Rutiner og tiltak for miljø og kvalitet

Hvordan kan du sikre at miljømålsettinger nås? Du kan stille krav til leverandøren rutiner og tiltak.

Publisert: 17. sep 2018, Sist endret: 26. Feb 2020

Kvalitetssikringstiltak og -rutiner

Du kan stille spesifikke krav til leverandørens tekniske og faglige kompetanse (deres egnethet) ved at de har rutiner for kvalitetssikringstiltak; en systematisk og strukturert tilnærming til den risiko, kompleksitet og de målsettinger som leveransen har. 

Du kan be leverandøren beskrive de tekniske fasiliteter han råder over, hvilke metoder han vil bruke og til hvilke rutiner som skal ivaretas i kontraktgjennomføringen. Du kan for eksempel stille krav om at leverandøren skal ha et system for å kunne spore produkter bakover i leverandørkjeden, et system som sikrer overholdelse av frister og milepæler og risikotiltak for å sikre at målsettingen med anskaffelsen nås.  

    Du kan be leverandøren dokumentere dette på mange måter enten ved at leverandøren beskriver hvilke tiltak og rutiner han vil anvende, hvilke tekniske fasiliteter han råder over, beskrivelse av de tiltak han vil anvende ved utførelsen av kontrakten eller ved en 3. parts sertifisering.

    Husk at

    • Kravene til tekniske fasiliteter, metoder og rutiner må være relevante, det vil si knytte seg til det som skal leveres og ikke andre forhold hos leverandøren eller andre leveranser leverandøren har.
    • Kravene må videre være forholdsmessige (proporsjonale), dvs anskaffelsen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. Du må derfor vurdere om de krav du stiller til leverandørens kompetanse er nødvendige og om du påfører deg selv eller leverandørene en uforholdsmessig byrde ved å dokumentere. Sistnevnte kan særlig komme på spissen ved kvalitetssikringsrutiner eller miljøledelsessystem, der du ber om 3. parts sertifisering og det i realiteten er godt nok å be leverandøren dokumentere rutinene sine. 

    Eksempel

    Krav:Dokumentasjonskrav:
    Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen og den risiko den medfører.En beskrivelse av leverandørens rutiner og tiltak for kvalitetssikring.
    Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, og dette er beskrevet i sertifiseringen er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat. Leverandøren skal angi hvor i sertifiseringen kravet er ivaretatt.


    Krav til 3. parts sertifisering

    Du kan også kreve at leverandøren er 3. parts sertifisert og oppfyller visse kvalitetssikringsstandard.   Der du ønsker å kreve at leverandøren oppfyller en slik 3. parts sertifisering ved å levere inn en attest, bør du sjekke med markedet (den aktuelle bransjen) hvordan konsulentene kan dokumentere at kvalitetsrutinene er oppfylt.

    Noen bransjer velger kvalitetssikringssystem i henhold til ISO 9001, mens andre har kvalitetssikringssystemer som ikke nødvendigvis er 3. parts sertifisert.  Det kan derfor være lurt å åpne opp for flere måter å dokumentere kvalitetssikringsrutiner, da et for strengt krav kan lede til en mislykket konkurranse ved at veldig få eller ingen leverandører i bransjen har slike attester eller sertifiseringer. Slike krav kan også ekskludere særlig nyetablerte selskaper.

    Der du likevel vurderer at en 3. parts sertifisering er nødvendig, plikter du å åpne opp for at leverandøren kan dokumentere sertifiseringen på flere måter.

    Eksempel

    Krav: Dokumentasjonskrav:
    Leverandøren skal ha attest på 3. parts sertifisering som ISO 9001 eller tilsvarende. Gyldig lisensnummer for ISO 9001 utstedt av uavhengige organer. Oppdragsgiver vil godta andre tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater.
    Annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak godkjennes i den grad leverandøren ikke har hatt mulighet for å få attester som nevnt innen fristen angitt i dette konkurransegrunnlaget. Forutsetningen er at det ikke skyldes leverandøren selv.

