Risikokartlegging

Risikokartlegging er en forutsetning for å velge de riktige tiltakene for å minimere risiko slik at resultatet blir best mulig. Kartleggingen er en del av beslutningsgrunnlaget for anskaffelsen.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 13. des 2018

Kartleggingen skal gi en sammenstilling av hva som kan gå galt i anskaffelsen, samt sannsynlighet for at risikoen inntreffer og hva konsekvensene blir dersom den inntreffer.

Risikokartleggingen gjøres så tidlig som mulig i anskaffelsesprosessen, men risikobildet endrer seg underveis i anskaffelsen og bør derfor oppdateres ved behov.

Når du identifiserer risikoer kartlegger du hvilke hendelser (ikke konsekvenser) som kan true oppnåelse av anskaffelsens formål og ønskede resultater. Vær mest mulig spesifikk i formuleringen, formuler risikoene slik at de blir mest mulig gjensidig utelukkende. Vurder sammenslåing dersom flere risikoer helt klart omhandler samme forhold.

Det er også viktig å tenke på hele bruksperioden og få med drifts- og vedlikeholdsperspektivet for det som skal anskaffes.  

Tips for risikokartlegging

Lag en liste over risikoene som er kartlagt.  Det er lurt at listen inneholder en utdypende beskrivelse på hver risiko og hvorfor det er en risiko. Begrens deretter antall risikoer til de viktigste - antall risikoer må være håndterbart.

Eksempler på type risikoer

Eksempler på type risikoer knyttet til de ulike stegene i en anskaffelsesprosess. Å vurdere sannsynligheten for om de inntreffer, og dersom de inntreffer, å vurdere konsekvensen, er en del av risikostyringen i den enkelte anskaffelse. Det samme med hvilke tiltak som kan etableres for å møte enten sannsynligheten eller konsekvensen.

  • Risiko knyttet til planlegging av anskaffelsen
    • Beregner for lite tid til gjennomføring
    • God nok bestillerkompetanse for å vurdere ekstern bistand? Er innleid bistand motivert av å legge til grunn egen «klipp-og-lim» - gjenbruke mest mulig gammelt kjent? Eller har innleid bistand forstått relevans og behovet for å åpne opp? 
  • Risiko knyttet til behovsvurdering
    • Ikke definert målsetting og ønsket resultat for anskaffelsen slik at det er uklart både for dere selv og potensielle leverandører
    • Har tatt tak i et symptom, men ikke det bakenforliggende behovet
    • Ikke innhentet tilgjengelig info/data for behovet fra leverandørreskontro, bestillingsløsning eller lignende for å få et bilde av antall leverandører dere handler fra, hva dere kjøper, hvem som kjøper – dårlig kunnskapsgrunnlag
    • Ikke involvert interessenter i tilstrekkelig grad, for eksempel driftsavdelingen som skal drifte utstyret eller brukere som skal håndtere løsningen
    • Ikke vurdert avhengigheten til andre interne/eksterne prosjekter dere er avhengig av
    • Ikke vurdert behovet tilstrekkelig opp mot et livssyklusperspektiv for løsningen
  • Risiko knyttet til markedsdialog
    • Ikke markedsført nok og bredt
    • Presentasjon av behov og utfordringer, muligheter og begrensninger – brukes stammespråk og har markedet forstått behovet og hva vi vil oppnå?
    • Hva vil dere ha innspill på?
    • Ikke lagt opp til muligheter for at leverandørene kan snakke med hverandre
    • Ikke gode nok til å fange opp innspill fra leverandørene – dokumentasjon av innspill for videre bearbeiding og bruk ivaretatt?
  • Risiko knyttet til kontraktstrategi
    • Ikke vurdert konkurransesituasjonen
    • Ikke innhentet info fra leverandørmarkedet
  • Risiko knyttet til å utarbeide spesifikasjonen
    • For mange skal-krav
    • Ikke formulert åpent, dvs. i form av ytelse og funksjon der det er mulig
    • Knytter krav ubevisst til bestemte løsninger der kjenner fra før
  • Risiko knyttet til konkurransegjennomføringsfasen
    • Tilgjengelighet for leverandørers spørsmål - Leverandører med spørsmål til konkurransen får ikke tak i oppdragsgiver og svar på spørsmål/oppklaring av uklarheter
  • Risiko knyttet til evaluering og tildeling
    • Ikke satt av nok tid til å gjøre en grundig jobb
    • Ikke omforent forståelse i prosjektgruppen for hvordan tildelingskriteriene skal vurderes og scores
  • Risiko knyttet til kontraktsoppfølging
    • Ikke satt av tilstrekkelige ressurser til å følge opp/drifte kontrakten – tildele ansvar for og roller for å hente ut gevinster
    • De som skal bruke kontrakten har ikke vært involvert i å planlegge kontrakten
    • Avtalelojalitet – risiko for at lojaliteten til avtalen ikke er god i virksomheten
    • Etiske kontraktsvilkår – risiko for brudd på «etiske kontraktbestemmelser» i leverandørkjeden
    • Korrekte priser – risiko for at det er uregelmessigheter i prisfiler i ehandelsløsning/nettbutikk
  • Organisatorisk risiko – endring i politiske prioriteringer, omorganisering, intern kompetanse, budsjettendringer, forsinkelser, forankring hos og støtte fra ledelse og medarbeidere.
  • Teknologisk risiko – ny teknologi eller veldig gammel teknologi, avhengighet til andre løsninger i virksomheten. For eksempel miljøteknologi og innovasjon.
  • Markedsmessig risiko – strategisk prising, manglende konkurranse, konkurransesamarbeid.
  • Omdømmerisiko – samfunnsmessige – brudd på lønns- og arbeidsvilkår ved anskaffelse av bygg-, anlegg og tjenesteanskaffelser i Norge. Risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter under produksjon.

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*