Prosessmodellen

Prosessmodell for utarbeidelse av anskaffelsesstrategi

Som figuren under viser, har vi lagt opp til en prosess som er delt inn i 4 faser. Innenfor hvert at de fire fasene har vi lagt opp til delaktiviteter som beskrevet under.

1. Prosessen starter med å kartlegge status på anskaffelsesområdet i organisasjonen. For å vite hvor man vil gå, er det viktig å vite hvor man står. Man tar da utgangspunkt i fjorårets innkjøpsdata i tillegg til at man må evaluere virksomheten i forhold til de forskjellige områdene anskaffelsespyramiden beskriver. Med dette har man et godt utgangspunkt for å definere behov for videre utvikling av anskaffelsesområdet i virksomheten.
2. Etter at status er kartlagt skal anskaffelsesstrategien utvikles. Strategien skal etablere hvor virksomheten skal være i et 3-årsperspektiv. Ut i fra informasjon innhentet i fase 1, må virksomhetens ledelse etablere et ambisjonsnivå for anskaffelsesfunksjonen og ut i fra disse ambisjonene må det lages overordnet visjon/målsetning for hvor den ønsker å være om ca. 3 år. Målsetningene bør være så konkrete som mulig slik at man kan lage en handlingsplan i fase 3 som sikrer måloppnåelse.
3. Fase 4 består av å utvikle handlingsplan. For å nå strategien innen utløpet av strategiperioden (ca. 3 år) er det viktig å lage konkrete handlingsplaner for å nå hvert mål. Handlingsplanen bør inneholde konkrete aktiviteter for hver målsetning, tidsfrist og ansvarsfordeling slik at den lett kan følges opp.
4. Prosessen avsluttes med å lage en plan for hvordan anskaffelsesstrategien skal følges opp. Det er ingen automatikk i at anskaffelsesstrategien etterleves selv om det er lagt mye tid og ressurser i å skrive et anskaffelsesstrategidokument. Virksomheten bør derfor legge en plan for hvordan de skal sikre spredning og etterlevelse av anskaffelsesstrategien.

Gjennom hele prosessen er ledelsesforankring en forutsetning. I forkant av hver fase vil det være spesielt viktig med en avsjekk/status med ledelsen for å forankre utført og planlagt arbeid for å sikre at mandat for gjennomføring av neste fase.