    Miljøkompetanse

    Du kan stille spesifikke krav til leverandørens tekniske og faglige kompetanse (deres egnethet) som miljøkompetanse.

    Det kan for eksempel være relevant for anskaffelsen at leverandøren har en spesifikk formell miljøutdanning, konkret kompetanse/erfaring i å fjerne miljøskadelig avfall som for eksempel asbest eller erfaring med ivaretagelse av miljømål i tilsvarende miljøarbeider.  Det kan også være relevant å kreve at leverandøren har visse rutiner og tiltak som skal benyttes i gjennomføringen av kontrakten.

    Eksempler på kvalifikasjonskrav

    To eksempler der krav til miljøkompetanse kan være relevante:

    • Bygging i økologisk sensitive områder. Her kan du stille som kvalifikasjonskrav at leverandør har erfaring fra, og kunnskap om, bygging i slike områder. Kompetanse om lokalt naturmangfold, økosystemtjenester og tiltak for klimatilpasninger er relevant i denne sammenheng.
    • Renholdstjenester. Her kan du stille som kvalifikasjonskrav at leverandøren har opplæringsopplegg for de renholdere som skal utføre renholdet i din virksomhet i riktig bruk av vaskemetoder, dosering av vaskemidler og avfallshåndtering. 

    Dokumentasjonskrav

    Du må angi hvordan leverandørene skal dokumentere sine kvalifikasjoner, jf FOA § 8-7 (3) og § 16-6. I § 16-6 (1) er det angitt at du kan kreve at leverandøren fremlegger en beskrivelse av miljøledelsestiltak som skal benyttes for gjennomføringen av kontrakten. Det kan bla være aktuelt med beskrivelse av tiltak og rutiner opprettet av bransjeorganisasjoner eller også 3. parts sertifiseringer.  Det du krever av dokumentasjonen skal stå i forhold til anskaffelsens karakter, omfang, betydning og planlagt bruk.

    Rutiner og tiltak for å ivareta miljørisiko

    Der du har satt visse miljømålsettinger for anskaffelsen, for eksempel at energiforbruket skal reduseres, at transporten skal foregå med null-utslippsbiler, at produktet skal bestå av en viss andel resirkulerte materialer, at anskaffelsen skal bidra til sirkulær økonomi etc, vil det som regel være påkrevet at leverandøren har visse målsettinger, rutiner og tiltak for å håndtere målsettinger og mulige risikoer.

    Hva er et miljøledelsessystem?

    Et miljøledelsessystem består av en systematisk prosess eller metode som beskriver hvordan en virksomhet gjennomfører, leder, måler og kontinuerlig begrenser sin miljøpåvirkning for å sikre høy miljøstandard i virksomheten. Ansvaret for miljøledelsessystemet ligger hos toppledelsen i virksomheten. Miljøledelsessystemet inkluderer virksomhetens miljøpolicy, målsettinger, tiltak og rutiner med kontinuerlig forbedringstiltak.

    Hva bør jeg tenke på dersom jeg ønsker å be om 3. parts sertifiering?

    Du bør vurdere om en 3. parts sertifisering er relevant og forholdsmessig.

    Husk at

    • Kravene til tekniske fasiliteter, metoder og rutiner må være relevante, det vil si knytte seg til det som skal leveres og ikke andre forhold hos leverandøren eller andre leveranser leverandøren har.
    • Kravene må videre være forholdsmessige (proporsjonale), dvs anskaffelsen skal gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. Du må derfor vurdere om de krav du stiller til leverandørens rutiner og tiltak er nødvendige og om du påfører deg selv eller leverandørene en uforholdsmessig byrde ved å dokumentere. Sistnevnte kan medføre at attraktive leverandører ikke ønsker eller kan delta i konkurransen. Dette kan særlig komme på spissen ved kvalitetssikringsrutiner eller miljøledelsessystem, der du ber om 3. parts sertifisering og det i realiteten er godt nok å be leverandøren dokumentere rutinene sine. 

