Analysere status og definere behov for videre utvikling

Til nå har dere sikret ledelsesforankring for arbeidet med utvikling av anskaffelsesstrategi dokumentet, og dere har kartlagt virksomhetens innkjøpsdata. I dette steget er hensikten å kartlegge nåsituasjonen og behov for videre utvikling innenfor ALLE relevante områder som er knyttet til innkjøpsfunksjonen. Difi har gjennom dette verktøyet identifisert de områdene vi synes er viktig å ha fokus på i en anskaffelsesstrategi. Disse områdene er:  

1. Verdiskapning. Lov om offentlige anskaffelser § 1 lyder; ”Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling”. Difi har derfor valgt å dra dette ut som et eget element for at virksomheten for å sikre at dette får fokus i virksomhetens anskaffelsesstrategi.
2. Rammebetingelser omfatter å følge regelverket for offentlige anskaffelser, ivareta miljø- og samfunnsansvar og offentlig sektors omdømme i forhold til etikk og korrupsjon, samt ha interne kontrollrutiner. Disse rammebetingelsene skal ivaretas ved enhver anskaffelse. Det er derfor viktig at offentlige virksomheter har et forhold til - og en strategi for – disse aspektene ved anskaffelser.
3. Anskaffelsespyramiden framstiller de elementene som er kritiske for å ha et godt styringssystem for en offentlig anskaffelsesfunksjon. Anskaffelsespyramiden illustrere alle sider som er viktig å ha på plass i et velfungerende innkjøpssystem. Den vil være et godt grunnlag for å analysere anskaffelsesfunksjonen.

Det kan ofte være fristende å ”pynte på” nåsituasjonen i forbindelse med dette arbeidet. Det kan være noe vanskelig å få sannheten på bordet, men om man faktisk ønsker å bli bedre, er det nødvendig å få definert utfordringene i dagens situasjon slik at handlingsplanen blir mer kraftfull og reell.

Hensikten med å skape et riktig bilde av nåsituasjonen er blant annet å:

• Gi et bakteppe/bakgrunn for hvorfor strategiarbeidet er så viktig
• Spre kompetanse og bevisstgjøring i forhold til innkjøpsfaglige utfordringer på strategisk plan 
• Gi bakgrunnsdokumentasjon og analyser som vil kunne være sentrale for å skape engasjement hos ledelsen i egen virksomhet til å starte arbeidet med virksomhetens målsettinger og ambisjonsnivå

Vi ønsker å poengtere at det kan være et relativt omfattende arbeid å gå gjennom alle anskaffelsesområdene Difi presenterer i denne veilederen. Dersom virksomheten vurderer enkelte områder som utenfor fokusområde til virksomheten, kan disse nedprioriteres i forhold til andre områder. Vi vil allikevel anbefale å gjennomgå bakgrunnsdokumentasjonen presentert i dette verktøyet før en slik konklusjon trekkes.