Behovsdefinering

En anskaffelsesprosess skal starte med spørsmålet: ”Er dette virkelig påkrevd, er det påkrevd nå eller kan behovet dekkes på et senere tidspunkt, og finnes det alternative måter å dekke behovet på?”. Det mest kosteffektive kan være å eliminere behovet (la være å anskaffe), å utsette behovet eller å redusere behovet. Dette kan kreve at behovshaver tenker nytt i forhold til hvordan virksomheten i dag løser sine oppgaver. Hvis det ikke er mulig å unngå anskaffelsen, må behovet defineres og verifiseres som beskrevet under.

Det er behovshaver som må definere og beskrive behovet. Ved å fokusere på en beskrivelse av behovet og ikke hvordan dette skal dekkes, vil man kunne oppnå økt konkurranse. Når virksomheten åpner for alternative måter å dekke behovet på, vil dette gi leverandørene en mulighet til å foreslå innovative løsninger.

Behovshaver er ansvarlig for å se anskaffelsen i en større sammenheng. For eksempel gjennom vurdering og avklaring av følgende forhold:

• Hvem er de faktiske brukerne og hvem kommer i befatning med produktet/tjenesten?
• Hvilke kvalitets- og kvantitetskrav, herunder miljøkrav og krav til universell utforming må anskaffelsen oppfylle for å dekke behovet?
• Når vil behovet oppstå og hvor lenge vil det vare?
• Vil behovet endre seg over tid?
• Bør det tas hensyn til at andre kan ha sammenfallende eller lignende behov og at disse behovene bør koordineres?

Siste steg for behovshaver er å fastsette i hvilken tidsperiode og i hvilken grad behovet skal dekkes. Ved komplekse anskaffelser må det gjøres et omfattende arbeid med å definere og verifisere behovet. Enklere anskaffelser krever mindre arbeid.