Anskaffelsesordbok

Ordboken er en samling av sentrale og nyttige begreper i en offentlig anskaffelseshverdag. Utvalget er ikke fullstendig, men et prioritert utvalg. Ordlisten vil bli revidert og oppdatert fortløpende.

Publisert: 10. nov 2014, Sist endret: 04. nov 2018

A-B-C

Alternativt tilbud
Anbud
Anbudskonkurranse

Anskaffelse
Anskaffelsesdokumentene

Anskaffelsesprosess
Anskaffelsesprosedyrer
Anskaffelsesprotokoll
Anskaffelsesstrategi
Avrop
Begrenset anbudskonkurranse
Begrenset tilbudskonkurranse
Berørte leverandører
Bestilling
CPC-kode

CPV-kode

D-E-F-G

Dialog med markedet
Dialogkonferanse
Direkte anskaffelse
DOFFIN
Dynamisk innkjøpsordning
Egenerklæring
Elektronisk auksjon
ESPD
FOA
Forskning- og utvikling (FoU)
Funksjonskrav
Funksjonsspesifikasjon
Førkommersielle anskaffelser
Grunnleggende prinsipper i LOA

H-I-J-K

Innkjøp
Innovasjon
Innovasjonspartnerskap
Innovativ anskaffelse
Intensjonskunngjøring
Internkontroll
Karensperiode
Kategoristyring
Konkurranse med forhandling
Konkurransegrunnlag
Konkurransepreget dialog
Konkurransestrategi
Kontrakt
Kontraktsstrategi
Kontraktsvilkår
Kravspesifikasjon
Kvalifikasjonskrav
Kunngjøring

L-M-N-O-P-R

Leverandørkonferanse
LOA
Livssyklus
Livssykluskostnad (LCC)
Markedsdialog
Markedsundersøkelse
Plan- og designkonkurranse
Rammeavtale
Risiko
Risikostyring

S-T-U-V

Sosial dumping
Sosialt ansvar
Standard
Styringsparamenter (KPI)
TED-databasen
Terskelverdi
Tilbud
Tildelingskriterier
Ulovlig direkte anskaffelse
Veiledende kunngjøring
Ytelses- eller funksjonskrav
Åpen anbudskonkurranse
Åpen tilbudskonkurranse

Ordforklaring

Alternativt tilbud

Et tilbud som på oppdragsgiverens oppfordring beskriver en annen løsning enn den som er beskrevet i anskaffelsesdokumentene.

Anbud

Bindende tilbud (inngitt i en anbudskonkurranse) om å levere en vare, yte en tjeneste eller utføre et bygg- og anleggs, som kan aksepteres av oppdragsgiver uten behov for forhandlinger, hvor presiseringer og avklaringer er tillatt, men hvor forhandlinger er forbudt.

(Se Tilbud)

Anbudskonkurranse

Anskaffelsesprosedyre som ikke tillater forhandling. Prosedyre for tildeling av oppdrag (også rammeavtale) om levering av varer, utførelse av en tjeneste eller entrepriseoppdrag for oppdragsgiver. Forbudt å forhandle om, og endre anbudet etter anbudsfristens utløp. To versjoner, henholdsvis åpen og begrenset anbudskonkurranse.

(FOA §4-2 Sml. Konkurransepreget dialog, Konkurranse med forhandling)

Anskaffelse

Aktivitet med sikte på å dekke et behov for varer, tjenester eller bygg og anleggsarbeider.

(Se Innkjøp)

Anskaffelsesdokumentene

Fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet.

(FOA § 4-2.Dokumenter b))

Anskaffelsesprosess

Prosessmodell for gjennomføring av alle faser i en anskaffelse. Disse er: Avklare behov og forberede konkurransen – Konkurransegjennomføring – Kontraktsoppfølging.

Anskaffelsesprosedyrer

Anskaffelsesprosedyre er en formalisert fremgangsmåte for gjennomføring av en anskaffelsesprosess. De viktigste prosedyrene (konkurranseformene) er:

  • Begrenset tilbudskonkurranse
  • Åpen tilbudskonkurranse
  • Åpen anbudskonkurranse
  • Begrenset anbudskonkurranse
  • Konkurranse med forhandling
  • Konkurransepreget dialog
  • Innovasjonspartnerskap

(FOA § 8-3. Tillatte anskaffelsesprosedyrer)

Anskaffelsesprotokoll

Virksomhetens dokumentasjon av anskaffelsen som skal beskrive og dokumentere alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, inkludert begrunnelse for valg av leverandør. Protokoll skal føres for anskaffelser som overstiger 100.000 kroner eksl. mva, Protokollen er offentlig.