    Der du vurderer at det ikke er forholdsmessig eller sikrer tilstrekkelig konkurranse, bør du stille de konkrete miljøledelsestiltakene. På den måten åpner du opp for at leverandøren kan dokumentere tiltakene på flere måter.

    Du bør derfor alltid undersøke hvor moden bransjen er, hva som er et forholdsmessig krav og hvordan bransjen kan dokumentere miljøledelsestiltak og rutiner slik at du ikke begrenser konkurransen ulovlig. Les mer om nyoppstartede virksomheter. Se nærmere om dialog med markedet og Veileder for miljøkrav og miljødokumentasjon.

    Det kan være lurt å åpne opp for flere måter å dokumentere miljøledelsestiltakene på for å sikre god konkurranse og konkurransedyktige tilbud. Det viktigste er at tiltakene er ivaretatt og ikke måten det dokumenteres på.

    Eksempel der det åpnes for flere måter å dokumentere

    Krav:Dokumentasjonskrav:

    Leverandøren skal ha miljøledelsetiltak og -rutiner som sikrer ivaretagelse av miljømålsettingene ved anskaffelsen.

    Leverandøren skal beskrive de miljøledelsestiltakene som skal anvendes under utførelse av kontrakten og beskrive hvordan de kan bidra til å sikre at miljømålene nås.
    Der leverandøren har attest for 3. parts sertifisering ihht EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller lignende kan dette godtas som dokumentasjon under forutsetning av at de omtaler rutiner og tiltak for miljømålsettinger.

     

    Eksempel der det kreves 3. parts sertifisering

    Krav:Dokumentasjonskrav:
    Leverandøren skal ha attest på 3. parts sertifisering som EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende.Gyldig lisensnummer for EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn utstedt av uavhengige organer. Oppdragsgiver vil godta andre tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater.
    Annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak godkjennes i den grad leverandøren ikke har hatt mulighet for å få attester som nevnt innen fristen angitt i dette konkurransegrunnlaget. Forutsetningen er at det ikke skyldes leverandøren selv.

     

    Hvordan stille krav til et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem?

    Hvis du krever at leverandøren skal fremlegge et 3. parts sertifisert miljøledelsessystem eller -standard, skal du ihht FOA § 16-7 vise til

    • EMAS (som er EUs miljøledelsessystem) og/eller
    • ISO 14001:2015 (som er en internasjonal standard) og/eller
    • Miljøfyrtårn (som er formelt anerkjent av EU til å tilsvare EMAS med få unntak) og/eller
    • tilsvarende miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkrediterte organer.

    Miljømerker et ikke nevnt som et av de lovlige 3. parts sertifiseringer som det anledning til å vise til.

    Du plikter å godta annen dokumentasjon av tilsvarende miljøledelsestiltak fra leverandørene dersom leverandøren ikke har mulighet til å få slike attester innen den fristen du har satt, se nærmere forskrift om offentlige anskaffelser § 8-7 (4) og §16-7.

    Les mer om hvordan stille krav til miljøledelsessystemer

    Hvordan stille krav til miljøledelsestiltak for å åpne opp for at leverandøren kan dokumentere på flere måter?

    Miljømerker (og annen dokumentasjon) kan likevel benyttes som dokumentasjon under forutsetning av at du har beskrevet hvilke miljømålsettinger som skal nås eller angitt de konkrete miljøbelastninger som skal minimeres. Her skal leverandøren angi hvilke miljøledelsestiltak og rutiner han vil benytte under utførelsen av kontrakten. Se mer om annen dokumentasjon fra leverandørene.

     

    Hjelp oss å lage bedre nettsider

    Fant du det du lette etter?

    Hjelp oss å lage bedre nettsider
    *