Anskaffelsespyramiden

Anskaffelsespyramiden

Difi har gjennom denne veilederen identifisert de områdene vi synes er viktig å ha fokus på i en anskaffelsesstrategi. Disse områdene er:    

• Verdiskapning. Lov om offentlige anskaffelser § 1 lyder; ”Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling”. Det offentlige er en sentral markedsaktør når det gjelder kjøp av varer og tjenester fra næringslivet. Gjennom offentlige anskaffelser kan det offentlige stimulere privat næringsliv til å utvikle nye eller forbedrede varer, prosesser og tjenester og slik bidra til verdiskapning i samfunnet. Difi har derfor valgt å dra dette ut som et eget element for at virksomheten for å sikre at dette får fokus i virksomhetens anskaffelsesstrategi.

• Rammebetingelser omfatter å følge regelverket for offentlige anskaffelser, ivareta miljø- og samfunnsansvar og offentlig sektors omdømme i forhold til etikk og korrupsjon, samt ha interne kontrollrutiner. Disse rammebetingelseneskal ivaretas ved enhver anskaffelse. Det er derfor viktig at offentlige virksomheter har et forhold til - og en strategi for – disse aspektene ved anskaffelser.

• Anskaffelsespyramiden framstiller de elementene som er kritiske for å ha et godt styringssystem for en offentlig anskaffelsesfunksjon. Den overordnede målsetningen for anskaffelsesfunksjonen bør være en premissgiver for alle anskaffelser, og være kommunisert og implementert i virksomheten. Anskaffelsesstrategien skal pr definisjon bidra til måloppnåelse for virksomheten. Strategien utledes av virksomhetens handlingsplan og gir overordnete mål for anskaffelsesfunksjonen. Roller og ansvar i virksomheten må defineres i den hensikt å synliggjøre det organisatoriske rammeverket anskaffelsesfunksjonen er en del av. Dette innebærer etablering av en anskaffelsesfunksjon med en strategisk rolle. Den strategiske innkjøpsprosessen er prosessen som innebærer etablering av rutiner for analyser av nåværende og fremtidige innkjøpsvolum og leveransebehov, og kontinuerlige leverandørmarkedsanalyser av strategisk utvalgte vare- og tjenestegrupper. Prosessen inkluderer etablering av rutiner for å ivareta tjenestestedenes behov i forbindelse med inngåelse av avtaler. Den operasjonelle innkjøpsprosessen er prosessen som innebærer etablering av strukturer for rutiner og etterlevelse av kontroll av bestilling og faktura. Videre innebærer prosessen etablering av systemer for oversikt over framtidige betalingsforpliktelser basert på eksisterende bestillinger og ordrer, og rutiner for å sikre at priser og betingelser som er fremforhandlet med leverandører blir benyttet. Og endelig utvikling av prosesser for bestilling av varer og tjenester fra rammeavtaler (ehandel). Systemer og teknologi er systemene som støtter opp om det strategiske og operasjonelle innkjøpsprosessen. Bruk av ehandelsløsninger ved bestilling av varer og tjenester gir betydelige prisgevinster, blant annet gjennom en bevisst innkjøpsstrategi og økt lojalitet til inngåtte avtaler og avtalevilkår. Etablering av konkrete mål og måleparametere innebærer utvikling og oppfølging av måleparametre for å sikre effektivitet i anskaffelsesfunksjonen og innkjøpsprosessene. Dette innebærer også etablering av mål for den enkelte anskaffelse, herunder kostnadsreduksjoner og prosessgevinster for anskaffelser, og innarbeidelse av rutiner for evaluering av budsjettansvarlig/tjenesteleder mot deres avdelings overholdelse av inngåtte avtaler. Organisasjons- og kompetanseutvikling innebærer etablering av systemer og rutiner for målrettet utvikling av kompetanse innenfor anskaffelsesområdet, herunder en plan for å beholde og tiltrekke ansatte innenfor anskaffelsesfunksjonen