Anskaffelses-prosessen er ment å lose deg som innkjøper gjennom anskaffelsen fra den spede start til avtalen er avsluttet, steg for steg.
Skal du anskaffe noe under kr. 100 000 eks. mva. trenger du ikke gå igjennom prosessen. I stedet kan du gå rett til det forenklede skjemaet ”Anskaffelser under kr. 100 000”, som vil gi deg alt du trenger for små anskaffelser.
For anskaffelser over kr. 100 000 eks. mva. bør prosessen følges for å sikre et best mulig innkjøp. Prosessen er bygget opp slik at det er planleggingsfasen som danner det nødvendige grunnlag for gjennomføringsfasen og arbeid med protokoll, konkurransegrunnlag og kunngjøring. Verktøy for planlegging (Difi-sjekkliste) som skal legges til grunn for utfylling av protokoll (Difi-maler), konkurransegrunnlag (Difi-maler) og kunngjøring (Doffin) finnes i prosessen.
Prosessen starter med planleggingsfasen som har tre steg; behovsdefinering, behovsverifisering og strategi og spesifikasjon.
Hovedformålet med anskaffelsesprosessen er å sikre at aktørene gjennomfører alle anskaffelsesfasene på en profesjonell og forretningsmessig måte med utgangspunkt i en felles og gjennomtenkt prosessforståelse. Lov om offentlige anskaffelser stiller krav om at virksomheten allerede på planleggingsstadiet tar hensyn til livssykluskostnader, universell utforming, miljømessige, sosiale, og etiske konsekvenser ved anskaffelsen, jf. § 6.
Det er viktig å merke seg sammenhengen mellom de ulike fasene i prosessen. Beslutninger i ett trinn av prosessen påvirker de etterfølgende trinnene, og feil i en tidlig fase kan få store konsekvenser i forhold til hva virksomheten til slutt står igjen med til å dekke sitt behov.
Styring av anskaffelser er økonomistyring. Tidlig i anskaffelsesprosessen er påvirkningsmulighetene store og kostnadene for påvirkning lave. Etter hvert som anskaffelsesprosessen skrider frem reduseres påvirkningsmuligheten og dersom man ønsker å gjøre endringer stiger kostnadene for å få dette til.
Planleggingsfasen gir implikasjoner på alle delene i verdikjeden og gir direkte implikasjoner på det produktet eller den tjenesten som anskaffes, både i forhold til pris og kvalitet. Innkjøpsledelse er dermed avgjørende for enhver virksomhet med en viss anskaffelsesandel av brutto budsjett og viktigheten av innkjøpsledelse øker proporsjonalt med anskaffelsesandelen og anskaffelsenes kritikalitet i forhold til virksomhetens tjenesteproduksjon. Se også Beste praksis.