Hvilke endringer er tillatt?
Endringer som ikke er vesentlige, er tillatt for både del II- og del III-anskaffelser.
Om en endring er vesentlig, avgjøres basert på en vurdering av hvordan avtaleforholdet fremstår før og etter den aktuelle endringen.
Det sentrale i vurderingen er om kontraktens overordnede karakter er endret. Altså om endringen medfører at kontrakten blir så forskjellig fra den opprinnelige kunngjøringen, at det i realiteten er inngått en ny anskaffelse som skulle vært kunngjort.
Ved å endre kontrakten vesentlig inngår oppdragsgiver i realiteten en ny kontrakt uten å avholde konkurranse.
Flere mindre endringer kan i sum utgjøre en vesentlig endring og i realiteten en ulovlig direkte anskaffelse.
Selv om anskaffelser etter både del II og del III tillater endringer som ikke er vesentlige, inneholder forskriftens del III en oversikt over hvilke endringer som er lovlige. Nedenfor gjennomgås reglene for endring av kontrakter som følger reglene i del III.
Tillatte endringer
I § 28-1 er endringene som er tillatt listet opp. Disse er
- endringer som følger avtalte endringsklausuler
- endringer som gir en prisøkning som ikke overstiger EØS-terskelverdiene og heller ikke overstiger 10 prosent av kontraktsverdien, eventuelt 15 prosent av verdien ved bygge- og anleggskontrakter
- nødvendige tilleggsleveranser fra den opprinnelige leverandøren
- endringer som følge av uforutsette omstendigheter
- endringer ved overdragelse av kontrakten til en ny leverandør på tilsvarende vilkår
- endringer som ikke er vesentlige
Endringer kan ikke forandre kontraktens overordnede karakter
Endringer er bare lovlige dersom anskaffelsens overordnede karakter ikke blir forandret. Anskaffelsens overordnede karakter vil typisk være endret der det som skal anskaffes blir byttet ut med noe kvalitativt annet, eller at typen anskaffelse grunnleggende endres.
Eksempel
Dersom oppdragsgiver åpner for å endre en kontrakt fra å gjelde rehabilitering av et bygg til å gjelde bygging av et nytt bygg på et annet sted, vil dette innebære en endring av kontraktens overordnede karakter. En slik endringsklausul vil være i strid med anskaffelsesreglene.
Tilsvarende gjelder der en kommune beslutter å kjøpe servicebiler i stedet for å lease dem, eller opphever et krav om at mat til offentlige kantiner skal være økologisk. Selv om prisøkningen fra endringene er under terskelen i § 28-1 (1) bokstav b, kan endringene likevel medføre at kontraktens overordnede karakter blir endret. Da vil det være i strid med regelverket å gjennomføre endringene uten en ny konkurranse.
Dersom det i motsatt tilfelle er snakk om å kjøpe et mindre antall biler i tillegg til å lease dem, eller å oppheve et krav om økonomisk sertifisering for en begrenset del av kantinesortimentet, vil spørsmålet kunne stille seg annerledes. Disse endringene vil ikke nødvendigvis endre anskaffelsens overordnede karakter på samme måte, og vil derfor kunne være tillatt så lenge de er under terskelen i § 28-1 (1) bokstav b.
Endringsklausuler
Endringsklausuler er en måte å sikre at kontrakten tar høyde for oppdragsgivers fremtidige behov. Vær oppmerksom på at endringsklausulen ikke kan muliggjøre at kontraktens overordnede karakter endres.
Eksempel
Dersom en kommune muligens vil slå seg sammen med nabokommunen i fremtiden, kan den inkludere en endringsklausul som åpner for at kontrakten utvides, som følge av sammenslåingen. Kommunen kan for eksempel avtale at den skal ha mulighet til å utvide en kontrakt om mobiltjenester som følge av sammenslåingen. Den kan imidlertid ikke avtale at mobilleverandøren også skal begynne å levere IT-sikkerhetstjenester etter sammenslåingen.
Endringer som følge av uforutsette omstendigheter
En endring som skjer som følge av uforutsette omstendigheter, kan lovlig gjennomføres der endringen kommer helt uventet på oppdragsgiver.