(FOA § 10-5. Anskaffelsesprotokoll)

Anskaffelsesstrategi

Viser virksomhetens overordnede veivalg og satsinger for anskaffelser. Den prioriterer endringer virksomheten skal gjennomføre for å nå sine overordnede og langsiktige mål.

Avrop

Bestilling av en vare eller tjeneste som en tidligere har inngått avtale om. Som for eksempel tildeling av kontrakt under en rammeavtale, eller løse ut en opsjon i en kontrakt.

(Se Bestilling, Rammeavtale)

Begrenset anbudskonkurranse

Anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandling.

(FOA § 23-6. Gjennomføring av åpen og begrenset anbudskonkurranse)

(Se Åpen anbudskonkurranse)

Begrenset tilbudskonkurranse

En to-trinnsprosedyre tillatt brukt under EØS-terskelverdi hvor alle interesserte leverandører kan levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Bare de leverandørene som blir invitert av oppdragsgiveren, kan gi tilbud.

(FOA § 9-2. Gjennomføring av åpen og begrenset tilbudskonkurranse)

(Se Åpen tilbudskonkurranse)

Berørte leverandører

Leverandørene som har levert en forespørsel om å delta i konkurransen og ikke har fått en meddelelse om at forespørselen er avvist eller forkastet, og alle leverandørene som har gitt tilbud.

Bestilling

Ordre fra virksomheten til leverandør om levering av varer og tjenester i henhold til avtalte kontraktsbetingelser.

CPC-kode

Et referansenummer som viser til De forente nasjoners sentrale produktnomenklatur.

CPV-kode

Et referansenummer som viser til EU-kommisjonens felles klassifikasjon for offentlige innkjøp.

Dialog med markedet

Kontakt med markedet med formål om å innhente informasjon eller råd som er relevant for planlegging og gjennomføring av en anskaffelse. Dette kan være for eksempel markedsundersøkelse og dialogkonferanse. Ved innhenting av råd er forutsetningen at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet.

(FOA kapittel 12)

(Se Markedsdialog)

Dialogkonferanse

Dialogkonferanser er en konferanse mellom oppdragsgiver og ulike aktører. Målet er å få innspill om hva som finnes i markedet og ulike måter for å gjennomføre en fremtidig anskaffelse som løser virksomhetens behov.

Direkte anskaffelse

Avtaleinngåelse uten forutgående konkurranse.

(Se Intensjonskunngjøring)

DOFFIN

Database for offentlige innkjøp. Den norske offisielle databasen for kunngjøringer.

(Se TED-databasen)

Dynamisk innkjøpsordning

En fullstendig elektronisk prosess som gir rask og enkel tilgang på tilbud fra et stort leverandørmarked.

(FOA §§ 26-4 – 26-7)

Egenerklæring

Foreløpig dokumentasjon som leverandøren skal levere sammen med tilbudet eller forespørselen om å delta i konkurransen på at han oppfyller kvalifikasjonskravene, at det ikke foreligger grunn for avvisning og at han oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier.

(FOA § 8-10. Egenerklæring)

(Se ESPD)

Elektronisk auksjon

Elektronisk prosess for å rangere tilbud. Krever en forutgående prosess for fullstendig å vurdere tilbudene, slik at de kan rangeres med metoder for automatisk vurdering. Deretter gjennomføres en gjentagende prosess der priser og enkelte nye elementer i tilbudene kan bli justert.

(FOA § 27-2. Generelle regler om elektroniske auksjoner)

ESPD Det europeiske egenerklæringsskjemaet

Det europeiske egenerklæringsskjemaet er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Skjemaet er standardisert i hele EØS-området, og fungerer i utgangspunktet som foreløpig dokumentasjonsbevis. (FOA § 17-1. Det europeiske egenerklæringsskjemaet)

(Se Egenerklæring)

FOA

Forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser

Forskning- og utvikling (FOU)

Forskning og utviklingsarbeid (FoU) er skapende arbeid på systematisk grunnlag med henblikk på å øke den vitenskapelige og tekniske viten.

