EHF punch-out prosessen

Oppdragsgiver logger seg inn i sitt bestillingssystem, søker ønsket vare og klikker på lenken til leverandørens nettbutikk (punch out system).

Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS

1. Informasjon

Prosess navn	EHF punchout prosess
Prosess ID	X.4.2.2 Bestille varer og tjenester
Organisasjon	Digitaliseringsdirektoratet
Prosess eier	Jan Mærøe
Henvendelser	Jan Mærøe

2. Historikk

Versjon	Dato	Endring	Forfatter/Rolle
1.0	2020.05.30	Opprettelse	Jan Mærøe
1.0	2023.10.20	Tekstredigering	Jan Mærøe

3. Om prosessen

I punch out prosessen logger oppdragsgiver seg inn i sitt bestillingssystem, søker ønsket vare og klikker på lenken til leverandørens nettbutikk (punch out system). Oppdragsgiver søker etter varer og/eller tjenester i leverandørens nettbutikk og legger disse i handlkurv. Når oppdragsgiver har funnet alle varer eller tjenester klikker han på knappen som skal sende handlekurven over til sitt bestillingssystem. Handlekurven lagres i oppdragsgivers system. Neste prosess er ordreprosess.

4. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

5. Brukere og bruksområde (hvem og når)

Oppdragsgiver kan benyttes ved kjøp av komplekse varer og/eller tjenester som må skreddersys i leverandørens system, for eksempel konfigurering av PC.

6. Formål

Sikre god maskinlesbar informasjon fra leverandørenes system inn i eget bestillingssystem ved bruk av standard format.

7. Mål

Tilstrekklig informasjon for å kunne sende en EHF ordre
Tilstrekkelig informasjon for å matche EHF faktura med EHF ordre.
Muliggjøre innsamling og bruk av data i analyser.
Synlighet, transparens i bestillingsprosessen.

8. Fordeler/gevinster

Oppdragsgiver: Økt kvaliltet i informasjonen vil redusere bruk av tid, ressurser og risiko for feil. Ledelsen får mulighet til bedre planlegging og kontroll.

Leverandører: Sparer tid ved at oppdragsgiver benytter leverandørens informasjon i etterfølgende prosesser.

Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver

9. Definisjoner/forkortelser

Punch out er det samme som round trip.

10. Utløsere og forutsetninger

Trigger	Behov for varer og/eller tjenester.
Andre forutsetninger	Leverandørens bestillingsystem må ha innført punch-out funksjonalitet. Vær oppmerksom på at ved å stille krav om denne prosessen i konkurranser kan ha en konkurransevridende effekt da ikke alle leverandører har ressurser til å utvikle en slik løsning. Bestillere hos oppdragsgivere må være kjent med leverandørens nettbutikk

Trigger

Behov for varer og/eller tjenester.

Andre forutsetninger

Leverandørens bestillingsystem må ha innført punch-out funksjonalitet. Vær oppmerksom på at ved å stille krav om denne prosessen i konkurranser kan ha en konkurransevridende effekt da ikke alle leverandører har ressurser til å utvikle en slik løsning.

Bestillere hos oppdragsgivere må være kjent med leverandørens nettbutikk

11. Input og leverandører

Input	Avleverende prosess: Navn på prosess + ID dersom den er definert og navngitt. Hvis ikke, la den stå tom	Leverandør/avsender - organisasjon	Referanse
Behov		Oppdragsgiver

12. Deltakere

Beskrivelse av roller

Organisasjon	Rolle	Forkortelser
Oppdragsgiver	Behovshaver	o-beh
Oppdragsgiver	Bestiller	o-bes
Oppdragsgiver	System	o-sys
Leverandør	System	l-sys
Leverandør	Person	l-per

13. Prosessdiagram

EHF punchoutprosess

xlsx

179.99 KB

14. Aktiviteter

Aktiviteter	Ansvar	Kommentar
1. Logg inn i bestillingsystem og klikk punch out	o-bes
2. Punch out sesjon åpnes baser på innloggingsurl og avtalevarer vises i søkemotor.	l-sys
3. Fyll handlekurv basert på søkemotorresultat og avslutt handleprosess	o-bes
4. Forbered forsendelse av varer til oppdragsgivers bestillingssystem. Lagre bestilling i systeme	l-sys	Leverandør må ha registrert standard klassifiseringskode UNSPSC for sine varer og tjenester som må overføres til bestiller
5. Returner oppdragsgiver til sitt eget bestillingssystem og lukk sesjonen i systemet	l-sys	Her må en såkalt hook-url benyttes
6. Handlekurv mottas i bestillingssystemet til oppdragsgiver	o-sys
7. Lagre varer i bestillingssystemet og klargjør for forsendelse av EHF ordre	o-sys

15. Sjekkpunkter

Akt. nr.	Hva som skal kontrolleres, måles	Hvordan det skal gjøres	Hvorfor det er nødvendig
	Nei

16. Output og bruker

Output	Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette.	Mottaker/bruker	Referanse
Varer lagret i oppdragsgivers bestillingssystem	Ordreprosess (er definert)	Oppdragsgiver/system

17. Sluttkriterier

Varer og tjenester må være i henhold til avtale.

18. Unntak og alternativer

Hvor	Unntak - betingelser og endring
Nei

19. Risiko

Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode	Tiltak
Nei

20: Behov for støtte

Støtte	Forklaring/Lenker
Opplæring i bruk av leverandørers systemer.

21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS) .

Lenke: https://anskaffelser.dev/postaward/g3/spec/

Lenke: https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/

22. Tilleggsinformasjon

For analyse av bestillinger kan standard klassifiseringskode UNSPSC benyttes

23. Vedlegg

Nei

Oppdatert: 8. mai 2024

Kontakt

e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)