Rammeavtaler er gjensidig forpliktende avtaler der oppdragsgiver står fritt til å avrope (tildele kontrakt/foreta bestilling på rammeavtalen) etter behov i avtaleperioden. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å avrope på avtalen, men forplikter seg til å benytte avtalen dersom avtaleproduktet skal anskaffes. Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn fire år. Rammeavtale er ikke en egen anskaffelsesprosedyre. Inngåelse av rammeavtale følger de vanlige reglene om hvilke prosedyrer som er tillatt i forhold til anskaffelsens verdi. I FADS veileder kapittel 8 er bruken av rammeavtaler ytterligere belyst.
Bruk av rammeavtaler forenkler og reduserer arbeidet som må foretas i forbindelse med en anskaffelse, fordi den enkelte oppdragsgiver ikke selv behøver å gå gjennom hele anskaffelsesprosessen hver gang den skal kjøpe noe. Flere av aktivitetene som er påkrevd i forbindelse med anskaffelsen, er allerede utført ved inngåelsen av rammeavtalen.
Inngåelse av rammeavtaler
Før det inngås rammeavtaler, må det på forhånd avklares om det skal inngås avtale med en eller flere leverandører, om alle vilkår skal være fastsatte i avtalen og hvilke avropsmekanismer som skal benyttes.
Lengden på rammeavtaler
Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn 4 år, jf. foa § 6-1 4.ledd og § 15-1 4. ledd. Bestemmelsen om begrensning av varighet har sin bakgrunn i det grunnleggende kravet til konkurranse, se FADs veileder pkt 8.3.3 for mer informasjon.
I en del tilfeller er det tilstrekkelig å inngå rammeavtale med én leverandør, dette kan for eksempel være aktuelt der produktområdet eller det totale volum ikke er så stort. Oppdragsgiver foretar avrop fra rammeavtalen i henhold til de betingelsene som er angitt i rammeavtalen. Unntaksvis kan det skje at ikke alle vilkårene er fastsatt i avtalen. I slike tilfeller kan oppdragsgiver i forbindelse med avropet be om en utfylling av tilbudet. Forespørsel om utfylling må gjøres skriftlig, og utfyllingen må ikke medføre vesentlige endringer i rammeavtalevilkårene.
Rammeavtale med flere leverandører
Rammeavtaler med flere leverandører kalles ofte for parallelle rammeavtaler. Forutsetningen for at rammeavtaler kan sies å være parallelle er at varene eller tjenestene det inngås avtale om kan være substitutt for hverandre og at avtalevilkårene er like. Over EØS-terskelverdi må parallelle rammeavtaler inngås med minst tre leverandører, forutsatt at det er så mange egnede leverandører og tilbud med i konkurransen. Under EØS-terskelverdi er det ikke stilt tilsvarende krav til antallet, men det grunnleggende kravet til konkurranse vil uansett gjelde.
Avrop fra rammeavtaler med flere leverandører kan skje på to måter i henhold til forskriften. Enten skal oppdragsgiver avrope på grunnlag av det som er fastsatt i rammeavtalen, uten at det gjennomføres en ny konkurranse, eller så skal oppdragsgiver gjennomføre en såkalt minikonkurranse.
Der alle vilkår for avropene er fastsatt i rammeavtalen skal også fordelingen mellom leverandørene være fastsatt i konkurransedokumentene på forhånd. Dette for å sikre forutsigbarhet for leverandørene. For eksempel kan oppdragsgiver ha én hovedleverandør som får mulighet til å levere først, og dersom denne ikke kan levere går oppdragsgiver videre til leverandør nummer to med avropet og så videre. En annen mulighet er å fordele avtalene enten geografisk, tidsmessig eller med en prosentvis del av omsetningen per leverandør. Det er ikke anledning til å gjennomføre en ny konkurranser i parallelle rammeavtaler der alle vilkår er fastsatt i rammeavtalen ettersom leverandørene alt har gitt sitt beste tilbud i konkurransen.
Der ikke alle vilkår er fastsatt i avtalen skal det tydelig fremkomme i konkurransedokumentene hvordan avrop skal gjennomføres. Dette skjer som hovedregel ved gjennomføring av minikonkurranse (ny konkurranse) mellom rammeavtaleleverandørene. Avropet foretas fra den leverandøren som er vinneren av minikonkurransen.
