Fortsatt store utfordringer med offentlige anskaffelser

Godt gjennomførte anskaffelser sikrer publikums- og brukerrettet tjenesteproduksjon

For offentlige virksomheter er det viktig å få de riktige varene og tjenestene av ønsket kvalitet og til lavest mulig pris. Dette stiller betydelige krav til anskaffelsesprosessen. Forbedringer i denne kan føre til produkter som er bedre tilpasset de aktuelle behovene eller som medfører lavere innkjøpskostnader. Dette gir rom for å redusere utgiftene over offentlige budsjetter eller for å få en bedre dekning av behovene innenfor de samme økonomiske rammene. For offentlig sektor samlet vil selv små prosentvise forbedringer gi betydelige utslag i antall kroner.

Nyere undersøkelser viser at så vel privat som offentlig sektor foretar anskaffelser hvert år i størrelsesorden 3–5 prosent av anskaffelsesvolumet, som ikke dekker noen behov og ikke fører til noen forbedringer. Dette fordi innkjøperne ikke makter å definere og verifisere behovet i tilstrekkelig grad, noe som igjen skyldes mangelfull forretningsmessig tenkning og holdning og dermed mangelfull anskaffelsesfaglig kompetanse. Studiene underbygger at det er mye å hente ved å planlegge, organisere og følge opp anskaffelsesvirksomheten på en god måte.

Godt gjennomførte anskaffelser sikrer god samfunnsmessig bærekraft

Ved å være en profesjonell innkjøper som planlegger sine anskaffelser godt og stiller klare krav til både produkter og leverandører, kan det offentlige anskaffe bedre varer og tjenester og tilby mer brukervennlige tjenester til innbyggerne. Ikke minst er det viktig at offentlige anskaffelser blir brukt til å fremme viktige samfunnshensyn og bidra til miljøvennlige og nyskapende løsninger.

Offentlig sektor disponerer en betydelig del av samfunnets ressurser, og en velfungerende offentlig sektor er avgjørende for samfunnsøkonomien. Det er derfor samfunnsøkonomisk viktig å stimulere til en effektiv offentlig anskaffelsesvirksomhet. Ved å gjennomføre sine anskaffelser på en måte som sikrer konkurranse, åpenhet og rettferdig behandling av leverandørene, bidrar det offentlige til økt effektivitet og kostnadsbevissthet i næringslivet. Det skal være de mest konkurransedyktige leverandørene som oppnår kontrakter med det offentlige, slik at fellesskapets midler utnyttes på best mulig måte.

Godt gjennomførte anskaffelser ved bruk av elektroniske løsninger øker styringsevnen og sikrer etterprøvbarhet

Ved å ta i bruk e-handelsløsninger får offentlige virksomheter et verktøy til å ta styringen over sine innkjøp. Ikke bare reduserer dette ressursbruken, verktøyet sikrer også at man får riktig pris og at handelen er gjennomsiktig og etterprøvbar.

Elektroniske løsninger for handel har vist seg å bidra til bedre, enklere og sikrere innkjøp. Begrepet "elektroniske handelsløsninger" brukes gjerne som et samlebegrep på ulik programvare for gjennomføring av elektroniske forretningsprosesser internt, mellom oppdragsgivere og eksterne leverandører. Løsningene understøtter elektronisk gjennomføring av konkurranser, ordrehåndtering, mottaksregistrering av leveranser og fakturahåndtering, alt elektronisk og stadig oftere automatisert.

Godt gjennomførte anskaffelser gir et konkurransedyktig næringsliv

I kraft av sin størrelse er etterspørselen i offentlig sektor meget viktig for produksjonen av varer og tjenester i privat sektor. Ved å være en krevende kunde som stimulerer til konkurranse mellom et bredt spekter av leverandører og bidrar til økt kostnadsbevissthet og effektivitet hos norske bedrifter, vil det offentlige bidra til at norsk næringsliv blir mer konkurransedyktig.

Gjennom blant annet å stille krav til prosess og kunngjøring, skal regelverket bidra til at den leverandøren som kan tilby best pris og kvalitet etter en åpen og rettferdig konkurranse, får kontrakten. Når innkjøpere følger regelverket, virker det positivt på konkurransen, noe som igjen fører til reduserte priser og bedre kvalitet.

Det er flere studier som har undersøkt hvilken effekt konkurranse har på prisnivået. En studie som viser effekten av konkurranse på kostnadene ved avfallshåndtering i Storbritannia, kan være interessant i denne sammenheng. Ved å unnlate å følge regelverkets prosedyrer og krav om konkurranse, vil ikke kontrakten tildeles den leverandøren som har det beste tilbudet i form av laveste pris og best kvalitet. Det oppstår en merkostnad sett i forhold til om kontrakten tildeles etter en åpen konkurranse. I følge studien kan denne merkostnaden overstige 27 prosent, eksempelvis ved ulovlige direkte anskaffelser i et velfungerende marked med mange likeverdige leverandører. I tillegg kan det komme kostnader til overtredelsesgebyr dersom anskaffelsen klages inn til KOFA.