rutiner for systematisk kontroll og oppfølging.
Mangelfull internkontroll
Revisjonen mener de avdekkede forhold viser systematisk svikt i den interne kontrollen ved Undervisningsbygg på områdene lov og forskrift om offentlige anskaffelser, retningslinjer for gjennomføring av prosjekter, kost, - fakturakontroll og godkjennelse.
Difi har gjennomført en kartlegging av brudd på anskaffelsesregelverket i statlige, fylkeskommunale og kommunale virksomheter, høsten 2008. Rapporten inneholder også en analyse av mulige årsaker til regelbruddene. Gjenstand for kartleggingen er merknader fra Riksrevisjonen for de to siste årene, 30 fylkes- og kommunerevisjonsrapporter og 50 tilfeldig valgte avgjørelser i Klageorgan for offentlige anskaffelser, KOFA, samt intervjuer i utvalgte virksomheter.
Undersøkelsen viser at omfanget og bredden av regelverksbrudd er stort. En og samme virksomhet begår ofte flere feil. Granskningen av Undervisningsbygg bekrefter disse funnene og er et eklatant eksempel på hva som kan skje når kontroll og rutiner er mangelfulle.
De hyppigste bruddene på anskaffelsesregelverket gjelder:
- brudd på grunnleggende kravene i regelverket: konkurranse, forutberegnelighet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet
- manglende/mangelfull anskaffelsesprotokoll
- manglende dokumentasjon
- manglende/mangelfull kunngjøring
- mangelfull evaluering
- mangelfull tildelingsbeslutning
- mangler ved inngåelse og bruk av rammeavtaler
- mangler ved kontraktsinngåelsen
- manglende innhenting av skatteattester/HMS egenerklæring