Funksjonskrav

 (Se Ytelses- og funksjonskrav)

Funksjonsspesifikasjon

 (se Ytelses- og funksjonskrav)

Førkommersielle anskaffelser

Før-kommersielle anskaffelser brukes når det er behov for å utvikle løsninger som per i dag ikke finnes i markedet. Utviklingsprosessen organiseres som en innovasjonskonkurranse hvor markedet inviteres til å løse en konkret utfordring. (Se FOA § 1-3 (2) g (FoU-unntaket))

Grunnleggende prinsipper i LOA

De grunnleggende prinsippene i LOA (Lov om offentlige anskaffelser) er konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Konkurranse – Offentlige oppdragsgivere skal opptre i samsvar med det grunnleggende prinsippet om konkurranse. Hovedregelen er at konkurranse skal avholdes. Det gjelder alle anskaffelser som er omfattet av lov og forskrift; både over og under terskelverdiene.

Likebehandling – forbud mot diskriminering på grunnlag av nasjonalitet og usaklig forskjellsbehandling på annet grunnlag. Oppdragsgiver kan ikke fastsette krav eller kriterier, eller foreta handlinger eller unnlatelser, som gjør at utenlandske leverandører diskrimineres og/eller at norske leverandører favoriseres. Oppdragsgiver skal også sikre at alle potensielle leverandører gis like muligheter ved at like tilfeller skal behandles likt, og ulike tilfeller behandles ulikt, med mindre noe annet er saklig og objektivt begrunnet.

Forutberegnelighet – Oppdragsgiver skal sikre at anskaffelsesprosessen er forutsigbar for leverandørene og skal sikre åpenhet om alle stadier i anskaffelsesprosessen. Skal gjøre det mulig for leverandørene å vurdere om de vil delta i konkurransen samt sikre at leverandørene kan stole på at de angitte opplysningene om konkurransen blir fulgt.

Etterprøvbarhet – Kravet om etterprøvbarhet skal ivareta leverandørenes rettsikkerhet og gjøre det mulig å sjekke både om oppdragsgiver har fulgt reglene som gjelder for konkurransen, og om det offentlige har opptrådt på en måte som forvalter samfunnets ressurser effektivt. 

Forholdsmessighet - krav til at oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.

Innkjøp

Aktivitet med sikte på å dekke et behov for levering av varer, utførelse av en tjeneste eller utførelse av bygg- og anleggsarbeider.

(Se Anskaffelse)

Innovasjon

Innføring av en ny eller betydelig forbedret vare, tjeneste eller prosess, inkludert produksjons-, bygge- eller anleggsprosesser, en ny markedsføringsmetode eller en ny organisasjonsmetode innen forretningspraksis, arbeidsplassorganisering eller eksterne relasjoner.

(FOA § 4-5.Andre definisjoner h))

Innovasjonspartnerskap

Anskaffelsesprosedyre som legger til rette for produkt- og tjenesteutvikling i en samarbeidsprosess mellom kjøper og utvikler/leverandør. Prosedyren brukes ved anskaffelser av løsninger som ikke finnes i markedet fra før.

(FOA § 13-1. Tillatte anskaffelsesprosedyrer)

Innovativ anskaffelse

Gjennomføring av en anskaffelse med formål om å stimulere til innovasjon.

Intensjonskunngjøring

Oppdragsgiver kan kunngjøre en intensjonskunngjøring av at han har til hensikt å inngå kontrakt med en navngitt leverandør(er) dersom det er hjemmel til å inngå en direkte anskaffelse. Formålet er å informere markedet. Kontrakten kan ikke inngås før etter 10 dager etter kunngjøirngen (regnet fra dagen etter kunngjøringen). Intensjonskunngjøringen fritar ikke oppdragsgiver fra også å kunngjøre selve kontraktsinngåelsen.  Tilsvarende mulighet foreligger der oppdragsgiver har gått over fra anbudskonkurranse til konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring, jr§ 13-3. 

(FOA 21-5. Intensjonskunngjøring)

Internkontroll

Internkontroll er en prosess, gjennomført av foretakets styre, ledelse og ansatte som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder: - målrettet og effektiv drift, - pålitelig rapportering, - overholdelse av lover og regler.

Karensperiode

Tidsrommet mellom meddelelsen om valg av leverandør og det tidspunkt oppdragsgiver tidligst kan inngå kontrakten.  

