Valg av prosedyre og lengde på kontrakten

Du skal oppgi i anskaffelsesdokumentene hvilken prosedyre som skal gjennomføres og hvor lang kontraktsperioden skal være. Valg av riktig prosedyre og kontraktslengde har betydning for konkurranseresultatet.

Publisert: 08. Jan 2020, Sist endret: 02. Feb 2021

Uansett hva du skal anskaffe, skal du avholde en konkurranse dersom kontraktsverdien er over kr 100.000 eks mva.

FOA regulerer flere typer prosedyrer; prosedyrer der alle som ser kunngjøringen kan innlevere tilbud (åpne prosedyrer), prosedyrer der du kun sender invitasjon til de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene (begrensede prosedyrer) og prosedyrer der leverandørene faller fra etter hvert. Det er prosedyrer der du har anledning til å forhandle og prosedyrer der det er forhandlingsforbud. Les mer om de ulike prosedyrene.

Hvilke prosedyrer du kan velge, er avhengig av anskaffelsens verdi, såkalte terskelverdier.

Hva slags ytelse skal du anskaffe?

Varer, tjenester eller bygge- og anleggsanskaffelser?

Anskaffelsesregelverket opererer med 3 type ytelser; varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Da det er forskjellige terskleverdier på varer, tjenester og bygge- og anleggsanskaffelser, er det viktig å få klassifisert hva slags type ytelse du skal anskaffe slik at du kan vurdere om anskaffelsen er over eller under terskelverdiene både de nasjonale og EØS terskelverdiene.  Om anskaffelsens verdi er over eller under terskelverdiene, vil det ha betydning for hvilke regler som gjelder og hvilke prosedyrer du kan velge mellom.

Blanding av flere ytelser 

Noen ganger består ytelsene av en blanding av flere ytelser, feks varer og bygge og anleggsarbeider. Da skal anskaffelsen gå etter de regler som gjelder for den ytelsen som gjelder kontraktens hovedelement. Hvorfor det var interessant å fastslå dette, var fordi det er betydelig høyere EØS terskelverdi for bygge- og anleggsarbeider sammenlignet med vareanskaffelser. Prosedyrereglene er noe mer fleksible under EØS terskelverdien og de skal kunngjøres i Doffin (den nasjonale kunngjøringsdatabasen), mens over EØS terskelverdien skal anskaffelsen kunngjøres i TED (EØS kunnkjøringsdatabasen).

En sak fra Kofa kan illustrere dette:

Saken gjaldt Hamar kommunes anskaffelse om levering og montering av kinostoler og amfi. Spørsmålet i saken var om anskaffelsen gjaldt en varekontrakt fremfor en bygge- og anleggskontrakt. I så fall skulle den vært kunngjort i TED og gjennomført etter anskaffelsesforskriften del III og ikke del II.

KOFA slo fast at det var snakk om en blandet kontrakt siden det både var levering samt montering av kinostoler og bygging av amfiet. Spørsmålet ble da om det var vareelementet eller byggeelementet som var kontraktens hovedelement. KOFA var enig med innklagede i at byggingen av amfiet fremstod som kontraktens hovedytelse som følge av hvor omfattende dette fremstod i forhold til leveringen av kinostolene. Prisene for de forskjellige elementene varierte mellom tilbudene, men KOFA understreket at det var vurderingene forut for kunngjøringen som i utgangspunktet var avgjørende. Det var heller ikke holdepunkter for at ytelsene kunne skilles fra hverandre, og klagen førte derfor ikke frem.

Kontraktens anslåtte verdi og valg av prosedyre

Hvordan skal kontraktens verdi beregnes?

Kontraktens verdi skal beregnes på grunnlag av et samlet anslag over den samlede betalingen ekskl mva, inkludert enhver form for opsjon som er fastsatt i anskaffelsesdokumentene. Eventuelle betalinger eller premiser til leverandørene skal tas mes i beregningen, jf foa § 5-4.

Prosedyre under nasjonal terskelverdi

For anskaffelser med en kontraktsverdi som er over kr 100.000 ekskl mva og under nasjonal terskelverdi (som i 2020 er på kr 1,3 mill ekskl mva), skal det avholdes en konkurranse. Dette utledes av det grunnleggende prinsippet om konkurranse, jf LOA § 4. Det er ingen spesiell prosedyre som er angitt, og det er ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen, men det må være en konkurranse. Det er ikke nok å lete på nettet og så kontakte kun én leverandør. Du vil i tillegg som den store hovedregel få bedre betingelser enn det som angis på nettet dersom du kontakter flere og ber om tilbud.

Prosedyre EØS-terskelverdi

For anskaffelser som er under EØS-terskelverdi, men som er lik eller over nasjonal terskelverdi, kan du velge mellom åpen og begrenset tilbudskonkurranse. Disse anskaffelsene kunngjøres i Doffin. I disse prosedyrene er det anledning til å ha dialog med leverandørene og det skal du opplyse om i anskaffelsesdokumenten.   

KOFA 2020/296 kan illustrere det: Det følger av forskriften § 9-3 (3) at oppdragsgiver «skal i anskaffelsesdokumentene opplyse om han planlegger å ha dialog med leverandørene». Innklagede har erkjent at det skulle vært angitt i konkurransegrunnlaget at konkurransen var tenkt gjennomført uten dialog. Klagenemnda er enig i at den omstendighet at dette ikke ble gjort, utgjør et brudd på forskriften § 9-3 (3).

