Lage kontraktstrategi

Dere har besluttet å dekke behovet gjennom en anskaffelse og skal planlegge hvordan konkurransen best kan gjennomføres.

Publisert: 25. nov 2014, Sist endret: 06. des 2018

Hvordan konkurransen skal gjennomføres

Du har besluttet å gjøre en anskaffelser og står overfor flere strategiske vurderinger og valgmuligheter for hvordan konkurransen bør gjennomføres for å få optimal konkurranse. Beslutningen om at behovet skal dekkes ved en anskaffelse, er behandlet i forrige steg, vurdere behov.

Du bør se på alle aktivitetene i stegene og malen for konkurransestrategi og vurdere i hvilket omfang det er relevant å vurdere og anbefale en beslutning for din anskaffelse.

Det kan hende du må gå litt frem og tilbake mellom aktivitetene. Markedskartleggingen kan for eksempel avdekke at visse behov vanskelig kan dekkes på kort sikt slik at det er viktig å legge et lengre tidsperspektiv til grunn og gå i grundigere dialog med markedet for å få dekket behovet med nye løsningsalternativer (også kalt innovative anskaffelser).

Markedskartleggingen kan avdekke risikoer du ikke har tenkt på og som må vurdere i forhold til sannsynlighet og konsekvens slik at du kan få kontroll over risikoen og styre den.

Mandat for anskaffelsen

Å få forankret viktige beslutninger som valg av strategier, målsettinger for anskaffelsen og kostnadsvinå, gir deg som innkjøper/prosjektleder viktige føringer og også "ryggdekning" for det som gjøres videre i anskaffelsesprosessen.

Konkurransestrategien bør godkjennes av den som er delegert myndighet til det og vil således gi deg mandat til å planlegge konkurransen videre.

Konkurransestrategien gir føringer

Konkurransestrategien hjelper deg ved at den gir føringer for hvordan konkurransegrunnlaget skal utformes, for eksempel:

  • Hvilket verifisert behov skal dekkes?
  • Hva er anskaffelsens anslåtte verdi?
  • Hvilken konkurranseform (anskaffelsesprosedyre) kan jeg velge mellom for denne anskaffelsen?
  • Hvilken konkurranseform (anskaffelsesprosedyre) er best egnet for det verifiserte behovet? Kan behovet dekkes greit i markedet? Er det mange leverandører eller få? Kan behovet ikke dekkes i dagens marked slik at det er nødvendig å få utviklet nye løsninger?
  • Hvilken risiko er forbundet med gjennomføringen av konkurransen og ikke minst i kontraktsgjennomføringsfasen? Hva kan gå galt, hva er risikoen for at det går galt og hvilke konsekvenser kan det få.
  • Hvordan bør dere styre risiko? Dette avhenger av konsekvensen av mulig risiko. Bør dere for eksempel følge opp leveransen tettere, ha oftere rapporteringer, spesifisere mer detaljert eller utføre noen av oppgavene i egenregi?
  • Bør dere ha en rammeavtale? Dva har dere et repetivt behov slik at dere ønsker å kunne bestille flere ganger i løpet av avtaleperioden?
  • Bør dere åpne opp for delkontrakter, jf FOA § 19-3, for å få det beste totaltilbudet? Eller er det tilstrekkelig konkurranse i markedet til at en enkeltleverandør kan levere totalytelsen?
  • Hvordan bør spesifikasjonen utformes?
    • Hvilke krav må være oppfylt for å sikre behovsoppfyllelse?
    • Hvilke tildelingskriterier til ytelsen bør benyttes for å bidra til bedre måloppnåelse?
    • Er det krav eller kriterier som ikke kan oppfylles i dag, men som ønskes oppfylt under kontraktsperioden, så kan kontraktsvilkår være et alternativ.
    • Skal det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår eller til lærlinger?
  • Dokumentet (konkurransetrategien) bør arkiveres på saken, da den viser alle viktige vurderinger og beslutninger som er gjort i saken og bør også inneholde en kort kommentar om hvorfor noen aktiviteter ikke er nødvendig å kommentere.

Hvor lang bør kontraktsperioden være?

Når det gjelder rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger skal de som hovedregel ikke være lengre enn fire år jf FOA § 11-1 og FOA kapittel 26. Dette er begrunnet i i hensynet til det grunnleggende prinsipp om konkurranse og for å forhindre monopoldannelser.

For andre avtaler er det ikke spesielt regulert hvilken lengde kontrakter kan ha. Det er opp til det innkjøpsfaglige skjønnet, herunder objektive forretningsmessige vurderinger å vurdere hvor lang avtalen skal være. Det grunnleggende prisipp om konkurranse kan imidlertid sette skranker for hvor lang kontraktsperioden kan være. Lange kontraktsperioder vil kunne avskjære muligheten for andre leverandører til å oppnå leveranser i lengre tid og vil være uheldig for konkurransesituasjonen på sikt.

  • Det er mulig å ha lengre kontrakter enn 4 år, både for rammeavtaler og andre typer avtaler, men da må det begrunnes ut fra særlige forhold som for eksempel for å oppnå en effektiv konkurranse dersom utførelsen av kontrakten krever investeringer med lengre nedskrivningstid eller dersom prosjektet varer lenger enn 4 år. 
  • Er det et område der det skjer en rask utvikling bør det vurderes om en kortere kontratksperiode er mer hensiktsmessig.
  • Bør dere ha med opsjoner? Ønsker dere å kunne forbeholde dere retten til å forlenge avtalen utover avtaleperioden eller øke volumet på det som er kontraktsfestet? 
  • Vurderingene bør nedtegnes skriftlig i konkurransestrategien. 

Spesielt om tidsubegrensede kontrakter

Regelverket setter ikke forubud mot tidsubegrensede kontrakter og § 5-4(10) forutsetter at det er anledning til det. Kontraktens verdi skal beregnes ut fra en tidsperiode på 4 år og dette gir en veiledning mht hvilken kontraktsperiode som normalt vil bli akteptert.

Tidsubegrensede kontrakter skal ikke inngås med mindre det er særlig grunn til det ifølge flere rettsavgjørelser. Særlig gjelder dette når kontrakten ikke knytter seg til et konkret prosjekt. Selvom tidsubegrensede kontrakter er aktepstert, må kontrakten uansett kunne sies opp.

En tidsubegrenset kontrakt som ikke sies opp kan i realiteten innebære en ulovlig direkte anskaffelse. Endringer i markedssituasjonen kan medføre plikt til å si opp kontrakten. Sak i KOFA 2009/144  gjaldt en kontrakt om transporttjenester som opprinnelig ble inngått da det ikke var konkurranse i markedet. Etterhvert ble det flere aktører på markedet og KOFA uttalte at det innebar en ulovlig direkte anskaffelse å ikke si opp kontrakten for så å legge den ut i konkurranse. 

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*