Eksempel
En fylkeskommune kan for eksempel midlertidig redusere antall avganger i en kontrakt om drift av en bussrute, fordi et smitteutbrudd har ført til at flere må jobbe på hjemmekontor. Dersom kommunen reduserer tilbudet om sommeren, fordi det viser seg at det er mindre behov for strekningen i sommerferien, vil derimot endringsbehovet være resultatet av dårlig planlegging.
Nødvendige tilleggsleveranser
Behov for nødvendige tilleggsleveranser kan eksempelvis oppstå der en etat kjøper en komplett IT-tjeneste fra en bedrift. Hvis det senere kommer nye lovkrav om håndtering av personopplysninger, vil det være teknisk vanskelig å konkurranseutsette kravet om personvern. Å endre kontrakten til også å omfatte personvernhåndteringen vil dermed være en nødvendig tilleggsleveranse.
Les mer om de ulike kategoriene av tillatte endringer i DFØs veileder til reglene om offentlige anskaffelser punkt 41.2.
Vesentlige endringer er ikke tillatte
I tråd med § 28-2 vil en endring alltid være vesentlig dersom den
- gjelder nye betingelser som ville ha ført til at andre leverandører potensielt kunne ha deltatt, eller at oppdragsgiver kunne tildelt kontrakten til en annen leverandør
- endrer kontraktens økonomiske balanse til fordel for leverandøren
- utvider kontraktens omfang betydelig
- gjelder skifte av leverandør i andre tilfeller enn der den opprinnelige leverandøren skiftes ut som følge av omstrukturering, for eksempel overtakelse, fusjon, oppkjøp eller konkurs
Endring av kontraktens økonomiske balanse
En endring av kontraktens økonomiske balanse vil typisk skje der leverandørens ytelse reduseres, uten at prisen reduseres tilsvarende. En kommune bestemmer for eksempel at renholdsfirmaet de har avtale med skal vaske rådhuset sjeldnere enn avtalt, uten at kommunen betaler mindre.
Vær oppmerksom på at det å ikke håndheve kontraktsbrudd fra leverandør kan ansees for å være en endring av kontraktens økonomiske balanse, til fordel for leverandøren.
Betydelig utvidelse av kontraktens omfang
Hvilke endringer som utgjør en betydelig utvidelse av kontraktens omfang, vil avhenge av hva slags anskaffelse det dreier seg om. Det å inkludere nye varer eller tjenester i en eksisterende kontrakt, vil ofte være en betydelig utvidelse.
Eksempel
Dersom en kommune inngår en avtale om å kjøpe møbler til en skole, og senere utvider avtalen til å også å gjelde kjøp av kunst, vil dette regnes som en betydelig utvidelse av kontraktens omfang. Tilsvarende gjelder der et byråd inngår en avtale om snømåking for en bestemt bydel, og senere utvider avtalen til også å gjelde en annen bydel.
Les mer om reglene om vesentlige endringer i DFØs veileder til reglene om offentlige anskaffelser punkt 41.3.
Kunngjøring av endring i inngått kontrakt
Det er plikt til å kunngjøre endringer med hjemmel i § 28-1 første ledd bokstav c og d i Doffin-databasen snarest, og senest innen 30 dager etter at kontrakten er inngått.
Dette er endringer som gjelder
- nødvendige tilleggsleveranser under nærmere bestemte vilkår
- nødvendige endringer som følge av omstendigheter en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse, på nærmere bestemte vilkår
Les mer om kunngjøring om av konkurranser.I DFØs veileder til reglene om offentlige anskaffelser kapittel 32 kan du få mer utførlig informasjon.
Tillatte endringer i del II-anskaffelser
I tråd med § 11-2 kan oppdragsgiver bare gjøre endringer som ikke er vesentlige.
I motsetning til forskriftens del III er det ikke spesifikke regler for hvilke endringer som er lovlige og ulovlige, og forskriften legger opp til en friere vurdering. Adgangen til å gjøre endringer er altså litt større i del II.
Ved vurderingen om en endring er lovlig under forskriftens del II, kan reglene i forskriftens del III være relevante. Anskaffelsesforskriften har strengere regler for større anskaffelser. Dersom en endring ville vært lov for en kontrakt omfattet av forskriftens del III, er endringen som hovedregel også tillatt for del II-anskaffelser.
Les mer om endringer i del II-anskaffelser i DFØs veileder til reglene om offentlige anskaffelser kapittel 14.