(FOA § 4-5.Andre definisjoner g))

Kategoristyring

Kategoristyring innebærer å inndele innkjøpene i grupper (kategorier) som understøtter behovene til virksomheten. Hver kategori styres for å utnytte markedets muligheter og oppnå reduserte kostnader.

Konkurranse med forhandling

Anskaffelsesprosedyre der oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører.

(FOA § 13-1. Tillatte anskaffelsesprosedyrer)

Konkurransegrunnlag

Oppdragsgivers invitasjon til markedet om å delta i konkurranse om å gi tilbud på det som skal leveres, med beskrivelse av hva som skal anskaffes, hvordan konkurransen skal gjennomføres, krav til deltagelse og tilbud. Ved begrensede prosedyrer går konkurransegrunnlaget kun til de kvalifiserte og utvalgte.

(Se Anskaffelsesprosedyrer og Anskaffelsesdokumentene)

Konkurransepreget dialog

Anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører dialog med leverandører før det gis konkurrerende tilbud. I etterfølgende prosess er det ikke anledning til å forhandle. Kun leverandører som er invitert av oppdragsgiver gjennom prekvalifisering kan delta. 

(FOA § 23-8. Gjennomføring av konkurransepreget dialog)

Konkurransestrategi

En plan med valgte virkemidler for å skape best mulig konkurranse. Virkemidler er for eksempel valg av prosedyre, spesifikasjonstype og eventuelt oppdeling av kontrakt, risikofordeling, prismodell og kontraktsvilkår for anskaffelsene. (Se kontraktstrategi)

Kontrakt

Gjensidig bebyrdende avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår skriftlig med en eller flere leverandører.

Kontraktsstrategi

En helhetlig plan for hvordan en konkret anskaffelse skal gjennomføres, følges opp og evalueres Planen inneholder konkurransestrategien. I tillegg omfatter den en plan for kontraktsoppfølging og evaluering med rolle- og ansvarsfordeling.

(Se Konkurransestrategi)

Kontraktsvilkår

Partenes rettigheter og forpliktelser i kontraktsperioden. Krav til gjennomføring av kontrakten (inkludert avvikshåndtering).

Kravspesifikasjon

Kravspesifikasjonene skal angi kravene som stilles til egenskapene til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som oppdragsgiveren skal anskaffe.

(FOA § 15-1. Kravspesifikasjoner)

Kvalifikasjonskrav

Oppdragsgiveren kan stille krav til leverandørens kvalifikasjoner. Kravene kan bare gjelde registrering, autorisasjoner mv., økonomisk og finansiell kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres.

(FOA § 16-1. Kvalifikasjonskrav)

Kunngjøring

Publisering av informasjon om en konkurranse eller resultatet av den. Kunngjøring regnes som et av de viktigste virkemidlene for å sikre at oppdragsgiveren opptrer i samsvar med de grunnleggende prinsippene.  Kunngjøringen skal utarbeides på elektroniske skjemaer, som finnes på Doffin.no. Disse skjemaene er fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet.

Leverandørkonferanse

Orientering til leverandørmarkedet generelt om virksomhetens fremtidige behov.

LOA

Lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser.

Livssyklus

Alle faser i hele varens, tjenestens eller bygge- og anleggsarbeidets levetid fra anskaffelsen av råvarer eller opparbeidingen av ressurser, til avhendingen, kasseringen eller opphøret. Dette inkluderer blant annet forskning og utvikling, produksjon, handel, transport, bruk og vedlikehold.

Livssykluskostnad (LCC)

De totale kostnadene for et produkt i løpet av hele dets definerte livssyklus.

Markedsdialog

Se dialog med markedet.

Markedsundersøkelse

Kartlegging av aktuelle leverandører, varer og tjenester, og konkurransesituasjonen i markedet.

Plan- og designkonkurranse

En plan- og designkonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som gjør det mulig for oppdragsgiveren å få utarbeidet et planleggings- eller prosjekteringsarbeid, inkludert en design, gjennom en konkurranse der en jury kårer en eller flere vinnere.

(FOA § 31-1. Definisjon)

Rammeavtale

Avtale som en eller flere oppdragsgivere inngår med en eller flere leverandører, og som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for de kontrakter som oppdragsgiveren skal inngå i løpet av en bestemt periode, særlig om pris og mengde.

