Oppdragsgiver plikter å føre anskaffelsesprotokoll ved alle anskaffelser over kr 100 000 ekskl. mva. Protokollen skal beskrive alle de vesentlige forhold og viktige beslutninger som danner grunnlag for valg av tilbud eller hvis det blir aktuelt, hvorfor alle tilbudene er forkastet eller konkurransen avlyst. I protokollen må det blant annet gis en begrunnelse for valg av fremgangsmåte, hva som skal anskaffes, hvilke leverandører som er kontaktet, hvilke kvalifikasjonskrav som ble stilt, hvilke tildelingskriterier som ble oppgitt som avgjørende for valg av tilbud, hvilke tilbud som ble mottatt og hva som ble utslagsgivende for valg av tilbud. Plikten til å føre anskaffelsesprotokoll er nærmere behandlet i FADs veileder pkt 5.3.
FOA har ingen regler om plikt til protokollføring for anskaffelser under kr 100 000 ekskl. mva. Det følger imidlertid av lovens grunnleggende krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet at også anskaffelsesprosessen ved slike anskaffelser dokumenteres skriftlig, se FOA § 3-1(7). Oppdragsgiver plikter å skriftliggjøre vurderinger som har betydning for gjennomføringen av konkurransen. Det anbefales derfor å føre anskaffelsesprotokoll også under kr 100.000 ekskl. mva.
Til forskriften følger vedlegg 3 ”Protokoll for anskaffelser mellom 100.000 og 500.000 ekskl. mva” og vedlegg 4 ”Protokoll for anskaffelser som overstiger 500.000 ekskl. mva”. Disse vedleggene angir krav til minsteinnhold i en anskaffelsesprotokoll. Det er imidlertid ingenting i veien for at oppdragsgivere lager protokoller som er mer omfattende. Difi har utarbeidet forslag til mer utfyllende maler fordi det kan være hensiktsmessig å samle mest mulig informasjon om den konkrete anskaffelsen i ett og samme dokument. Se under ressurser/verktøy.