Når leverandør er valgt og kontrakt underskrevet, kommer kontraktsoppfølgingsfasen. Denne omfatter implementering av kontraktens bestemmelser, samarbeid med leverandøren, avtale om og implementering av eventuelle endringer i den opprinnelige kontrakt, resultatmåling, garantistyring og endelig avslutning av kontraktsforholdet. Det bør legges vekt på bruk av gode, balanserte kontrakter for å sikre effektive anskaffelser. Bruk av standardkontrakter vil i mange tilfeller kunne være arbeidsbesparende fordi man slipper å fastlegge regler fra gang til gang. Videre kan bruken av standardkontrakter fremme forutberegnelighet og være konfliktforebyggende. Oppfølgingsfasen er i liten grad omfattet av regelverket for offentlige anskaffelser. Det er derfor nødvendig at virksomheten utarbeider egne oppfølgings- og rapporteringssystemer, bl a for å sikre at leveransen er i samsvar med det som står i kontrakten.
Oppdragsgiver må sørge for at kontrakten blir oppfylt slik at virksomheten får det den betaler for og at leverandøren får riktig betaling til rett tid.
Virksomheten må følge opp konkrete bestemmelser i kontrakten som at:
- begge parter oppfyller sine forpliktelser i henhold til det som er avtalt
- frister holdes og ansvar for å følge opp de ulike forhold plasseres
- den kontroll og de undersøkelser som avtalen krever blir foretatt
- det reklameres i tide
- leverandøren gis anledning til å rette opp feil innen en viss frist
- det sanksjoneres hvis nødvendig
- rutiner og pålegg følges opp
Ekstra kostnader i kontraktsperioden, feilmeldinger, driftsstans og avvik skal dokumenteres med tanke på eventuelle reklamasjoner i kontraktsperioden. Dokumentasjonen danner også erfaringsgrunnlag som kan benyttes ved senere anskaffelser.
Publisert: 16.04.2009
Sist endret: 16.09.2009