 (FOA § 4-1.Kontraktstyper i)) (Se Kontrakt, Avrop)

Risiko

Risiko kombinerer sannsynligheten og konsekvens av en hendelse som kan inntreffe. Risikovurdering innebærer en analyse av risikoens størrelse, en evaluering av om risikonivået er akseptabelt, og en vurdering av mulige tiltak for å redusere sannsynlighet eller konsekvenser av hendelsen.

Risikostyring

Prosess for å identifisere, vurdere og prioritere hendelser som kan påvirke virksomhetens måloppnåelse, både positivt og negativt. Hensikten er å følge opp med ressurser for å minimere, kontrollere og styre sannsynligheten og konsekvensen av uheldige hendelser, eller maksimere realisering av potensielle gevinster.

(Se ISO31000)

Sosial dumping

Sosial dumping forekommer når arbeidstakere utsettes for brudd på helse-, miljø- og sikkerhetsregler. Dette omfatter regler om arbeidstid og krav til bostandard, samt når arbeidstakere tilbys lønn eller andre ytelser som er uakseptabelt lave sammenliknet med hva norske arbeidstakere normalt tjener, eller at tilbudt lønn og ytelser ikke er i tråd med gjeldende allmenngjøringsforskrift der det finnes.

(Se St.mld.nr 29 (2010-2011))

Sosialt ansvar

Sosialt ansvar i offentlige anskaffelser handler om at oppdragsgivere stiller krav til leverandører om at de som har vært involvert i produksjon av varene som kjøpes, har ordentlige arbeidsforhold i samsvar med internasjonale menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter.

Standard

En offentlig tilgjengelig teknisk spesifikasjon som er godkjent av et anerkjent nasjonalt, europeisk eller internasjonalt standardiseringsorgan.

(FOA § 4-4. Standarder og spesifikasjoner)

Styringsparamenter (KPI)

Key Performance Indicators (KPI) er mål og styringsindikatorer (nøkkeltallsindikator), som angir grad av måloppnåelse på definerte områder.

TED-databasen

Tenders Electronic Daily (TED). Den europeiske offisielle databasen for kunngjøringer.

(Se Doffin)

Terskelverdi

Terskelverdier er beløpsgrenser som angir hvilken del av forskriften (FOA) som kommer til anvendelse for en anskaffelse som skal kunngjøres. Det er den anslåtte verdi for hver anskaffelse (som kan bestå av flere delkontrakter) inklusive opsjoner som skal medregnes.

(FOA § 5-3. EØS-terskelverdier)

Tilbud

Tilbud, den mengde av et gode som blir frembudt for salg.

(se Anbud)

Tildelingskriterier

Kriterier for kontraktstildeling som oppdragsgiver skal vurdere tilbudene etter. Kriteriene må ha tilknytning til det som skal leveres og være egnet til å skille tilbudene fra hverandre.  

(FOA § 8-11. Tildelingskriterier)

Ulovlig direkte anskaffelse

Anskaffelse oppdragsgiver har gjennomført i strid med kunngjøringsplikten. Omfatter både anskaffelser der denne skulle vært kunngjort, og der oppdragsgiver bare har kunngjort i Doffin når regelverket pålegger kunngjøringsplikt i TED-databasen.

Veiledende kunngjøring

Oppdragsgiveren kan gjøre sine planlagte anskaffelser kjent ved å publisere en veiledende kunngjøring. Kunngjøringen skal inneholde en kort beskrivelse av anskaffelsene.

(FOA § 21-3. Veiledende kunngjøring)

Ytelses- eller funkjsonskrav

Krav til ytelse- eller funksjon ved ved vare- og tjenesteanskaffelser. Kravene inngår i kravspesifikasjonen. 

(Se Kravspesifikasjon)

Åpen anbudskonkurranse

Anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Det er ikke tillatt å gjennomføre forhandlinger.

(FOA § 23-6. Gjennomføring av åpen og begrenset anbudskonkurranse)

(se Begrenset anbudskonkurranse)

Åpen tilbudskonkurranse

Anskaffelsesprosedyre tillatt brukt under EØS-terskelverdi for klassisk sektor hvor alle interesserte leverandører gi tilbud. Fleksibel anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver kan tildele kontrakt kun basert på tilbudene slik de forelå ved tilbudsfristens utløp, eller etter å ha en dialog/forhandling med tilbydere før tildeling.

Deldette

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*