Forskrift om offentlige anskaffelser omtaler offentlighet og taushetsplikt i §§ 3-5 og 3-6. Bestemmelsene henviser til henholdsvis offentleglova og forvaltningsloven. Se også FADs veileder pkt 5.5.
Den nye offentleglova av 2006-05-19 nr 16 (heretter forkortet offl), trådte i kraft 1. januar 2009. Det sentrale formålet med loven er å styrke retten til innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Utgangspunktet er at forvaltningens dokumenter er offentlige, dvs. at offentligheten kan kreve innsyn i dokumentene. Prinsippet om meroffentlighet skal etterleves. Det vil si at det alltid skal vurderes om det skal åpnes for innsyn i opplysninger/dokumenter/saker som kan unntas fra innsyn. Vurderinger av hvorvidt det skal åpnes for innsyn bør basere seg på en reell avveining av om hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for å holde noe unna offentligheten.
Den nye loven utvider retten til innsyn i anbudsprotokoll og tilbud ved offentlige anskaffelser i, forhold til den tidligere offentlighetsloven av 1970. Tidligere gjaldt et generelt unntak for innsyn i disse dokumentene. Dette unntaket er opphevet og jf. offl § 23 3.ledd vil protokoll og tilbud nå være offentlige fra det tidspunkt valg av leverandør er gjort. Med tidspunkt for valg av leverandør menes utsendelsen av brev om kontraktstildeling. Formålet med endringen er å sikre en reell klageadgang før kontrakt inngås.
Når det gjelder akrivrutiner og arkivkrav har Riksarkivet utarbeidet en innstruks for journalføring av anbudssaker.
Oppdragsgiver må imidlertid passe på at det ikke gis innsyn i opplysninger underlagt taushetsplikt fastsatt i lov eller forskrift, jf. offl § 13. I forbindelse med anskaffelser er dette mest aktuelt i forhold til eventuell skjerming av tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde (såkalte forretningshemmeligheter), jf. foa § 3-6, jf. forvaltningsloven § 13. Hva som er å anse som forretningshemmeligheter beror på en konkret vurdering. Tilbudets totalsum vil som hovedregel ikke kunne unntas offentligheten med hjemmel i foa § 3-6. Enhets- og delpriser og metodebeskrivelser vil på den annen side kunne være opplysninger som oppdragsgiver plikter å unnta. Brudd på lovbestemt taushetsplikt kan innebære straffeansvar.
Taushetsbelagte opplysninger må sladdes før innsyn kan gis. En slik gjennomgang av tilbudene kan være en krevende arbeidsoppgave. Det vil derfor kunne være hensiktsmessig å be om at leverandørene leverer inn en utgave av sitt tilbud hvor de markerer hva de selv mener er av konkurransemessig betydning å bevare taushet om. Det følger imidlertid av offl § 29 at oppdragsgiver ved begjæring om innsyn på selvstendig grunnlag skal vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. I maler for konkurransegrunnlag som er å finne på www.anskaffelser.no har bestemmelser som ivaretar dette.
I offl § 12 gis det adgang i visse tilfeller til å unnta resten av dokumentet når det er gjort unntak for deler av et dokument. Et tilfelle som kan tillate dette er dersom det vil være urimelig arbeidskrevende for organet å skille ut de opplyninger som skal unntas. Andre tilfeller som kan begrunne bruk av denne regelen er dersom de resterende deler av dokumentet vil gi et klart misvisende inntrykk av innholdet eller at de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet.
Saksbehandling om innsyn.
Reglene om hvordan krav om innsyn skal håndteres følger av offl § 28-32. Krav om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold. Er ikke kravet besvart innen 5 arbeidsdager, regnes dette som et avslag som kan påklages. Forvaltningsorganet fastsetter selv hvordan dokumentet skal gjøres kjent ut fra hensynet til forsvarlig saksbehandling. Det kan kreves papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet. Innsyn skal som den store hovedregel gis gratis, se offl § 8.
For ytterligere informasjon se:
Ot.prp nr 102 (2004-2005),