Prosedyrer over EØS-terskelverdi

For anskaffelsr med en kontraktsverdi som er over EØS-terskelverdien kan du velge mellom flere prosedyrer avhengig av om anskaffelsen oppfyller vilkårene for den konkrete prosedyren. Du kan alltid velge åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Det er en konkurranseform der det ikke er lov til å forhandle.

Du kan også velge konkurranse med forhandling eller konkurransepreget dialog dersom det er hjemmel til det. jf §§ 13-1 - 13-4 . som begge tillater forhandling. 

Det er også mulig å velge konkurranse om innovasjonspartnerskap dersom du skal anskaffe noe som ikke er på markedet ennå.

Dynamisk innkjøpsordning (DPS) kan også være en egnet prosedyre der du skal anskaffe ytelser som ikke krever særlig tilpasning, såkalte hyllevarer, jf § 26-4 flg. DPS kan være et alternativ til rammeavtaler.

DFØ (tidligere Difi) har utarbeidet en prosedyrevelger som kan gi veiledning for valg av prosedyre, se nederst på siden.

Hvor lang kontraktsperiode?

Lengde på kontrakter

Når det gjelder rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger skal de som hovedregel ikke være lengre enn fire år jf foa § 11-1 og foa kapittel 26. Dette er begrunnet i hensynet til det grunnleggende prinsipp om konkurranse, slik at markedet ikke blir forhindret fra å få offentlige kontrakter i for lang tid. 

For andre kontrakter er det ikke regulert hvor lang kontraktsperioden kan være. Det er en konkret vurderinger basert på det innkjøpsfaglige skjønnet, herunder objektive og forretningsmessige vurderinger. Det grunnleggende prisipp om konkurranse setter imidlertid begrensninger for hvor lang kontraktsperioden kan være. Lange kontraktsperioder vil kunne avskjære muligheten for andre leverandører til å oppnå leveranser i lengre tid og vil være uheldig for konkurransesituasjonen på sikt. 4 år er derfor en slags "tommelfingerregel" om at da bør anskaffelsen ut i konkurranse igjen, om det ikke er særskilte forhold som tilsier at kontrakten bør være lenger. Markedet kan ha endret seg betydelig på 4 år.

  • Det er mulig å ha lengre kontraktsperiode enn 4 år, både for rammeavtaler og andre typer avtaler, men da må det begrunnes ut fra særlige forhold. Dersom anskaffelsen krever at leverandøren må forta investeringer, for eksempel anskaffe utstyr som har lengre nedskrivningstid enn 4 år, kan det være nødvendig å ha en lenger kontraktsperiode for å få en effektiv konkurranse. I tillegg vil det kunne være begrunnet i at prosjektet varer lenger enn 4 år. 
  • En kortere kontraktsperiode er hensiktsmessig der det skjer en rask utvikling i markedet med flere leverandører, nye løsninger og/eller priser. I en sliks konkurransesituasjon vil det være ønskelig å ikke være bundet til samme leverandør for lenge.

 

Opsjoner

Bør dere ha med opsjoner? Opsjoner gir dere som oppdragsgivere en rett, men ikke en plikt til å forlenge avtalen. Det kan være hensiktsmessig å ha med opsjoner, der dere ser at avtalen fungerer utmerket og det ikke har skjedd vesentlige endringer i markedet. Eventuelle opsjoner skal fremkomme av anskaffelsesdokumentene. Husk at opsjonsperioden regnes inn i den totalt lengden på kontraktsperioden. En kontrakt på 2 år med 2 års opsjon, er en kontrakt på 4 år.

For leverandørene er en opsjon en mulighet for å få en lenger avtaleperiode, som er gunstig for leverandøren dersom han er fornøyd. Men husk at for leverandøren er han aldri sikker på å få lenger avtale enn det som er regulert uten nå ta med opsjonene. I eksempelet over, vil leverandøren kun ha visshet om at avtalen er 2 år og han må ta høyde for at kontrakten ikke varer lenger. Det vil kunne gjenspeile seg i de betingelser leverandøren tilbyr. Så vær bevvist de vurderinger velger du foretar før du beslutter kontraktsperioden og regulerer opsjoner.

​​​​​​

Spesielt om tidsubegrensede kontrakter

Regelverket setter ikke forubud mot tidsubegrensede kontrakter og § 5-4(10) forutsetter at det er anledning til det. Kontraktens verdi skal beregnes ut fra en tidsperiode på 4 år og dette gir en veiledning mht hvilken kontraktsperiode som normalt vil bli akteptert.

Tidsubegrensede kontrakter skal ikke inngås med mindre det er særlig grunn til det ifølge flere rettsavgjørelser. Særlig gjelder dette når kontrakten ikke knytter seg til et konkret prosjekt. Selvom tidsubegrensede kontrakter er aktepstert, må kontrakten uansett kunne sies opp.

En tidsubegrenset kontrakt som ikke sies opp kan i realiteten innebære en ulovlig direkte anskaffelse. Endringer i markedssituasjonen kan medføre plikt til å si opp kontrakten. Sak i KOFA 2009/144  gjaldt en kontrakt om transporttjenester som opprinnelig ble inngått da det ikke var konkurranse i markedet. Etterhvert ble det flere aktører på markedet og KOFA uttalte at det innebar en ulovlig direkte anskaffelse å ikke si opp kontrakten for så å legge den ut i konkurranse. 

 

Hjelp oss å lage bedre nettsider

Fant du det du lette etter?

Hjelp oss å lage bedre nettsider
*