Lage kontraktstrategi

Dere har besluttet å dekke behovet gjennom en anskaffelse og skal planlegge hvordan konkurransen best kan gjennomføres.

Publisert: 25. nov 2014, Sist endret: 06. nov 2018

Hvordan konkurransen skal gjennomføres

Du har besluttet å gjøre en anskaffelser og står overfor flere strategiske vurderinger og valgmuligheter for hvordan konkurransen bør gjennomføres for å få optimal konkurranse. Beslutningen om at behovet skal dekkes ved en anskaffelse, er behandlet i forrige steg, vurdere behov.

Du bør se på alle aktivitetene i stegene og malen for konkurransestrategi og vurdere i hvilket omfang det er relevant å vurdere og anbefale en beslutning for din anskaffelse.

Det kan hende du må gå litt frem og tilbake mellom aktivitetene. Markedskartleggingen kan for eksempel avdekke at visse behov vanskelig kan dekkes på kort sikt slik at det er viktig å legge et lengre tidsperspektiv til grunn og gå i grundigere dialog med markedet for å få dekket behovet med nye løsningsalternativer (også kalt innovative anskaffelser).

Markedskartleggingen kan avdekke risikoer du ikke har tenkt på og som må vurdere i forhold til sannsynlighet og konsekvens slik at du kan få kontroll over risikoen og styre den.

Mandat for anskaffelsen

Å få forankret viktige beslutninger som valg av strategier, målsettinger for anskaffelsen og kostnadsvinå, gir deg som innkjøper/prosjektleder viktige føringer og også "ryggdekning" for det som gjøres videre i anskaffelsesprosessen.

Konkurransestrategien bør godkjennes av den som er delegert myndighet til det og vil således gi deg mandat til å planlegge konkurransen videre.

Konkurransestrategien gir føringer

Konkurransestrategien hjelper deg ved at den gir føringer for hvordan konkurransegrunnlaget skal utformes, for eksempel:

  • Hvilket verifisert behov skal dekkes?
  • Hva er anskaffelsens anslåtte verdi?
  • Hvilken konkurranseform (anskaffelsesprosedyre) kan jeg velge mellom for denne anskaffelsen?
  • Hvilken konkurranseform (anskaffelsesprosedyre) er best egnet for det verifiserte behovet? Kan behovet dekkes greit i markedet? Er det mange leverandører eller få? Kan behovet ikke dekkes i dagens marked slik at det er nødvendig å få utviklet nye løsninger?
  • Hvilken risiko er forbundet med gjennomføringen av konkurransen og ikke minst i kontraktsgjennomføringsfasen? Hva kan gå galt, hva er risikoen for at det går galt og hvilke konsekvenser kan det få.
  • Hvordan bør dere styre risiko? Dette avhenger av konsekvensen av mulig risiko. Bør dere for eksempel følge opp leveransen tettere, ha oftere rapporteringer, spesifisere mer detaljert eller utføre noen av oppgavene i egenregi?
  • Bør dere ha en rammeavtale? Dva har dere et repetivt behov slik at dere ønsker å kunne bestille flere ganger i løpet av avtaleperioden?
  • Bør dere åpne opp for delkontrakter, jf FOA § 19-3, for å få det beste totaltilbudet? Eller er det tilstrekkelig konkurranse i markedet til at en enkeltleverandør kan levere totalytelsen?
  • Hvordan bør spesifikasjonen utformes?
    • Hvilke krav må være oppfylt for å sikre behovsoppfyllelse?
    • Hvilke tildelingskriterier til ytelsen bør benyttes for å bidra til bedre måloppnåelse?
    • Er det krav eller kriterier som ikke kan oppfylles i dag, men som ønskes oppfylt under kontraktsperioden, så kan kontraktsvilkår være et alternativ.
    • Skal det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår eller til lærlinger?
  • Dokumentet (konkurransetrategien) bør arkiveres på saken, da den viser alle viktige vurderinger og beslutninger som er gjort i saken og bør også inneholde en kort kommentar om hvorfor noen aktiviteter ikke er nødvendig å kommentere.

Hvor lang bør kontraktsperioden være?

Når det gjelder rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger skal de som hovedregel ikke være lengre enn fire år jf FOA § 11-1 og FOA kapittel 26.

For andre avtaler er det opp til det innkjøpsfaglige skjønner å vurdere hvor lang avtalen skal være. Det grunnleggende prisipp om konkurranse kan imidlertid sette skranker for hvor lang kontraktsperioden kan være.

Dere bør derfor vurdere hvor lang bør kontraktsperioden være? Er det et område der det skjer en rask utvikling slik at det er anskaffelsesfaglig klokt med en kortere avtale? Eller er det en avtale der ytelsen som skal leveres krever store investeringer fra leverandørens side slik at kontraktsperioden bør være lenger? Disse vurderinger bør nedtegnes skriftlig i konkurransestrategien. 

Bør dere ha med opsjoner? Ønsker dere å kunne forbeholde dere retten til å forlenge avtalen utover avtaleperioden eller øke volumet på det som er kontraktsfestet?

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*